ERP-Transformation ist nicht nur IT-Upgrade

Ziel ist es, optimierte Prozesse sowie mehr Transparenz und Agilität zu erreichen. Aufgrund der Komplexität dieser Systeme ist die digitale Transformation, beispielsweise auf SAP S/4HANA, allerdings selten trivial. Und dennoch wird die digitale Transformation zu oft als reines IT-Projekt behandelt, obwohl es neben dem Wechsel der technischen Plattform viel mehr auch um die Optimierung der Kernprozesse und deren Automatisierung geht. Daher sind erfolgreiche Transformationen zumeist solche, bei denen der Transformationsprozess durch die Fachbereiche, beispielsweise das Finance und Accounting (F&A), maßgeblich mitbestimmt wird. Denn nur die Finanzexperten haben die Fähigkeit, die Probleme und Chancen ihrer Abteilung zu identifizieren und durch bessere oder ganz neue Prozesse maßgeblich zu verbessern.

Die Rollen des CFO und des F&A bei der digitalen Transformation

Unternehmen und damit vornehmlich der CFO stehen vor vier Herausforderungen, um aus der digitalen Transformation ein erfolgreiches Projekt zu machen. Nicht selten ist die Enttäuschung groß und die Frage zwischen Kosten und Nutzen steht sperrig im Raum. An erster Stelle steht die Definition des sogenannten North Star. Wo soll die Reise hingehen? Dann kommt der verfügbare Zeitrahmen, der realistisch und gegebenenfalls mit ausreichend Puffer ausgestattet sein muss. Ein weiterer Aspekt ist die Budgetplanung, die nicht nur die Kosten der hausinternen Ressourcen und der neuen Plattform, sondern auch die von externen Spezialisten und zusätzlicher Software für die Automatisierung umfassen muss. Die dritte Herausforderung ist die Planung, welche die eigentliche Optimierung bestehender Prozesse einschließt. An vierter Stelle steht die Datenintegration, sprich die Überprüfung der Daten und ihre fehlerfreie Übertragung in die neuen Prozesse. Und zuletzt der wohl wichtigste Aspekt, das Change Management, um alle Beteiligten an Bord zu haben.

Für den CFO und die Finanzabteilung ist bei einer Transformation der Aspekt der höchstmöglichen Automatisierung von entscheidender Bedeutung. Manuelle Prozesse, wie der Datenabgleich von unterschiedlichen Tabellen aus diversen Quellen, müssen so weit wie möglich eliminiert werden. Denn genau diese traditionellen Prozesse hindern den CFO und sein Team daran, wichtige Aufgaben zu erfüllen. Durch die Automatisierung wird ein Großteil der Fehlerquellen beseitigt, die Geschwindigkeit wird gesteigert und die Transparenz und Agilität maßgeblich erhöht. Die Folge: Der CFO und sein Finanzteam haben die Zeit und Möglichkeit, das Management durch bessere, schnellere und valide Finanzanalysen und Szenarien mit Echtzeitdaten zu unterstützen.

Transformation: schrittweise oder in einem Rutsch

Besonders wichtig bei der Transformation eines ERP und insbesondere der Finanzfunktion ist die höchstmögliche Automatisierung der Standardprozesse. Das Financial Close Management, die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung und das Intercompany Financial Management von BlackLine beispielsweise ergänzt und erweitert ERP-Systeme um einen virtuellen Subledger, innerhalb dessen es manuelle Prozesse eliminiert, die normalerweise außerhalb des ERP-Systems in Tabellenkalkulationen durchgeführt werden.

Für die Prozessoptimierung und Abfolge der Transformation gibt es unterschiedliche Ansätze. Lösungen wie von BlackLine sind in der Lage, sowohl Altsysteme als auch das transformierte ERP, etwa in den von SAP S/4HANA vor- und nachgelagerten Prozessen, zu einem hohen Grad zu automatisieren. Eine Möglichkeit besteht darin, bereits in einem sehr frühen Stadium das Altsystem mit maximaler Automation zu optimieren. Das hat den Vorteil, die Transformationsteams massiv zu entlasten. Denn damit wird sichergestellt, dass die existierende Grundlage, bestmöglich für die Transformation vorbereitet ist wie zum Beispiel das Clearing von Open Items. Eine weitere Option ist die Prozessoptimierung und Automatisierung während der Transformation selbst. Die besten Resultate allerdings bietet die Kombination beider Ansätze.

Unabhängig von der Wahl des Ansatzes sorgt die digitale Transformation des ERP und der Finanzfunktion für eine weitreichende Wertschöpfung im Finance und Accounting. Durch die Integration, Orchestrierung und Automatisierung von End-to-End-Buchhaltungsprozessen werden schneller vollständige und genaue Ergebnisse erzielt. Lösungen wie von BlackLine können schnell und mit minimaler IT-Unterstützung in unterschiedlichen Stadien implementiert werden und erlauben den Unternehmen mehr Kontrolle, reduzieren die Risiken und sorgen dafür, den Nutzen einer umfassenden ERP-Umstellung bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt zu erzielen.