HR-Abteilungen digitalisieren

Mit automatisiertem HR-Dokumentenmanagement wettbewerbsfähig bleiben

Die Automatisierung von HR-Dokumentenprozessen bildet eine gute Ausgangslage. Wer in HR-Abteilungen arbeitet, weiß, dass Dokumente oftmals noch mühsam manuell erstellt werden. Das ist zeitintensiv und kann zu Übertragungsfehlern führen – die wiederum rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Zudem belastet der Fachkräftemangel die Personalabteilungen – auch HR-Experten sind rar. Regelmäßige Verschärfungen der arbeitsrechtlichen Dokumentationspflichten wie das neue Nachweisgesetz zum 1. August 2022 bedeuten ebenfalls Mehrarbeit für Personaler. 

Ein effizienter Lösungsansatz für die Entlastung heißt: digitales HR-Dokumentenmanagement. Damit lassen sich Routineaufgaben automatisieren und Prozesse einfach und zentral steuern. Durchdacht umgesetzt hat ein so organisierter Workflow das Potenzial, die HR-Abteilung erheblich zu entlasten und damit das Unternehmen im intensiven Headhunting-Wettbewerb zu stärken. Denn Bewerber wollen schnell und unkompliziert eine Antwort erhalten. Wer etwa zu lange auf seinen Arbeitsvertrag warten muss, unterschreibt vielleicht bei der Konkurrenz. Doch wo sollten Unternehmen mit dem Digitalisierungsprozess beginnen?

Digitale Personalakte

Die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung von HR-Dokumentenprozessen bildet die digitale Personalakte. Automatisiert erzeugte Dokumente müssen schließlich irgendwo abgelegt werden und idealerweise geschieht das an einem Ort, auf den – je nach Dokumententyp – berechtigte Mitarbeiter zentral zugreifen können. Die digitale Personalakte ist dabei sehr viel komplexer als ein gewöhnlicher Laufwerksordner. Sie ist eine zentrale Plattform-Lösung, auf der sich alle wichtigen Daten und HR-Dokumente eines Mitarbeiters Compliance-konform abrufen lassen. 

Fast alle Personaldokumente, die im Laufe einer Employee Journey anfallen, lassen sich automatisch generieren. Mit einer intelligenten HR-Software ist es für eine Führungskraft kein Problem, etwa den Arbeitsvertrag bequem und direkt im Vorstellungsgespräch zu generieren – auch via mobilem Endgerät und aus dem Homeoffice. Zusammen mit dem Wunschkandidaten hakt der Vorgesetzte alle relevanten Vertragspunkte ab, zum Beispiel den Arbeitsbeginn oder das Gehalt. Die Personaldaten und die Stellenbeschreibung fließen automatisch aus dem HCM-System ein. Im letzten Schritt wird der Arbeitsvertrag per Mausklick aus rechtlich abgesicherten, vordefinierten Textbausteinen generiert und der Bewerber kann sofort digital unterschreiben. Nachträgliche Änderungen sind jederzeit machbar.

Weitere Dokumente entlang der Employee Journey wie Zeugnisse, Arbeitgeberbescheinigungen oder Elternteilzeit-Dokumentationen sind ebenfalls weitestgehend standardisiert und lassen sich daher ohne viel Aufwand automatisieren. Idealerweise muss die Personalabteilung am Ende des Digitalisierungsprozesses bei vielen Dokumenten gar nicht mehr eingreifen. Der Mitarbeiter ruft einfach bequem im Self Service die benötigten Bescheinigungen ab. 

Doch bevor Unternehmen unter dem zunehmenden Wettbewerbsdruck hastig Digitalisierungsprozesse anstoßen, sollten sie genau betrachten, welche HR-Lösung von welchem Anbieter überhaupt zu ihnen passt. Die erste Priorität für eine Dokumentenmanagement-Lösung ist eine einfache Bedienbarkeit – vor allem vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels. Anwender sind im Regelfall keine spezialisierten IT-Fachkräfte. Deshalb sollte alles so intuitiv sein, wie man es von herkömmlichen Oberflächen wie etwa beim Online-Shopping kennt. Auch für die IT-Abteilung darf es neben der Implementierung keinen zusätzlichen Aufwand geben. Denn hier ist das Fachkräfteproblem in den meisten Unternehmen besonders eklatant. 

Eine intuitive Cloud-Lösung bietet hier viele Vorteile. Nur in einer ausgelagerten Cloud können auch kleinere IT-Teams die HR-Software verwalten. Denn hier ist der Anbieter zuständig für Wartung, Betrieb und Updates. Eine solche Lösung ist zudem schnell und einfach installiert. Zudem ist die Cloud flexibel und über mobile Endgeräte von überall erreichbar und erleichtert somit hybrides Arbeiten. Wenn Unternehmen ganz sichergehen wollen, dann sollten sie auf eine Cloud-Lösung setzen, die in einem DSGVO-konformen Land gehostet ist. Somit gelingt die digitale Transformation ohne Probleme und HR-Abteilungen können ihren Teil dazu beitragen, dass ihre Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben.