In sechs Schritten in die S/4-Zukunft

Waren Trends in der Informationstechnologie im Unternehmensbereich lange Zeit meist eher eine Option, so ist mit der digitalen Transformation plötzlich alles anders – Unternehmen müssen auf diesen Zug aufspringen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Treiber der Entwicklung ist insbesondere die sich weiter beschleunigende Digitalisierung in allen Bereichen der Gesellschaft. Darauf aufbauend haben sich neue Erwartungshaltungen der Menschen an die Kommunikation sowie an Einkaufs- und Service-Erlebnisse entwickelt – eine On-demand-Welt höchster Dynamik. Das gilt sowohl für den B2C- als auch für den B2B-Bereich.

Dieser Fortschritt zwingt Unternehmen dazu, ihre bestehenden Prozesse zu überdenken sowie neue, digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln. Voraussetzung für die erfolgreiche digitale Transformation von Unternehmen ist ein ERP-System, das in der Lage ist, diese Anforderungen abzubilden. SAP stellt mit S/4 Hana eine solche Umgebung zur Verfügung.

Sie bildet den „digitalen Kern“, das Zentrum aller Abläufe in einer konsequent digital ausgerichteten Organisation. Auf Basis einer neuen Architektur vereinfacht und beschleunigt sie bestehende Abläufe und ermöglicht die Implementierung neuartiger Prozesse.

Die Unterstützung neuer digitaler Geschäftsmodelle war laut einer letztjährigen Studie des Marktforschungsunternehmens IDC auch eines der vier wesentlichen Argumente für die Implementierung von S/4 Hana.

Als weitere Gründe wurden die verbesserte Produktivität der Mitarbeiter, der Echtzeit-Zugang zu Informationen sowie niedrigere Kosten angeführt.

Laut der Studie planen zwei Drittel der SAP-Kunden die Zukunft ihres Unternehmens mit SAP S/4 Hana. Ein ganz pragmatischer Grund für den Wechsel auf S/4 Hana ist die Entscheidung von SAP, die Wartung und Pflege der Komponente Warehouse Management (WM) Ende des Jahres 2025 einzustellen.

Dieser Zeitplan mag auf den ersten Blick entspannt wirken – für komplexe Umgebungen etwa in global tätigen Konzernen mit vielen Niederlassungen und/oder Tochtergesellschaften sollte er jedoch ein Weckruf sein.

Herausforderung S/4 Conversion

Das auf Hana aufsetzende S/4 Hana unterscheidet sich von SAP R/3 in ganz wesentlichen Punkten. Hervorzuheben sind insbesondere die von Hana bereitgestellte In-memory-Datenbank und die komfortable, auf HTML5 basierende Benutzeroberfläche Fiori. Zudem werden Kreditoren und Debitoren nun vordergründig allgemein als harmonisierte Business-Partner geführt.

Ganz wesentlich sind die deutlichen Vereinfachungen der Datenstruktur. Dabei verschmelzen bestehende Transaktionen und Funktionalitäten mit anderen Elementen oder finden sich in einer neuen Lösung und Architektur wieder. SAP informiert in umfassenden „Simplification Lists“ über den nicht unerheblichen Umfang dieser Änderungen.

All dies muss bei der Conversion bestehender SAP-Umgebungen auf S/4 Hana sorgfältig berücksichtigt werden. Ein so komplexes Vorhaben wie die Conversion ganzheitlicher geschäftskritischer Business-Process-Systeme muss detailliert geplant werden, um die ebenso schnelle wie sichere Umsetzung zu erreichen.

Mit dem Factory-Ansatz hat Arvato ein klar strukturiertes Verfahren entwickelt, das die Industrialisierung solcher Conversion-Projekte ermöglicht. Der detaillierte Stufenplan umreißt die Aufgaben sowie die klar definierten Ziele für jede Phase des Prozesses – von einer ersten Bestandsaufnahme bis hin zum „Go-live“. Für den Fall der Fälle sind auch mögliche Ausstiegspunkte beschrieben.

Jede Conversion wird seitens Arvato Systems von einem erfahrenen Team mit spezifischem Know-how und umfassendem funktionalen Wissen etwa in den Bereichen Finance, Logistik, Produktion und Warehouse-Management betreut.

Das Team nutzt eine Bibliothek bestmöglicher Tools, welche den schnellen und sicheren Umstieg ermöglichen und gezielt Optimierungspotenziale aufzeigen.

Das Team auf Kundenseite sollte die für die SAP-Umgebung technischen und fachlichen Ansprechpartner umfassen. Zudem sollte die SAP-Nutzerbasis frühzeitig zumindest informativ eingebunden werden.

Die sechs S/4-Schritte

1. Orientierung:
   Der Prozess ist in sechs logisch aufeinanderfolgende Schritte gegliedert. Im ersten Schritt, der Orientierungsphase, wird zunächst die Komplexität der Systeme des jeweiligen Unternehmens auf Basis eines standardisierten Fragebogens eingeschätzt. Anschließend werden die bestehenden Systeme erfasst, um den Status quo in Bezug auf die eingesetzte Hard- und Software zu ermitteln. Dies kann bei Bedarf über ein Process Mining unterstützt werden – dabei werden digitale Spuren in den IT-Systemen herangezogen, um die Business-Prozesse zu rekonstruieren und die Prozesslandschaft zu visualisieren. Darauf aufbauend werden auf Basis eines Portfolios modernster Technologien Empfehlungen für die Zielarchitektur ausgesprochen. Dabei werden die Möglichkeiten des Ersatzes überholter Funktionalität durch neueste digitale Standards und Lösungen berücksichtigt.Im Finanzbereich könnten dies etwa mit IFRS 16 der neue internationale Standard für die Bilanzierung von Leasing-Verhältnissen sein, mit TIS (Treasury Intelligence Solutions GmbH aus Walldorf) eine Cloud-Plattform für das transparente Management konzernweiter Zahlungen oder auch mit crossinx (crossinx GmbH aus Frankfurt am Main) ein Netzwerk für Financial Business Collaboration inklusive E-Invoicing, EDI und Supply Chain Finance.
2. Fitting:
   An die Orientierungsphase schließt sich das sogenannte Fitting an. Hierbei geht es um eine erste Zusammenfassung des Projekts in Bezug auf Zeit, Budget und mögliche Herausforderungen.Wesentliche Grundlagen dafür liefert der S/4 Hana Readiness Check, ein cloudbasiertes Werkzeug. Ein S/4 Readiness Check gibt Antworten auf Fragen wie die notwendige Größe der Hana-Datenbank, welche bisher eingesetzten Add-ons kompatibel mit S/4 Hana sind, welche aktuellen Business-Funktionen und -Transaktionen durch S/4 Hana beeinflusst werden und einiges mehr.Er informiert zudem über den Umfang der Vereinfachungen und ermöglicht so die Einschätzung des anfallenden Aufwandes. Er gibt auch einen Überblick, welche Applikationen der SAP-Fiori-Oberfläche den Anwendern zur Verfügung gestellt werden sollten.
3. Vrbereitung:
   Die Ergebnisse der Fitting-Phase fließen in den nächsten Schritt ein, die Vorbereitung der Conversion. Unter Einsatz der Erfahrungen aus anderen Projekten und Conversions erstellt das Team einen detaillierten Plan für die individuelle Conversion – eine Roadmap, in der für jedes Vereinfachungselement unter Berücksichtigung aller Abhängigkeiten die notwendigen Aktionen beschrieben werden.Der Plan beinhaltet optional auch Vorgaben für die parallele Datenbereinigung und Archivierung des alten Systems. Dies ist unbedingt zu empfehlen – da S/4 Hana die schnelle In-memory-Datenbank von Hana nutzt, kann damit eine deutliche Einsparung von RAM-Speicher erzielt werden.Die Archivierung ist zudem sehr wertvoll für den Process-Mining-Aspekt zur Analyse historischer Daten.
4. Validation:
   Der letzte Schritt vor der eigentlichen Conversion ist die Validation. Sie umfasst der Conversion vorgelagerte Aktivitäten wie die Migration der Geschäftspartner sowie den Perioden- und Dokumentenabschluss im Finanzbereich.Bestehende individuelle Entwicklungen werden analysiert und getestet, und die optional auch cloudbasierte Systemkopie wird in S/4 konvertiert.In dieser Phase beginnt außerdem das Training der wichtigsten Anwenderinnen und Anwender und auch die Nutzerbasis lernt S/4 Hana kennen.
5. Conversion:
   Nun erfolgt die eigentliche Conversion unter Nutzung des SAP Software Update Managers (SUM). Änderungen an der realen Umgebung werden mithilfe der Delta-Analyse überprüft.Mit dieser Vorgehensweise können Fehler in Prozessen systematisch untersucht sowie deren Ursachen ermittelt und abgestellt werden. Die Durchführung des Readiness Checks auch in der produktiven Umgebung sorgt für weitere Sicherheit.Darüber hinaus stellt Arvato Systems Tools und Ansätze für automatisierte Tests zur Verfügung. Im Rahmen dieser Phase wird zudem basierend auf den Erfahrungen aus Validierung und Conversion eine Liste von Aufgaben erstellt, die nach Abschluss der Conversion gegebenenfalls zu erledigen sind.
6. Innovation:
   Der sechste und letzte Schritt richtet schließlich den Blick auf die Zukunft – gemeinsam definieren die Teams die nächsten Schritte, um auf Basis der neuen Umgebung innovative Prozesse und geschäftliche Möglichkeiten zu entwickeln und zu implementieren.

Diese „Factory“-Strategie bezieht sich derzeit vorrangig auf die schrittweise Conversion bestehender SAP-Systeme. Arvato Systems entwickelt derzeit aber auch ein vergleichbares Vorgehen für die komplette Neuimplementierung aller SAP-Systeme nach dem Greenfield-Ansatz.