EU macht Ernst mit E-Invoicing

In den letzten Jahren hat sich zunehmend ein branchenübergreifender Trend hin zur Digitalisierung des traditionellen papiergebundenen Rechnungsverkehrs herauskristallisiert. Für Staatsregierungen bedeutet dies mehr Kontrolle über die Mehrwertsteuererhebung und für Unternehmen ist es eine Möglichkeit, ihre Buchhaltung sowohl effizienter als auch kostengünstiger zu gestalten.

Seit 18. April 2019 müssen nach Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU sämtliche Verwaltungskörperschaften von EU-Mitgliedstaaten in der Lage sein, zumindest im Fall von öffentlichen Aufträgen strukturierte E-Rechnungen von ihren Auftragnehmern zu empfangen.

In einigen Mitgliedstaaten ist der elektronische Rechnungsaustausch bereits Pflicht bei sämtlichen Transaktionen mit dem öffentlichen Sektor. So haben die Regierungen Belgiens, Spaniens und der Niederlande eigens zu diesem Zweck bereits die Einführung entsprechender E-Invoicing-Plattformen beschlossen.

Inspiriert von den Erfolgen und positiven Erfahrungen Lateinamerikas hat Italien zudem am 1. Januar 2019 als erstes EU-Mitglied eine E-Invoicing-Pflicht für B2B-Transaktionen eingeführt. Internationale Unternehmen befinden sich in einer besonders schwierigen Lage, denn sie müssen den verschiedenen Lösungen gerecht werden, die von den einzelnen Mitgliedstaaten zur Einhaltung der E-Invoicing- Richtlinie eingeführt wurden.

Bei der Etablierung entsprechender effizienter Geschäftsabläufe bedarf es einer dynamischen Anpassung an die landesspezifischen Anforderungen und Vorschriften in Bezug auf Dokumentenformate, digitale Signa­turen und den Einsatz bestimmter Kommunikationskanäle zum Austausch mit den Regierungsplattformen.

Die Anpassung der eigenen Lösungen an die lokalen Anforderungen und Rechtsvorschriften bezüglich der Ausstellung und Archivierung digitaler Rechnungen stellt eine Herausforderung dar. Das ergab die Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen: Status quo, Pain Points und Erfolgsfaktoren“, durchgeführt von Co­march und dem Fraunhofer-Institut.