Flexibilität in guten wie in schlechten Zeiten

Alle Befragten wünschen sich gerade in der aktuellen Situation mehr Spielraum rund ums Personal und effiziente Planungsinstrumente für eine bedarfsgerechte Besetzung der Arbeitsplätze. Markus Wieser, Executive Director Product Management bei Atoss, erklärt, wie digitales Workforce Management Unternehmen Flexibilität schaffen kann.

Wie kann Workforce Management in der aktuellen Krisensituation unterstützen?

Markus Wieser: In dieser schwierigen Situation sind aus meiner Sicht zwei Dinge besonders wichtig. Zum einen muss das Infektionsrisiko minimiert werden, indem man Mitarbeiter ins Homeoffice schickt oder eine Split-Organisation beziehungsweise Schichtplanung mit physischer Distanz einzelner Teams aufbaut. Gleichzeitig muss jedoch, und das stellt eine große Herausforderung dar, die Überlebensfähigkeit des Unternehmens gesichert werden.

Dabei ist trotz aller gebotenen Eile eines ganz wichtig: Diese fundamentale Prozessänderung muss bedacht und nachhaltig erfolgen, um nicht zusätzliches Chaos zu erzeugen. Mit mobilem Workforce Management und intuitiven Self-Services lassen sich Remote-Working-Prozesse effizient und sicher in die Praxis umsetzen, ob Zeiterfassung von zu Hause, Krankmeldung oder Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten. Gleichzeitig entsteht Transparenz über Zeitkonten und Urlaubssalden.

Welche technologischen Assets sollte eine Workforce-Management-Software mitbringen?

Wieser: Tatsache ist, dass On-premises-­Systeme viele neue Technologien, zum Beispiel KI oder Big Data Analytics, gar nicht unterstützen. Deshalb liegt auch bei digitalem Workforce Management die Zukunft in der Cloud. Da HR-Daten jedoch hochsensibel sind, sollten Software, Managed Services und Hosting aus einer Hand kommen.

So sind Sicherheit, Datenschutz, Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit garantiert. Und wenn IT-Chefs ihre HR-Kollegen so richtig glücklich machen wollen, ist die neue Software absolut intuitiv zu bedienen und lässt sich nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft integrieren. So wie das beispielsweise bei Atoss Workforce Management und SAP SuccessFactors der Fall ist. Im Sinne von Best-of-Breed entsteht so eine durchgängige HR-Plattform, die mit allen Anforderungen mitwächst.

Gibt es bei der Digitalisierung von Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen?

Wieser: Zum einen kommen die oben genannten Datenschutzgesetze ins Spiel, zum anderen das Arbeitsgesetz und branchenspezifische Tarife sowie individuelle Regelungen. Und in Zeiten von Corona haben natürlich auch Hygienevorschriften und Distanzregeln höchste Priorität.

Alle diese Vorgaben kann eine Software pro­blemlos berücksichtigen, seien es entkoppelte Einsatzpläne, Arbeitszeit- und Arbeitsruheregelungen, Höchstarbeitszeiten oder Pflegepersonaluntergrenzen im Gesundheitswesen. Eine digitale Verarbeitung, Speicherung und Archivierung personenbezogener Daten, im Falle von Workforce Management sind das Stamm- und Bewegungsdaten von Mitarbeitern, erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

Es sieht fast so aus, als ob Workforce ­Management gerade jetzt an Bedeutung gewinnt.

Wieser: Das ist richtig. Die Erfahrungen, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber jetzt sammeln, werden in Zukunft zu einer höheren Akzeptanz und Nutzung von mobilen Arbeitsplätzen und flexiblen Arbeitszeiten führen. Das stellt Unternehmen auch vor technische Herausforderungen. Eine „Post Corona“-Workforce-Management-Software wird Self-Services und mobile Apps mit einer Lernschwelle von nahezu null anbieten müssen.

Das kann beispielsweise über natürlichsprachliche User Interfaces erreicht werden. Eines steht fest: unsere Gesellschaft und die Art, wie wir miteinander leben und arbeiten, werden sich verändern. Und das müssen auch unsere Lösungen abbilden, wenn sie die neue Normalität unterstützen sollen.

Danke für das Gespräch.