Integrationsaufgaben
Seit Ende 2014 hat SAP viel investiert, um die Anbindung an die hauseigenen Lösungen zu standardisieren. In Zukunft soll schließlich auch die Anbindung von Nicht-SAP-ERP-Systemen einfacher möglich sein.
Bisher wurde für Concur die Reiseplanung, -buchung und Spesenabrechnung mittels SFTP-Flatfile-Datenup- bzw. Download an die Umsysteme angebunden. Als Alternative stellte Concur eine API zum Datenaustausch via Webservices zur Verfügung.
Die Kunden haben sich die Integration in ihre Systemlandschaft auf einer dieser Technologien meist selbst aufgebaut. SAP hat diese Integration nun vereinfacht und standardisiert. Das Produkt wird von SAP „SAP Integration with Concur Solutions“ genannt und für Concur heißt es schlicht „Native Connector to SAP“.
Der Datenfluss im Fokus
Die Integration ermöglicht auf diversen Ebenen einen reibungslosen Datenfluss. Einerseits bei den Personalstammdaten und andererseits bei Kostenobjekten sowie Auszahlungen, Verbuchungen und Statusinformationen.
Die Personalstammdaten mit Organisationsinformationen werden in erster Linie für das Erstellen der Concur-Benutzer benötigt. Zudem muss das System für die Workflow-Abwicklung die Vorgesetzten ermitteln können.
Für Concur Travel, Request sowie Invoice werden weitere Informationen vorausgesetzt, die traditionell nicht in einem HR-System abgelegt sind. Hier muss also das größere Bild zwingend berücksichtigt werden.
Ebenfalls muss man sich Gedanken darüber machen, welche Informationen durch wen gepflegt werden sollen, was wiederum stark von den gelebten Prozessen im Unternehmen abhängig ist.
Für die korrekte Kontierung der Spesen werden Kostenobjekte wie Kostenstellen, Innenaufträge und Projekte aus dem SAP-System nach Concur geführt.
Am Ende des Spesenprozesses werden sämtliche relevanten Informationen, wie Sachkonten, Mitarbeiterkreditoren, Totalbeträge, Zahlungstypen, Mehrwertsteuercodes für die Auszahlung an das SAP-Finanzsystem übermittelt.
Anschließend werden Statusinformationen aus dem SAP-ERP-System wieder zurück an Concur geschickt, um dem Mitarbeiter eine Rückmeldung über den Auszahlungsprozess zu geben.
Voraussetzungen
Damit der Informationsfluss erfolgreich stattfinden kann, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden. Das SAP-ERP-System muss Unicode aktiviert haben und ab Version ECC 6.0 kann der native Integration Wizard installiert werden.
Die Konfiguration der Schnittstelle in SAP kann nachträglich erfolgen. Seitens Concur muss die native Integration als Zusatz bestellt werden.
Bei bestehenden Concur-Kunden geschieht dies über den Concur-Support, bei Neukunden wird dies im Rahmen der Scopings berücksichtigt. Zusätzlich muss in Concur pro Mitarbeitergruppe definiert werden, ob diese Population über die native Integration laufen soll oder nicht, da der Auszahlungsprozess sowie die Verbuchung in unterschiedlichen ERP-Systemen erfolgen kann.
Für bestehende Concur-Kunden mit existierenden Konfigurationen ein Hinweis: Die native Integration stellt ebenfalls spezifische Anforderungen an die in Concur konfigurierte Company Hierarchy. Daher muss der Wechsel eines bestehenden Concur-Systems auf die native Integration zuerst durch SAP geprüft werden.
Was funktioniert, was nicht?
Die native Integration bringt Mitarbeiterinformationen aus dem SAP-HCM-System nach Concur und Kontierungsobjekte werden aus dem SAP-FI-System ebenfalls an Concur gesendet.
Abrechnungsinformationen werden zudem aus Concur nach SAP FI geleitet. Das Szenario, die Spesen den Mitarbeitern direkt über den Lohn auszubezahlen, befindet sich aktuell in der Entwicklung.
Die Integration von SAP HCM Payroll ist demnach in absehbarer Zeit möglich und auch die SuccessFactors-Employee-Central-Integration befindet sich in der Early-Adopter-Phase. Allerdings lassen sich diese Themen bereits mit den verfügbaren Integrationsszenarien abbilden.
Weitere Punkte, wie Mehrfachanstellung und Auslandseinsätze, stellen hier die größeren Herausforderungen dar, welche nicht durch die native Integration abgedeckt werden.
Wie geht es weiter?
SAP arbeitet kontinuierlich an der Integration in die vielfältige SAP-Systemlandschaft und wird dies auch in Zukunft tun. Deutlich wird dies an der Tatsache, dass SAP in Sachen Reisen- und Spesenmanagement stark auf Concur setzt. Dies verspricht weitere Durchbrüche in Sachen Integration.
Dennoch bestehen nach wie vor Anforderungen, die sich aktuell nicht oder nicht vollständig über die native Integration lösen lassen. Auch spielt es eine große Rolle, ob man die Integration auf einer bestehenden Concur-Landschaft oder in einem neuen Projekt aufbaut.
