Ja, mach nur einen Plan …

In der SAP–Community und speziell bei den ERP-Veteranen aus der R/3-Zeit ist die legendäre Abkürzung APO bestens bekannt.

Mehrere Ursachen

Das SAP-Modul APO war von Beginn an eine große Herausforderung für die Hardware und das Customizing; und das Thema Produktionsplanung ist mit und ohne IT ohnehin nicht trivial – aber erfolgsentscheidend!

Mit viel Aufwand läuft Advanced Planning & Optimization (APO) mittlerweile erfolgreich bei den großen SAP-Bestandskunden. Die Mehrzahl der SAP-Anwender kommt jedoch aus dem Mittelstand und gehobenen Mittelstand.

Hier sind auf Basis von SAP ERP die Produkte, Lösungen und das Wissen der SAP-Partner gefragt.

Über die Themen Disposition, Planung und Excel geben Björn Dunkel, Leiter Sales & Marketing, Gunar Kunze, Leiter Entwicklung, Anke Baier und Ulf Bauer, Entwicklung, und Oliver Schmelzer, Consulting (alle vom SAP-Partner G.I.B Gesellschaft für Information und Bildung mbH), im Gespräch mit E-3 Chefredakteur Peter M. Färbinger Auskunft.

Schon Bertolt Brecht schrieb in der Dreigroschenoper:

„Ja, mach nur einen Plan, sei nur ein großes Licht, und mach dann noch einen zweiten Plan, gehn tun sie beide nicht.“

Der E-3 Chefredakteur fragte Gunar Kunze, Leiter der Produktentwicklung bei G.I.B in Siegen: Wie ist die Reaktion beim SAP-Bestandskunden, wenn Sie das Thema Planung ansprechen?

„Das Interesse am Thema Planung ist in der Regel vorhanden und auch groß. Natürlich suchen die SAP-Bestandskunden ständig nach Lösungsansätzen, ihre lange bekannten und oft diskutierten funktionalen Anforderungen abdecken zu können.

Das gilt im Übrigen nicht nur für den Bereich Planung, sondern für viele weitere Segmente, in denen sich Add-on-Anbieter tummeln.“

Und aus der Praxis ist bekannt, dass in vielen Unternehmen eine standardisierte Funktionalität im Bereich der Produktionsplanung auch absolut im Interesse der IT ist.

„Weil lokale Lösungen beziehungsweise MS-Excel-Workarounds kaum noch zu administrieren sind“

ergänzt Kunze.

„Und oftmals auch Herrschaftswissen einzelner Mitarbeiter darstellen.“

Aber Planung ist für viele IT-Anwender am PC gleichbedeutend mit Excel. Darf das so sein? Was sind die Gefahren?

„Nun, Excel ist zunächst einmal ein sehr verbreitetes Softwarewerkzeug mit hoher Anwenderakzeptanz“

meint Gunar Kunze im Gespräch.

„Die SAP selbst setzt bei einigen aktuellen Entwicklungen auf Excel als Darstellungs- und Bearbeitungsoberfläche. Auch die Funktion des Excel-Exports liegt in den SAP-Anwendungen als Standardfunktion vor.

Für viele Einsatzfälle ist Excel also absolut das richtige Werkzeug. Im Falle der Produktionsplanung, in die ständig aktuelle Daten einfließen müssen und die Ergebnisse auch im SAP-System aktuell gehalten werden müssen, ist eine lokale Excel-Lösung aus unserer Sicht der falsche Weg.“

Mag es auch vereinzelt gute Gründe für die Verwendung von Excel im lokalen Bereich geben, so erscheint in der Produktionsplanung SAPs Advanced Planning & Optimization vielfach als Lösung

„mit Kanonen auf Spatzen schießen“.

Gibt es einen goldenen Mittelweg zwischen Excel und APO? Oder ist das SAP-Modul der einzige Ausweg?

„Nein, den APO als einzigen Ausweg sehen wir absolut nicht“

widerspricht Entwicklungsleiter Kunze. Es gibt durchaus Unternehmen, die sich mit den Planungswerkzeugen im SAP, meistens in Form der grafischen Plantafel, arrangiert haben und diese in der Fertigungsplanung auch einsetzen.

Andere Unternehmen wiederum haben vor Jahren auf die Einführung einer Non-SAP-Planungssoftware gesetzt. Mit massivem Schnittstellenaufwand für Download und Upload.

Auch solche Systeme können durchaus gute Dienste leisten.

„Unser Dispo-Cockpit Planning, DCP, ist an dieser Stelle natürlich eine echte Alternative“

weiß Kunze aus seiner beruflichen Praxis.

„Weil die Anwendung einen erheblich höheren Leistungsumfang im Vergleich zum SAP-Standard ohne APO bei voller Integration ins SAP-System, also ohne Schnittstellen-, Hardware- und Administrationsaufwand, bietet.“

Trotz integrierter SAP-Standardsoftware ist die Realität heterogen. Das muss nicht negativ sein: Ein Best-of-Breed-Ansatz ist mitunter erfolgsversprechend.

Björn Dunkel, Leiter Sales und Marketing bei G.I.B, ergänzt demnach im Gespräch mit dem E-3 Magazin:

„Dabei kann auch eine Kombination aus APO und DCP ein Erfolgsmodell sein. Größere Unternehmen setzten den APO beispielsweise im Hauptwerk und nutzen gleichzeitig in allen anderen Niederlassungen das DCP.“

Tatsache ist, dass G.I.B Dispo-Cockpit Planning und der APO mit den SAP–ERP-System interagieren. Beide Systeme – APO und DCP – greifen somit immer auf dieselbe Datenbasis zu und die Ergebnisse der Planung aus dem einen System fließen über diesen Kreislauf in das andere System ein, ohne dass APO und DCP direkt miteinander kommunizieren.

Bei aller Notwendigkeit für ein leistungsfähiges System wie APO sind naturgemäß die Komplexität und der hohe Verwaltungsaufwand auch die Schattenseite eines Systems, das versucht, fast alle Planungsprobleme zu 100 Prozent zu lösen.

Aus der Praxis weiß fast jeder SAP-Bestandskunde, dass die 80-20-Regel für den operativen Tagesablauf mitunter die bessere Lösung ist. Worin sieht man nun bei G.I.B die möglichen Hauptdefizite bei SAP APO?

„Zunächst mal können wir immer wieder feststellen, dass der APO in vielen Unternehmen nicht oder zumindest nicht für die Produktionsplanung und Produktionssteuerung im Einsatz ist“

erklärt Gunar Kunze das oft überraschende Fehlen eines wichtigen Planungswerkzeugs. Und dort, wo der APO im Zentralwerk im Einsatz ist, sollen die Funktionen oftmals nicht in kleinere Werke des Unternehmens ausgerollt werden.

Hier entsteht dann mitunter ein Defizit oder Disharmonie in der Planung.

„Die Defizite des APO sehen wir ganz klar nicht in seiner funktionalen Leistungsfähigkeit, aber in den daraus resultierenden Konsequenzen für die Einführung und den Betrieb des APO in den produzierenden Unternehmen“

betont Kunze, denn oftmals ist der APO-Funktionsumfang für das einzelne Unternehmen überdimensioniert. Daraus resultiert ein zu hoher Preis für den Betrieb des APO im Bereich Projektlaufzeiten, Projektkosten, Stammdaten, Schnittstellen, Administration, Key-User.

Infolge sinkt die Akzeltanz im Unternehmen. Gunar Kunze weiß aus der Erfahrung, dass in dieser Konstellation Einführungsprojekte oftmals bereits in der Entscheidungsphase scheitern, manchmal aber auch erst mitten im Einführungsprojekt.

Sein Kollege Björn Dunkel ergänzt:

„Der enorme Leistungsumfang des APO macht die Anwendung sehr komplex. Vielen Usern fehlt der Überblick und die Transparenz. Insbesondere, wenn nur einzelne Teilbereiche des APO genutzt werden.

Diese Komplexität ist sicher auch ein Grund dafür, dass einige Unternehmen das DCP zusätzlich zum APO nutzen und sich so mehr Transparenz und Benutzerfreundlichkeit sichern.“

Oft sind mehrere, auch parallele Lösungen denkbar: Aber wann kommt der SAP-Bestandskunde am APO nicht vorbei?

„Aktuell stehen im APO – und nur im APO – Funktionen zur Verfügung, an denen Unternehmen mit komplexen Vernetzungen innerhalb der Supply Chain nicht vorbeikommen“

definiert Gunar Kunze. Als Beispiele kann man hier die Funktionen der Global ATP (Available-to-Promise) oder auch der finiten Planung innerhalb eines leistungsstarken MRP (Materials Requirements Planning) nennen.

Unternehmen mit derart komplexen Anforderungen haben in der Regel auch eine entsprechende Größe und können somit noch am ehesten die Voraussetzungen für den Betrieb eines APO-Systems gewährleisten.

„Die kleineren Einheiten solcher Unternehmen müssen aber nicht zwingend von den APO-Funktionalitäten profitieren“

ergänzt Kunze.

Am anderen Ende steht Microsoft Excel: Viele Unternehmen sind es gewohnt, Excel-Listen für die weitere Verarbeitung aus APO zu exportieren. Welche Alternativen gibt es dazu? G.I.B-Entwicklungsleiter Kunze:

„Wenn wir hier über das Ergebnis der Produktionsplanung im APO reden, dann handelt es sich meistens um Informationen zur Fertigungsdurchführung in Form von Auftragslisten, Maschinenbelegungsplänen etc. Alternativ kann man sicherlich Funktionen des SAP-Standard nutzen, nachdem die Auftragsdaten vom APO ans R/3 übergeben wurden.

Unter dieser Voraussetzung ist aber auch unser Dispo-Cockpit Planning eine echte Alternative, um die Auftragsdaten aufzubereiten und für die Fertigungsbereiche mundgerecht darzustellen.

Unser DCP kann also nicht nur die Planung, sondern auch die Durchführung des Fertigungsprozesses mit Informationen und Funktionen unterstützen. Ein solches Szenario ist übrigens bei einem unserer Bestandskunden erfolgreich im Einsatz.“

Planung war immer schon ein Teil des G.I.B-Dispo-Cockpits. Nun hat G.I.B den Planungsteil unter Verwendung von objektorientierter Programmierung mit ABAP Objects neu geschrieben (siehe auch Kasten). Was hat bisher funktional gefehlt, was ist jetzt neu?

„Das DCP verfolgte zunächst einen vereinfachten Planungsansatz nach dem Motto: „Das Nötige wie vorher im Excel einfach, schnell, aber eben integriert im SAP-System bearbeiten.“ Diese Vorteile möchten sich viele Unternehmen sichern“

weiß Anke Baier, die das Planning Modul bei G.I.B seit dessen Anfängen begleitet, und erklärt:

„Gleichzeitig besteht der Wunsch, auch die komplexeren Planungsanforderungen mit dem DCP umzusetzen.

Darauf haben wir mit dem ,neuen‘ Planning nun reagiert. Wir folgen somit den Bedürfnissen unserer Kunden.“

Die wesentlichen Neuerungen und Erweiterungen sind dabei die gleichzeitige Planung mehrerer Arbeitsplätze und die Möglichkeit, verschiedene Planungsversionen darzustellen.

Hervorzuheben ist zudem die neu geschaffene Möglichkeit spezielle Planungsszenarien anzulegen, wie beispielsweise die Slot- oder Intervallplanung. Ergänzend dazu bietet das DCP automatisierte Einplanungsvorschläge.

Besonders wichtig und komfortabel für den Planer sind die Simulationsmöglichkeiten mithilfe von Planungsszenarien. Selbstverständlich bietet auch das „neue“ Planning eine userfreundliche und übersichtliche Auskunft mithilfe des Dashboards, trotz des enorm erweiterten Leistungsumfangs.

Bei G.I.B heißt es, dass Planung auch einfach und anwenderfreundlich sein kann. Ist die traditionelle Planungstafel eine Sackgasse?

„Wir sagen, dass der Anwender die Chance behalten muss, das Verhalten seines Planungswerkzeugs zu verstehen“

betont Baier.

„Wir wollen unseren Anwendern neben verständlichen Funktionen auch ein hohes Maß an Usability zur Bewältigung der täglichen Arbeiten an die Hand geben. Beide Ziele lassen sich nur erreichen, wenn Funktionsumfang und Informationsgehalt den individuellen Anforderungen des Planungsarbeitsplatzes gerecht werden. Traditionelle Plantafeln kranken in der Regel am Informationsgehalt.

Auf z. B. einem Zentimeter darstellbarer Grafikfläche für einen Fertigungsauftrag lassen sich nun mal keine detaillierten Informationen unterbringen. Mit anderen Worten: Traditionelle Plantafeln decken genau ein funktionales Ziel ab, nämlich die mehr oder weniger manuelle Reihenfolgeplanung von Aufträgen unter Beachtung verfügbarer Ressourcen.

Unser DCP mit seinem Cockpit-Gedanken dagegen deckt auch alle angrenzenden Aufgabengebiete eines Arbeitsvorbereiters ab.“

Bei der Diskussion über traditionelle Planungstafeln ist es nicht mehr weit zu der Frage: Wie gelingt es, Anwenderfreundlichkeit und gewohnte SAP-Oberflächengestaltung in ein Konzept zu bringen? Nach der Funktionalität kommt die Frage über das GUI:

„Wir haben schon vor Jahren unseren eigenen Standard zur Oberflächengestaltung unserer Produkte festgelegt, lehnen uns dabei aber durchaus stark an SAP an, damit sich der SAP-Anwender gleich heimisch in unserem Cockpit fühlt“

erklärt Kunze seine Entwicklungsarbeit.

„Die Anwenderfreundlichkeit erreichen wir mit verschiedenen Hilfsmitteln. Unser G.I.B RAC, Role Administration Cockpit, ermöglicht ein rollenbasiertes bzw. tätigkeitsorientiertes Arbeiten mit dem Dispo-Cockpit.

Dem einzelnen Anwender werden so nur Informationen und Funktionen angeboten, die er zur Ausübung seiner Tätigkeiten benötigt.“

Dieser Ansatz entschärft die Gesamtkomplexität der Anwendung für den einzelnen Anwender.

Flexibilität und Individualismus erreicht die G.I.B-Software mit umfangreichen Benutzereinstellungen in Kombination mit einem Function-Manager.

Aus der Praxis gefragt: Wie detailliert sollte eine Planung sein? Mit APO kann man ja fast in beliebiger Tiefe planen. Wie arbeiten die G.I.B-Bestandskunden?

„Zunächst einmal muss man sich vor Augen halten, dass eine Planung in der Regel die wünschenswerte Theorie darstellt, oftmals aber von ungeplanten Ereignissen der Praxis torpediert wird.

Eine Planung muss also auch Aspekte der Praxis wie z. B. durchschnittliche Ausfallzeiten einer Maschine hinreichend berücksichtigen“

weiß Gunar Kunze aus seiner beruflichen Praxis.

Der Detaillierungsgrad der Planung darf nur so hoch sein, als dass die Fertigung der Planung exakt folgen kann. So wird etwa bei einem G.I.B-Automotive-Kunden jede Montagelinie schichtgenau mit Aufträgen exakt in Schichtmenge beplant.

Das DCP läuft an der Linie im Anzeigemodus und wird unter anderem zu zeitnahen Rückmeldungen und Materialversorgungsfunktionen der Montagelinie verwendet.

Bei einem anderen Kunden wiederum legt die Arbeitsvorbereitung ein Wochenprogramm für die Fertigung fest und übergibt dieses an die Meisterbereiche. Diese Vorgehensweise könnte man Grobplanung nennen.

Im Fertigungsbereich wird die Reihenfolge der Abarbeitung geplant. Für beide Schritte ist das DCP im Einsatz. Der intuitive Umgang mit der Planung im G.I.B Dispo-Cockpit ist ein wesentlicher Erfolgsmoment für den Anwender.

Inwieweit führen demnach eine komplizierte Handhabung und unflexible Konfigurationsfestlegungen zu schlechten Planungsresultaten? Hierzu kann Oliver Schmelzer vom G.I.B Consulting aus der Praxis berichten:

„Bei vielen Lösungen gibt es vordefinierte Anzeigen und Einstellungsmöglichkeiten. Zusätzlich sind wichtige Informationen nicht direkt im Zugriff und erschweren die Planung. Auch standardisierte Branchenlösungen sind weitverbreitet.

Hier besteht jedoch die Problematik, dass die dargestellten Prozesse nicht in jedem Unternehmen gleich sind. Das Dispo-Cockpit Planning hingegen ist wie ein Baukasten aufgebaut.

Gemeinsam mit unseren Kunden identifizieren wir die optimalen Kennzahlen und Parameter und justieren das Modul so, dass alle relevanten Prozesse optimal und unternehmensspezifisch abgebildet werden“

erklärt Schmelzer seine Arbeit.

„So erhält der Kunde eine maßgeschneiderte Plantafel und in der Regel sind keine zusätzlichen Anpassungsentwicklungen nötig, was überraschend kurze Einführungszeiten erbringt.“

Für welche Branchen und Unternehmensgrößen ist das Lösungsangebot von G.I.B geeignet?

„Ursprünglich wurde die Entwicklung des G.I.B Dispo-Cockpits direkt an den Anforderungen und Prozessen der Fertigungsindustrie ausgerichtet“

erklärt Björn Dunkel.

„Insbesondere die Bereiche Automotive und Stahlverarbeitung stellen bis heute ein wesentliches Standbein des Erfolgs dar.“

Und der Marketingleiter ergänzt im E-3 Gespräch:

„Allerdings ist unser Dispo Cockpit im Laufe der Jahre enorm gewachsen und unser Know-how selbstverständlich auch.

Heute decken wir mit den fünf Modulen des G.I.B Dispo-Cockpits weite Teile der Wertschöpfungskette ab und öffnen uns immer wieder neuen Themen wie z. B. In-memory Data Management und Vendor Managed Inventory.

Auch unser Branchenspektrum hat sich erweitert, neben der Pharma- und Getränkeindustrie zählen zunehmend auch Kunden aus dem Handel zu unserem Kundenportfolio. Wir öffnen uns den neuen spannenden Herausforderungen, allerdings immer unter dem Aspekt der Qualitätssicherung.“

Wer ist im Regelfall bei einem SAP–ERP– und Business-Suite-Kunden für das Thema Planung im Produktions- und Fertigungsumfeld verantwortlich? Wen spricht G.I.B mit der neuen Planungslösung an?

„In unseren Vertriebs- und Kundensituationen treffen wir zum einen Disponenten an, die ihr Sortiment auch im Fertigungsumfeld verantworten.

Eine zweite Gruppe sind die klassischen Arbeitsvorbereiter und Fertigungssteuerer, die im Anschluss an die Disposition agieren, die Fertigungsabläufe planen und gemeinsam mit den verantwortlichen Kräften in den Fertigungsbereichen für die Durchführung sorgen“

definiert Kunze abschließend die potenziellen Anwender des Dispo Cockpit Planning.