Finanzplanung mit SAC

In der Praxis zeigt sich, dass Excel-basierte Planungen längst nicht mehr zeitgemäß und zudem aufwendig und fehleranfällig sind – was viel Zeit kostet und Ressourcen bindet. Vor allem in Krisenzeiten wie jetzt braucht es jedoch verlässliche, flexible und kurzfristige Planungen – wie sie SAP Analytics Cloud möglich macht.

Die SAP Analytics Cloud (SAC) kommt als Standardlösung und ist besonders für IT-affine Fachanwender zur Finanzplanung geeignet. Vor allem in Krisenzeiten lässt sich das Potenzial der SAC ausschöpfen, weil sie einfache und schnelle Planungen erlaubt – Fachanwender müssen nicht erst auf die umfassende Unterstützung der IT warten, sondern können selbst loslegen.

Freiheit in der Planung

Die SAC bietet zudem mehr Freiheiten in der Planung und eine hohe Zeitersparnis. Finanzplanungen sind dadurch kurzfristig möglich, zusätzlich liefern Controller nicht nur Zahlen, sondern haben auch genügend Kapazitäten, diese zu analysieren, sprich: Sie können hinterfragen, was zum Beispiel eine Inflation von acht Prozent bedeutet und wie sie sich auf die Kosten, das Personal und die Produktion auswirkt.

Damit der Einstieg in die Finanzplanung mit der SAC reibungslos gelingt, gilt es folgende Punkte zu beachten: nicht das alte Tool nachbauen, sondern neue Möglichkeiten nutzen. Entscheiden sich Unternehmen für die Finanzplanung mit der SAC, sollten sie sich auch ganz darauf einlassen und nicht etwa versuchen, die alte Excel-basierte Planung nachzubauen. Es gilt, für die neuen Funktionalitäten offen zu sein und diese zu nutzen. Der Umstieg auf das neue Tool sollte auch Anlass sein, die alten Planungsprozesse zu hinterfragen. Denn die bisher verwendete Lösung ist in der Regel historisch gewachsen und beinhaltet etliche Spezialfälle. Viele von diesen sind aber längst nicht mehr relevant. Mit dem Einstieg in die Finanzplanung mit der SAC sollten sich Unternehmen daher auf aktuelle Themen fokussieren. Viele der bisherigen Vorgehensweisen können mit der SAC optimiert werden, dadurch reduziert sich die Komplexität der gesamten Finanzplanung: Zum Beispiel müssen Dateien nicht zwischen den Abteilungen hin- und her- oder von der Niederlassung in die Zen-trale geschickt werden, weil sie ja in der Cloud liegen und dort für alle Zugriffsberechtigten einsehbar bzw. bearbeitbar sind. Neben Zugriffsrechten lassen sich auch Vorgaben zentral steuern – ein enormer Vorteil gegenüber den beliebigen und veränderbaren Excel-Formeln.

Früher wurden für Finanzplanungen Lastenhefte geschrieben, die manchmal eine dreistellige Anzahl an Anforderungen beinhaltet haben. Diese Zeiten sind jedoch vorbei, Unternehmen sollten sich bei ihren Finanzplanungen nicht mehr in kleinen Details verlieren, sondern sich auf die relevanten Kernbereiche fokussieren. Denn für erfolgreiche Planungsprojekte müssen genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Es bietet sich daher an, Themenblöcke zu erstellen und diese nach und nach abzuarbeiten: Das Controlling beginnt mit einer Gewinn-Verlust-Rechnung und setzt darauf eine Bilanzplanung auf, in der später Details zu Rückstellungen ergänzt werden können. So können schnell erste Berichte geliefert werden, auf deren Basis sich erste Planungen durchführen lassen. Die Finanzplanung in Themenblöcken geht in Richtung Agilität, die Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit verspricht. 

Wichtig für die inhaltliche Arbeit ist, dass die SAC keine speziellen Konsolidierungsfunktionen bereitstellt. Für verschiedene Ebenen des Unternehmens lassen sich Planungen erstellen: So können zum Beispiel auf der Ebene der Zentrale einfache Eliminierungen, wie eine Binnenumsatzeliminierung, verwendet werden. Dies erfordert allerdings den Einsatz spezieller Formeln.

Einen Teil der Finanzplanung können Fachanwender also mit der SAC erstellen; komplexere oder speziellere Sachverhalte aus dem Themenbereich der Konzernkonsolidierung können mit SAP Group Reporting abgedeckt werden. Im Gegenzug erleichtert die SAC aber vor allem IT-affinen Fachanwendern die Arbeit, weil sie ohne Unterstützung der IT-Abteilung selbstständig und in kurzer Zeit Berichte anfertigen können. Die SAC kann zwar keine Konsolidierungslösung ersetzen, dafür können Controller aber kurzfristig verlässliche Berichte für einzelne Gesellschaften oder auf Konzernebene liefern.

SAC only

Die Geschäftsführung sollte die SAC ihren Fachanwendern nicht einfach vorsetzen, sondern die Mitarbeiter frühzeitig an Bord holen. Das hat mehrere Vorteile: Die Anwender fühlen sich einbezogen und stehen dem Umstieg auf das neue Tool viel aufgeschlossener gegenüber. Das vermeidet ein „Excel-Schatten-Reporting“: Controller sollen ja fortan hauptsächlich die SAC nutzen und nicht im Hintergrund wie gehabt ihre Excel-Listen per Mail versenden. Zusätzlich können Führungskräfte deren Feedback einsammeln – Stichwort Agilität – und relevante Punkte, die der zentralen Konzernplanung nicht bewusst sind, umsetzen lassen. 

Mit einem gewissen IT-Aufwand sollten Unternehmen nach jedem Update rechnen, damit die Fachanwender das Tool wieder wie gewünscht nutzen. Über die Zeitfenster für die Updates informiert die SAP vorab, in der IT müssen dann Kapazitäten für etwaige Anpassungen freigehalten werden. Sind Unternehmen auf Updates vorbereitet, erwarten sie keine Überraschungen und die Anwender profitieren schnell von den Neuerungen der aufgespielten Updates.

Die SAP Analytics Cloud erleichtert vor allem IT-affinen Finanzplanern die Arbeit. Sie nimmt den Planungsprozessen die Komplexität und ermöglicht es den Anwendern, selbstständig und kurzfristig neue Planungsszenarien mit entsprechenden Berichten zu erstellen. Vor allem für Krisenzeiten, wie sie die Weltwirtschaft in den letzten Jahren erlebt, ist die Finanzplanung mit der SAC daher ideal.