KI bietet Orientierung

Ob Automatisierung von Routineaufgaben, Echtzeitanalysen oder präzise Bedarfs- und Preisentwicklungsprognosen: Durch die KI-Nutzung können die Einkäufer jede Menge Zeit und Geld sparen, Fehler und Risiken verringern, die Entscheidungsfindung verbessern und ihre Produktivität steigern. Trotzdem scheuen viele Unternehmen vor einer KI-Einführung noch zurück und geben laut Statistischem Bundesamt als Hauptgrund fehlendes Wissen (72 Prozent) an, gefolgt von der Inkompatibilität mit vorhandenen Systemen (54 Prozent) und der Verfügbarkeit oder Qualität von Daten (53 Prozent). Was den Mangel an Inhouse-Expertise anbelangt, lassen sich die Bedenken mithilfe einer KI-Roadmap überwinden, die auf die speziellen Aufgaben der einzelnen Beschaffungsorganisa­tionen zugeschnitten ist und verschiedene Meilensteine umfasst.

Auftakt mit Ist-Analyse

Dies beginnt bei der Analyse der bestehenden operativen (Request-to-Order) und strategischen (Source-to-Contract) Einkaufsprozesse auf die Möglichkeit hin, diese durch den Einsatz intelligenter Werkzeuge zu optimieren. apsolut betreibt dazu eine ständig wachsende Bibliothek mit derzeit rund 80 KI-Anwendungsfällen: von der Automatisierung wiederkehrender manueller Aufgaben wie Bestellabwicklung, Lieferantenqualifizierung und einfacher Verhandlungen bis hin zu KI-gestützten Datenanalysen für Risikomanagement, Vertragsmanagement und Lieferantenbewertungen. Hinzu kommen Use Cases für die Lieferantenentwicklung und komplexe Verhandlungsstrategien. Je nach Anwendungsfall bieten sich verschiedene KI-Typen an, darunter Ma­chine Learning (ML), Deep Learning (DL) oder Large Language Models (LLMs) wie GPT-4.

Kosten und Nutzen abwägen

Ob sich eine KI-Implementierung für bestimmte Prozessschritte tatsächlich amortisiert, wird durch eine Kosten-Nutzen-Analyse anhand vordefinierter Ziele und KPIs deutlich. Ein Beispiel bietet die Einführung von LLM-Verhandlungsbots für Tail-Spend-Bestellungen, also für nicht strategische Transaktionen mit geringem Wert oder für seltene Einkäufe eines Unternehmens, deren Gesamtvolumen beträchtlich kumulieren kann.

Um den Return on Invest (ROI) zu erreichen, sollten die LLM-Verhandlungsbots beim Tail Spend mindestens drei Prozent Kosteneinsparungen erlauben. Damit der Aufwand möglichst gering bleibt, werden die Kosten-Nutzen-Analysen im Rahmen eines Proof of Concept (POC) durchgeführt. Im Fall eines Negotiation Bot bekommt die Einkaufsorganisation dafür vom Anbieter die entsprechende App zur Verfügung gestellt, die – ohne in vorhandene Systeme integriert werden zu müssen – in kurzer Zeit für ausgewählte Beispielbedarfe einsetzbar ist. Verläuft der POC erfolgreich und belegt die erwarteten Kosteneinsparungen, bietet sich die einkaufsweite Implementierung des LLM-Verhandlungsbots an.

KI-Tools mit SAP-Integration

Dabei gilt es, die von den Unternehmen genannten technischen Hürden – die Unvereinbarkeit der Systeme und Probleme mit der Datenverfügbarkeit – zu überwinden. SAP-basierte Einkaufsorganisationen sind daher gut beraten, intelligente Lösungen zu wählen, die auf der Business Technology Platform (SAP BTP) aufbauen. Denn dadurch können die KI-Tools nahtlos mit den vorhandenen SAP-Einkaufslösungen kommunizieren und in Echtzeit auf alle benötigten Daten zugreifen. Beispiele für solche einfach in SAP integrierbare Tools sind der apsolut Negotiation Bot für automatisierte Lieferantenverhandlungen und der apsolut Procurement Bot, der bei der Bestellung indirekter Materialien unterstützt. Gemeinsam mit Lhotse, einem Experten für die KI-basierte Nutzerführung im Einkauf, hat apsolut zudem den „Copilot für SAP Ariba“ entwickelt, der die Durchlaufzeiten von Freitext-Bestellanforderungen im Durchschnitt von zwölf auf fünf Tage reduziert.

Auch wenn das Thema KI im Einkauf vielerorts noch in den Kinderschuhen steckt: Durch den kontinuierlichen technologischen Fortschritt gewinnen die intelligenten Lösungen auch in diesem Geschäftsbereich an Bedeutung. Neue KI-Anwendungsfelder entstehen und bringen immer ausgereiftere KI-Tools hervor, die steigende Vorteile bieten und die Einkäufer von ermüdenden Routineaufgaben entlasten. Sie können sich verstärkt auf strategische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

SAP-basierte Einkaufsorganisationen sollten ihre möglichen Vorbehalte gegenüber KI daher schleunigst ablegen – und mit einer klaren KI-Roadmap und den richtigen KI-Tools die wichtigsten Weichen für die Zukunft stellen.

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