Moderne CLM-Lösungen steigern Produktivität der Unternehmensanwendungen
Dabei kann man jedoch ganz klar feststellen, dass all diese Lösungen eine gemeinsame Basis verbindet: die Verträge – mit Lieferanten, mit Kunden, mit Partnerunternehmen, mit Mitarbeitenden und natürlich auch mit den Eigentümern des Unternehmens. Letztendlich ist das gesamte Unternehmen über Verträge definiert. Doch sind noch längst nicht alle Organisationen so weit, den vollen Wert ihrer juristischen Existenzgrund-lage auch auszuschöpfen. Modernes Con-tract Lifecycle Management (CLM) liefert hier wertvolle Unterstützung, insbesondere durch Integration in das ERP und CRM.
Dabei muss man sich zunächst verdeutlichen, dass das elektronische Bearbeiten, Ablegen und Archivieren von Verträgen nichts anderes ist, als einen bisher nicht integrierten Geschäftsprozess mehr oder weniger unverändert unproduktiv digital abzubilden. Wurde früher der dicke Aktenordner auf der Suche nach einem bestimmten Vertrag durchforstet, erfolgt genau das Gleiche heute im elektronischen Verzeichnis. Für die Vielzahl der Dokumente haben Unternehmen in entsprechende DMS–Lösungen investiert. Doch eine inhaltliche, integrierte Nutzung des Dokuments im Rahmen eines Geschäftsprozesses ist hier nicht gegeben.
CLM ist deutlich leistungsfähiger im Bereich Verträge als ein DMS. Moderne Lösungen wie Icertis Contract Intelligence (ICI) betrachten den Vertrag, genauer gesagt die Vertragsinhalte, als elementaren Teil der Geschäftsprozesse. Die Inhalte des Vertrags – Preise, Qualitätsvereinbarungen, Rabatte, Liefermengen und -fristen – fließen dabei direkt in die Geschäftsprozesse ein. Ein händisches Übertragen der vertraglichen Vereinbarungen entfällt somit.
Darüber hinaus dienen leistungsfähige CLM-Lösungen als zentrale Quelle sämtlicher Verträge im Unternehmen. Das umfasst dabei keineswegs nur vollständig ausformulierte Vertragsdokumente, sondern wird auf Klauselebene umgesetzt. Neue Verträge lassen sich so stets auf Basis einzelner aktueller, gültiger Klauseln aufsetzen. Das bedeutet aber auch umgekehrt, dass bei einer notwendigen Änderung oder Streichung einer (oder mehrerer) Klausel(n) unmittelbar nachvollzogen werden kann, welche Verträge mit welchem Partner, Kunden und/oder Lieferanten betroffen sind. Dies kann beispielsweise aufgrund einer neuen Gesetzeslage notwendig sein, wie in diesem Jahr durch das Lieferkettengesetz. Das heißt wiederum, dass schon allein an dieser Stelle ein modernes CLM-System einen wichtigen Beitrag zur Risikominimierung leistet.
Jedoch ist der Beitrag des Vertragsmanagements nicht nur reaktiv. Die bereits erwähnte automatisierte Integration in die Geschäftsprozesse erleichtert auch das Nachverfolgen der Verpflichtungen und Rechte, die sich aus den Verträgen ergeben. Im Falle eines Lieferanten lässt sich so über die Line-of-Business-Anwendungen – beispielsweise SAP – ganz einfach die Berücksichtigung von Rabatten und Sonderaktionen im System abbilden und kontrollieren, ohne großen Aufwand.
Eine solche Integration zwischen CLM und SAP Ariba bietet die zuvor erwähnte ICI. Diese Lösung des US-Herstellers Icertis ist bereits bei einigen Unternehmen in Deutschland im breiten Einsatz, darunter bei Daimler, Datev, Porsche oder auch Rentschler. Ein großer Vorteil ist hier, dass sich auch bereits existierende Verträge in Papierform in die Systeme integrieren lassen. Die CLM-Lösung kann dabei eingescannte Verträge automatisch über OCR lesen. Durch den Einsatz maschinellen Lernens kann das System sodann Attribute identifizieren sowie Klauseln analysieren und zuordnen. Anschließend lassen sich diese auch durchsuchen.
Die auf diese Weise digitalisierten Inhalte werden in der Folge mit den Daten verglichen, die in SAP Ariba für den Einkauf hinterlegt sind. So werden binnen kürzester Zeit auch alte Verträge integrativer Teil der Geschäftsprozesse. Dabei erfolgt diese Integration unter der Berücksichtigung einer Prüfung der Klauseln, um sicherzustellen, dass diese nach wie vor valide sind. Sollten die Klauseln jedoch veraltet oder überholt sein, kann das CLM direkt darauf hinweisen.
Das gilt im Übrigen auch für die Verkaufsseite. Auch hier ist es wichtig aktuell, akkurat und einheitlich den Kunden die Verträge zu präsentieren – kein Kunde will Verträge nachverhandeln, weil der Verkäufer auf alte, ungültige Klauseln zurückgegriffen hat. Zudem erzeugt das nicht unbedingt Vertrauen auf Seite des Kunden. Und jeder Verkäufer hat großes Interesse daran, dass wenig Zeit in den Prozess der Erstellung eines Vertrags fließen muss. Denn die eingesparte Zeit kann er für bessere Beratung der Kunden oder eine größere Zahl von Beratungsgesprächen effizienter nutzen.
Zudem bedeutet die Integration der Verträge und damit das schnellere Erstellen auch, dass die Formalitäten des Verkaufs schneller abgewickelt werden und damit auch der Umsatz mit diesem Kunden schneller realisiert werden kann.
Sinnvoll erscheint daher, wenn eine CLM-Lösung nicht nur die Integration in SAP Ariba unterstützt, sondern ebenso in Lösungen für den Vertrieb wie SAP CX, damit sich die Mitarbeitenden im Vertrieb weniger um Verträge kümmern müssen und mehr Zeit für die Kunden haben.
