Automatisierung: fehlerfrei und rechtssicher

Dazu gehört auch der Rechnungsversand. Vor fünf Jahren modernisierte das Unternehmen dann das bisherige Verfahren. Den elektronischen Rechnungsversand per EDI nutzte SEW-Eurodrive bereits seit längerem.

Das überholte, vom Verband Deutscher Automobilindustrie für den elektronischen Datenaustausch entwickelte VDA-Format für elektronische Rechnungen erwies sich jedoch als problematisch.

Zukünftig sollte daher der gesamte elektronische Datenaustausch per Edifact erfolgen.

Frank Bohnert, Gruppenleiter Business Processes Sales bei SEW-Eurodrive:

„Wir wollten zum einen die Bestandskunden, die noch das bisherige VDA-Format nutzten, auf Edifact umstellen. Damit hatten wir bereits gute Erfahrungen gemacht.

Und zum anderen wollten wir weiteren Kunden einen elektronischen Datenaustausch anbieten, um möglichst den kompletten Rechnungsversand einheitlich abwickeln zu können“

Ein weiteres Projektziel war die Auslagerung des Rechnungsversands an einen Dienstleister, der als Multiplikator fungieren sollte.

Hier stieß man durch Empfehlung eines Kunden auf Basware. Der Purchase-to-Pay-Spezialist verfügt über eine breite Nutzerbasis im Automobilbereich.

„Allein diese Tatsache sprach aus unserer Sicht bereits sehr stark für Basware. Trotzdem führten wir die bei uns übliche Marktsondierung und Produktevaluierung durch, ehe eine definitive Entscheidung fiel“,

erklärt Frank Bohnert.

Im Zuge dieses Auswahlprozesses setzte sich die E-Invoicing-Lösung des finnischen Anbieters durch. Diese erfasst auf Basis eines Druckertreibers kaufmännische Daten vollautomatisch, konvertiert diese, prüft sie auf ihre Plausibilität und übermittelt die Informationen in einer vorgegebenen Struktur an den Empfänger.

Die Umstellung auf die neue Vorgehensweise beim Rechnungsversand verlief problemlos – die Mitarbeiter hatten bereits praktische Erfahrung mit dem Edifact-Format.

Mit nur zwei bis drei Manntagen war der Übergang auf eine vollautomatisierte Rechnungsstellung geschafft.

Vom ERP-System in den Rechnungsbeleg

Seine Beschaffungsdaten verwaltet SEW-Eurodrive in SAP ERP, aus dem die Daten zur Konvertierung an den Business Integration Server des B2B-Integrationsspezialisten Seeburger gehen.

Von dort werden anschließend die aufbereiteten Daten im Edifact-Format automatisiert an Basware geleitet.

„Wir haben hier tatsächlich die maximale Prozessintegration und Automatisierung erreicht“

stellt Frank Bohnert fest.

„Direkter und automatisierter geht es nicht!“

Bei der bisherigen Vorgehensweise musste das Unternehmen den Versendungsprozess selbst administrieren. Heute dagegen tritt es nur noch als Sender an Basware als einzigen Partner auf.

Dieser kümmert sich um die anforderungsgerechte Versendung der elektronischen Rechnungen an die jeweiligen Empfänger.

Auch besondere Anforderungen wie die Umsetzung von Kundenwünschen bei der Rechnungsstellung – beispielsweise die Angabe zusätzlicher Referenzen für deren Kontierung – delegiert SEW-Eurodrive.

„Hier nutzen wir Basware auch als koordinierenden Dienstleister“

sagt Bohnert.

IT-technische Fehler werden dadurch eliminiert, der Betrieb stabil läuft, hin und wieder fällt durch unklare Bestelldaten eine inhaltliche Rückfrage bezüglich einer Rechnung an.

SEW-Eurodrive plant nun, den ursprünglichen Projektumfang auszweiten. Jede eingesparte Bearbeitung eines Papierbelegs bedeutet schließlich weniger Kosten – sowohl für die Kunden als auch für das Unternehmen.

Selbst wenn Kunden mit einem anderen Dienstleister zusammenarbeiten, ändert sich dank der Möglichkeit des Roamings für den Antriebs-Spezialisten nichts. Denn dadurch ist es möglich, die Rechnungsdaten weiterhin nur an einen einzigen Dienstleister zu senden, der dann die Verteilung an weitere Empfänger übernimmt.

Vorteil: Zertifizierung

Einen besonderen Mehrwert sieht SEW-Eurodrive auch in der Zertifizierung von Basware:

„Das garantiert uns Rechtssicherheit im Dschungel der Finanzgesetzgebung, ohne dass wir uns um die komplizierten Details kümmern müssen“

so Bohnert.

„Hier verfügt Basware über umfassende Expertise, die wir uns gelegentlich auch in Form von Beratungsleistungen zunutze machen.“

Die Zertifizierung fungiert dabei nicht nur als Referenz und Nachweis rechtssicher dokumentierter Prozesse für die Kunden, sondern auch als Argument, wenn es darum geht, neue Kunden für das elektronische Verfahren zu gewinnen.

Ausblick: Internationaler Rechnungsaustausch

Basware verteilt seit längerem die Rechnungen von SEW-Eurodrive in Finnland.

Somit ist durch der Weg für die Ausdehnung des E-Invoicing auf die Landesgesellschaften der SEW-Eurodrive vorbereitet.

Auch an einer Ausweitung des Services auf andere Dokumente ist das Unternehmen interessiert. Im Blickpunkt steht hier der Kundenbedarf.

Dabei sind neben der Rechnung auch Bestellungen und Auftragsbestätigungen wichtig.

„Eine durchgängige Prozessbetrachtung, wie wir sie mit dem Mehrwertportfolio DriveBenefits pflegen, ist ein schlagkräftiges Argument bei unseren Kunden“

erklärt Frank Bohnert.

„Schließlich richtet sich das Augenmerk mittlerweile nicht nur auf Produktionsprozesse, sondern auch auf den kaufmännischen Bereich. Denn hier können Unternehmen noch von deutlichen Effizienzsteigerungen profitieren.“

Überblick

Anforderungen:

• Durchgängige Prozesse für maximale Schnelligkeit und Präzision in der Rechnungsbearbeitung
• Auslagerung des Rechnungsversands an einen Dienstleister, der als Multiplikator für den kompletten Rechnungsversand fungiert
• Bestandskunden, die noch das bisherige VDA-Format nutzten, sollten auf EDIFACT umstellen.

Nutzen:

• Fehlerfreie, rechtssichere und zeitnahe Prozesse
• SEW-Eurodrive als Sender an einen einzigen Partner
• Basware kümmert sich um die anforderungsgerechte Versendung der elektronischen Rechnungen an die jeweiligen Empfänger
• Rechtssicherheit in der Finanzgesetzgebung: Zertifizierung fungiert als Referenz und Nachweis rechtssicher dokumentierter Prozesse.

System und Lösung:

• E-Invoicing: auf Basis eines Druckertreibers werden Daten vollautomatisch erfasst, konvertiert, geprüft und an den Empfänger übermittelt
• Beschaffungsdaten werden in SAP ERP verwaltet
• Konvertierung der Daten über den Business Integration Server des B2B-Integrationsspezialisten Seeburger.

SEW-Eurodrive erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2012 2,4 Milliarden Euro Umsatz und beschäftigt rund 14.000 Mitarbeitern in 15 Fertigungswerken und 75 Drive Technology Centern in 45 Ländern. Die Produktpalette reicht von Getriebemotoren, Getrieben und Motoren über elektronisch geregelte Antriebe bis zu mechanischen Verstellantrieben. Die Produkte erfüllen unterschiedliche Anforderungen, die von schnell, dynamisch und hochpräzise wie in der DVD-Produktion bis zu groß und kräftig, wie bei Containerterminals gefordert, reichen.