HR-Kernfunktionalitäten

So ist die regelmäßige Überarbeitung von Schemen und Regeln in den Personalabteilungen längst ungeliebte Routine. Dazu kommen Änderungen, wie zum Beispiel in der Covid-19-Krise, die unmittelbar umgesetzt werden müssen. Dass dabei schon kleinste Fehler auch größeren Schaden anrichten können, liegt in der Natur der Sache. Die HR-Abteilung von Thyssenkrupp-Rasselstein setzt auf eine Lösung von SAP-Partner FIS, um die Anpassungsaufwände zu reduzieren, die Fehleranfälligkeit zu minimieren und eine lückenlose revisionssichere Dokumentation sicherzustellen.

Neuer Standard für HCM

Die Verwaltung und das Management von Mitarbeitenden sind für eine Personalabteilung anspruchsvolle und dynamische Aufgaben und eine tägliche Herausforderung. Darüber hinaus gilt es für HR-IT-Verantwortliche, auch extern motivierte Vorgaben, wie zum Beispiel Änderungen in der Berechnung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, zuverlässig und fehlerfrei umzusetzen. Dazu kommen unternehmensinterne Anforderungen beispielsweise aus Betriebsvereinbarungen oder Umstrukturierungen. Das Human Resources Department von Thyssenkrupp-Rasselstein hat sich für SAP HCM entschieden, um die Arbeit der HR- und IT-Verantwortlichen effizienter zu gestalten und die Anpassungen und Weiterentwicklungen der Personalabrechnung transparent und nachvollziehbar zu machen.

Das Unternehmen mit Sitz in Andernach ist der einzige deutsche Weißblechhersteller. Am weltweit größten Produktionsstandort für Verpackungsstahl stellt Rasselstein verzinntes Weißblech, Feinstblech und spezialverchromtes Feinstblech, mit einer Dicke von 0,100 bis 0,499 mm, her. Das Unternehmen beschäftigt circa 2500 Mitarbeiter, betreut 400 Kunden in mehr als 80 Ländern und gehört damit zu den drei größten Weißblechlieferanten in Europa.

Das HCM-Werkzeug Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) ermöglicht der Tochter der Thyssenkrupp Steel einen neuen Lösungsstandard für die Arbeit mit Schemen und Regeln im HCM-System, welche die Prozesse für die Abrechnung und Zeitwirtschaft steuern. Der Funktionsumfang, der unter anderem eine Vergleichs- und Abgleichfunktion umfasst, aber auch die Dokumentation – insbesondere auch von Änderungsgründen – im System ermöglicht, geht dabei über den SAP-Standard hinaus. Zudem ist die Software durch kundenspezifische Einstellungen individuell anpassbar.

Wichtigstes Ziel war es, die Aufwände für notwendige Anpassungen im HCM-System deutlich zu verringern. Die eingesetzte Lösung FIS-SRA macht dies durch passgenaue Funktionen unkompliziert möglich. Beim Einspielen von Support-Packages erleichtert die Abgleichfunktion das Erkennen von Passagen, in denen notwendige Anpassungen für das eigene HCM-System enthalten sind.

Komplexität meistern

Die grundlegenden Abläufe zur Erstellung einer SAP-Personalabrechnung werden durch ein Abrechnungsschema definiert. Um diese Abläufe bei Änderungen auch zeitlich nachvollziehbar zu machen, bietet der SAP-Standard keine adäquate Unterstützung in Form einer Versionsverwaltung. SRA füllt diese Lücke und bietet die Möglichkeit, Versionen zu erzeugen und miteinander zu vergleichen. Denn trotz aller Sorgfalt können sich bei der Anpassung komplexer Personalabrechnungssysteme Fehler einschleichen. Die weitreichenden Möglichkeiten zur Versionierung und einer schnellen und effizienten Fehleranalyse waren deshalb ein weiterer wichtiger Grund, sich für dieses Add-on zu entscheiden. Mit der Vergleichsfunktion von FIS-SRA lassen sich Unstimmigkeiten schnell und sicher auffinden und bereinigen. Alle Änderungen werden dokumentiert und Vergleiche können zwischen Versionsständen oder über Systeme hinweg getätigt werden. Rasselstein steigert mithilfe des Werkzeugs die Sicherheit der Abrechnung deutlich. So kann der Abrechnungsprozess auch bei hoher Komplexität jederzeit zuverlässig gestaltet und weiter optimiert werden.

Revisionssicherheit und Dokumentation im HCM-System

In vielen Unternehmen wird die Dokumentation der Anpassungen in IT-Arbeitsprozessen immer noch außerhalb des SAP-Systems erledigt. Das bedeutet, dass Mitarbeitende jeden Arbeitsschritt in anderen Programmen, wie zum Beispiel Excel, Word oder sogar in Papierform, dokumentieren müssen, um ihre Arbeit nachvollziehbar zu machen. Dieses Vorgehen ist zeitraubend, fehleranfällig und unübersichtlich. Bei Thyssenkrupp-Rasselstein erfolgt die lückenlose Dokumentation automatisch und direkt am entsprechenden Objekt im SAP-
System. „Die Dokumentation im System sorgt nicht nur für Revisionssicherheit. Das Vorgehen erleichtert auch das Onboarding neuer Kollegen, die sich dank der übersichtlichen und einheitlichen Darstellung sehr viel schneller in das System einarbeiten können“, bestätigt Heiko Michels, HCM- Modulbetreuer/ERP Applications SE-PS/ITM-E bei Thyssenkrupp-Rasselstein.

Ein weiteres Argument für den Einsatz der FIS-Produkte ist die einfache und schnelle Implementierung. Die Einweisung der Mitarbeitenden erfolgt quasi
on the job in einem ein- bis zweitägigen Workshop, dessen Ergebnisse sofort produktiv genutzt werden können. „Ein wichtiges Entscheidungskriterium war auch das Thema Support“, so Heiko Michels. „Hier haben wir mit FIS hervorragende Erfahrungen gemacht, da die Unterstützung stets zeitnah, kompetent, persönlich und unbürokratisch erfolgt.“