Global tätiger Industriekonzern mit P2P-Prozessen aus einer Hand

Die KS Large Bore Pistons Group gehört zu den weltweit führenden Herstellern von Großkolben. Das Unternehmen entwickelt Kolben im Durchmesser von 130 bis 640 mm aus Stahl und Aluminium für alle Anwendungsbereiche mit konventionellem Kraftstoff, außerdem Lösungen für alternative Brennstoffe wie Wasserstoff, Ammoniak oder Methanol. Mit seiner neuen xSuite-Lösung verfügt es über eine P2P-Anwendung für den internationalen Einsatz, bei der alle Module aus einer Hand kommen.

Bis Ende 2022 firmierte die KS Large Bore Pistons GmbH unter dem Dach der Rheinmetall als KS Kolbenschmidt GmbH, innerhalb derer sie den Bereich der Großkolben abdeckte. Dort nutzte sie bereits eine teilautomatische Lösung in SAP, die 30 Prozent der Rechnungen (nur bestimmte Rechnungstypen und Lieferanten) digital erfasste. Dieses System wurde nach der Herauslösung aus dem Rheinmetall-Konzern – wie die gesamte IT-Landschaft – zunächst 1:1 übernommen.

Seitdem arbeitet Large Bore Pistons mit seinem eigenen SAP-ECC-System mit allen wichtigen Modulen: FI, CO, MM, WM, SD und weiteren. Als nach einer Cyberattacke 2023 viele SAP-Schnittstellen verloren gingen, nahm der Hersteller den Vorfall zum Anlass, ein vollständig neues und ganzheitliches System für seine Beschaffungs- und Rechnungsprozesse einzuführen.

Softwareanbieter für die Internationalisierung

„Bei unserer Suche stießen wir auf die Lösung der xSuite, die vor allem wegen ihrer vollumfänglichen Funktionalität überzeugte: Wir können damit nicht nur Rechnungen erfassen und verarbeiten, sondern auch das Thema Bestellanforderungen abdecken, kurz gesagt ein durchgehendes P2P-Szenario aufbauen“, erklärt Matthias Baumann, CFO der KS Large Bore Pistons Germany GmbH. „Bei der xSuite bekommen wir alle Module aus einer Hand und haben zudem die Option, dass wir die Lösung später für unsere Auslandswerke in China und den USA ausrollen können, um dann vor Ort wiederum direkt Support durch die xSuite zu erhalten. Ein Softwareanbieter, mit dem wir uns internationalisieren können – dieses Konzept versprach uns Planungssicherheit und gleichzeitig größtmögliche Effizienz.“

Im Juli 2023 wurde das System eingeführt. Es besteht aus den Komponenten für Rechnungsbearbeitung und Bestellwesen; die OCR-Erfassung und das digitale Archiv der xSuite bezieht Large Bore Pistons vollständig aus der xSuite-Cloud, das SAP-System hingegen wird im Rechenzentrum ihres IT-Dienstleisters gehostet. Die Zusammenarbeit mit xSuite hätte sich Matthias Baumann nicht besser vorstellen können: „Regelmäßige, pünktliche Jour fixes und eine offene Kommunikation bestimmten das Softwareprojekt.“

Bewusstseinsschaffung durch Workshops und Schulungen

Eng eingebunden in die Implementierung waren das Rechnungswesen und der Einkauf, mit initialen Workshops und Schulungen. So war sichergestellt, dass alle involvierten Personen von Beginn an aktiv mit dem System arbeiten und es annehmen. Gerade im Einkauf ist es wichtig, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wie wichtig eine richtige Kontierung ist, damit am Ende beim Rechnungseingang die Zuordnung zur Bestellung funktioniert.

Am Anfang der Prozesskette steht der Bestellvorgang: Im Feeder des Procurement-Moduls beschreibt man seine Be­stellanforderung und kann, sofern der ­Lieferant schon angelegt ist, die wesentlichen Basisdaten bereits übernehmen. Liegt schon ein Angebot vor, wird es der Anfor­derung beigefügt. Aus dem Feeder wird ­automatisch die BANF in SAP erstellt und über die Kostenstelle anschließend der ent­sprechende Genehmiger ausgewählt. Con­trolling und Finance prüfen noch einmal, ob die Kontierung passt, und anschließend verlässt die Bestellung – direkt ausgelöst durch SAP – das Haus.

Bestellung, Freigabe und Angebot gebündelt an einem Ort

Zwar gab es für Bestellungen auch früher bereits einen Freigabeprozess in SAP, der allerdings sehr umständlich zu pflegen war und sich im Nachhinein nicht mehr flexibel anpassen ließ. „Mit xSuite sind wir bei Bestellfreigaben heute deutlich schneller als früher direkt im SAP-System“, beobachtet Matthias Baumann. Ein weiterer Vorteil ist die Anbindung beliebiger Kataloge über das Open Catalog Interface (OCI), die standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen SAP-E-Procurement-Systemen und den Produktkatalogen von Lieferanten.

Früher lief die Kataloganbindung über ein gesondertes Tool, die xSuite-Lösung hat nun die OCI-Schnittstelle bereits an Bord. „Es ist insgesamt ein großer Vorteil bei xSuite, dass alles einwandfrei dokumentiert ist“, so CFO Baumann. „Wir sehen Bestellung, Freigabe und Angebot gebündelt an einem Ort. Das ist vor allem bei Audits und Steuerprüfungen ein großer Vorteil.“

Nach Eingang von Ware oder Dienstleistung folgt die Rechnung zur aufgegebenen Bestellung. 8000 Rechnungen erhält das Unternehmen pro Jahr, von denen die meisten als PDF eintreffen. Rund 70 Prozent davon liegt eine Bestellung zugrunde. Anhand der Bestellnummer auf der Rechnung vergleicht die xSuite-Software die einzelnen Bestell- mit den Rechnungspositionen und markiert eventuelle Abweichungen. „Maximal effizient sind wir dadurch, dass wir Abweichungen sofort erkennen und die Rechnungen nicht mehr Zeile für Zeile durchgehen müssen. Derartige Abweichungen gehen dann sofort an den Einkauf, der sie prüfen muss.“

Trotz hohen Anteils an bestellbezogenen Rechnungen bucht Large Bore Pistons nicht dunkel durch, sondern lässt jede Rechnung zur Zahlung freigeben – ebenso wie die 30 Prozent an Rechnungen, die keinen Bestellbezug haben. Dies geschieht über den xSuite-Rechnungsworkflow, an den alle Kostenstellenverantwortlichen und das Management angeschlossen sind. Man will mit dem System erst einmal lernen und feststellen, wie viele Abweichungen es tatsächlich gibt. Erst später soll dann auf eine Vollautomatisierung umgestiegen werden. Das bedeutet, wenn die Rechnung der Bestellung entspricht und der Wareneingang registriert ist, wird dunkel durchgebucht.

Deutliche Geschwindigkeitssteigerung

Matthias Baumann: „Neben der höheren Transparenz über den gesamten Prozess ist es insbesondere der Geschwindigkeitsgewinn, den wir mit der xSuite-Lösung über den gesamten Prozess von Bestellung bis Bezahlung realisieren. Wenn ich die jetzige Rechnungserfassung und -bearbeitung mit der manuellen Arbeit von früher vergleiche, sind wir in der Durchlaufzeit bestimmt von einem Tag auf heute zwei, drei Stunden gekommen.“

Mit der neuen E-Rechnungspflicht ab 2025 muss sich auch Large Bore Pistons auf den Versand elektronischer Rechnungen einstellen. Dass das Unternehmen dabei auf die entsprechende Komponente der xSuite setzen wird, ist so gut wie sicher. ­Alles aus einer Hand, lautet schließlich das Credo von CFO Matthias Baumann, mit dem er bislang exzellent gefahren ist.

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