Fünf Fehler, die Sie Ihr Budget kosten können

Der erste Fehler betrifft reaktives Verhandeln erst kurz vor der Vermessung. Erst kurz vor dem Vermessungstermin mit Verhandlungen zu beginnen, ist denkbar ungünstig. Im Grunde stehen Sie dann mit dem Rücken zur Wand, denn ihr Account Manager weiß auch, dass die Zeit für Sie nun drängt. Um auf Augenhöhe zu verhandeln, brauchen Sie ausreichend Zeit und fundierte Informationen zu den wirklich notwendigen Lizenztypen.

Gehen Sie selbst rechtzeitig, proaktiv und mit konkreten Lizenzwünschen auf SAP zu. Sind Sie mit den Angeboten dann nicht zufrieden, müssen Sie sie nicht annehmen, sondern haben noch ausreichend Zeit, sich anderweitig umzusehen. Das weiß auch der Account Manager und wird Ihnen eventuell von sich aus ein verbessertes Angebot vorlegen.

Nicht einfach kaufen, prüfen!

Der zweite Fehler ist ein unreflektierter Umstieg auf S/4 Hana. Der Umstieg auf S/4 bietet Unternehmen nicht nur eine zukunftsorientiertere Arbeitsweise, sondern auch die Chance, die Lizenzierung neu anzugehen. Denn die Einführung kann als Product Conversion oder Contract Conversion erfolgen. Bei der ersten Variante bleibt der bestehende Vertrag weitestgehend bestehen. Bei der Contract Conversion aber kann der SAP-Lizenzvertrag komplett neu aufgerollt werden. So kann Kapital, das über viele Jahre in zu teure Lizenzen investiert wurde, wieder freigesetzt werden. Dazu müssen Sie aber wissen, was Sie wirklich brauchen.

Sich an den Mappingtabellen der SAP zu orientieren oder gar die SAP den Bedarf schätzen zu lassen, ist kein guter Weg: So nähern Sie sich Ihrem tatsächlichen Bedarf nur grob an und kaufen eventuell zu viele oder falsche Lizenzen. Deshalb ist eine Analyse der tatsächlichen Benutzertätigkeiten sinnvoll. Zudem sollten Sie vor dem Kauf zunächst eine S/4-Testsimulation laufen lassen. So können Sie noch vor Vertragsabschluss bei den Lizenzen nachsteuern.

Der dritte Fehler betrifft den ungeprüften Nachkauf von Lizenzen. Prüfen Sie die vorhandenen Lizenzen regelmäßig anhand der tatsächlichen Benutzeraktivitäten. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie das nachkaufen, was Sie auch wirklich brauchen. Manuell sind im Grunde nur Schätzungen möglich. Lassen Sie die Aktivitäten aber technisch ermitteln, erhalten Sie ein genaues Ergebnis darüber, welche Lizenzen jeder Benutzer wirklich braucht und können dann die kostengünstigste wählen. So decken Sie den Bedarf ab, vermeiden Überlizenzierungen und sparen Kosten.

Auch sollte Digital Access nicht auf die lange Bank geschoben werden. Bereits seit Jahren bereitet SAP die flächendeckende Bepreisung von Digital Access vor, also den Zugriff von fremden Systemen auf SAP, und fordert diese zwischenzeitlich auch ein. Sofern noch nicht vertraglich geregelt, muss ein Fremdzugriff jetzt sicher bezahlt werden. Um dann nicht von teuren Rechnungen überrascht zu werden, ist es sinnvoll, sich bereits im Vorfeld über die eigene Digital-Access-Situation Klarheit zu verschaffen. Zum einen verhindern Sie so das böse Erwachen, zum anderen können Sie proaktiv mit SAP den richtigen Weg finden. Wer sich jetzt schon kümmert, kann mit einem großzügigen Entgegenkommen durch die SAP belohnt werden.

Wer das Thema Digital Access noch nicht geregelt hat, sollte nach Möglichkeit das Angebot des Digital Access Adaptation Program (DAAP) nutzen, um nicht den fünften Fehler zu begehen und das Programm ungenutzt zu lassen. Das Programm läuft noch bis Ende des Jahres 2021 und SAP lockt Kunden mit Sonderkonditionen, wenn sie bereits jetzt auf das neue dokumentenbasierte Lizenzmodell umsteigen. Die benötigten Dokumente können im Zuge des DAAP zum Beispiel mit einem Rabatt von 90 Prozent bezogen werden. Zudem wird die SAP auch auf Back Maintenance verzichten. Wichtig zu wissen ist allerdings, wie viele Dokumente jährlich zu erwarten sind. Um das zu klären, ist eine genaue Analyse notwendig.