La transformación ERP no es sólo una actualización informática
El objetivo es conseguir procesos optimizados, así como más transparencia y agilidad. Sin embargo, debido a la complejidad de estos sistemas, la transformación digital, por ejemplo a SAP S/4HANA, rara vez es trivial. Y, sin embargo, la transformación digital se trata con demasiada frecuencia como un proyecto puramente informático, a pesar de que se trata mucho más de optimizar los procesos centrales y automatizarlos, además de cambiar la plataforma técnica. Por lo tanto, las transformaciones exitosas son en su mayoría aquellas en las que el proceso de transformación está codeterminado de forma significativa por los departamentos especializados, por ejemplo Finanzas y Contabilidad (F&A). Sólo los expertos en finanzas tienen la capacidad de identificar los problemas y las oportunidades de su departamento y de mejorarlos significativamente mediante procesos mejores o completamente nuevos.
Los papeles del CFO y F&A en la transformación digital
Las empresas, y por tanto principalmente el director financiero, se enfrentan a cuatro retos para convertir la transformación digital en un proyecto de éxito. No pocas veces, la decepción es grande y la cuestión entre costes y beneficios queda en el aire. Lo primero y más importante es la definición de la llamada Estrella Polar. ¿Hacia dónde debe dirigirse el viaje? Luego viene el plazo disponible, que debe ser realista y, si es necesario, con un margen suficiente. Otro aspecto es la planificación del presupuesto, que debe incluir no sólo los costes de los recursos internos y la nueva plataforma, sino también los de los especialistas externos y el software adicional para la automatización. El tercer reto es la planificación, que incluye la optimización real de los procesos existentes. En cuarto lugar está la integración de datos, es decir, comprobar los datos y transferirlos a los nuevos procesos sin errores. Y por último, probablemente el aspecto más importante, la gestión del cambio, para contar con todas las partes interesadas.
Para el director financiero y el departamento de finanzas, el aspecto del mayor nivel posible de automatización es crucial en una transformación. Los procesos manuales, como la conciliación de datos de diferentes tablas procedentes de diversas fuentes, deben eliminarse en la medida de lo posible. Porque son precisamente estos procesos tradicionales los que impiden al director financiero y a su equipo realizar tareas importantes. La automatización elimina gran parte de las fuentes de error, aumenta la velocidad y mejora significativamente la transparencia y la agilidad. El resultado: el director financiero y su equipo financiero tienen el tiempo y la oportunidad de apoyar a la dirección con análisis y escenarios financieros mejores, más rápidos y más válidos con datos en tiempo real.
Transformación: paso a paso o de una sola vez
Particularmente importante en la transformación de un ERP y especialmente de la función financiera es la mayor automatización posible de los procesos estándar. La gestión de cierres financieros, la automatización de cuentas por cobrar y la gestión financiera entre empresas de BlackLine, por ejemplo, complementa y amplía los sistemas ERP con un libro auxiliar virtual dentro del cual elimina los procesos manuales que normalmente se realizan fuera del sistema ERP en hojas de cálculo.
Existen diferentes enfoques para la optimización de los procesos y la secuenciación de la transformación. Soluciones como las de BlackLine son capaces de automatizar en alto grado tanto los sistemas heredados como el ERP transformado, por ejemplo en los procesos anteriores y posteriores a SAP S/4HANA. Una opción es optimizar el sistema heredado con la máxima automatización en una fase muy temprana. Esto tiene la ventaja de aliviar enormemente a los equipos de transformación. Esto garantiza que la base existente se prepare de la mejor manera posible para la transformación, como la compensación de partidas abiertas. Otra opción es la optimización y automatización de los procesos durante la propia transformación. Sin embargo, los mejores resultados se consiguen combinando ambos enfoques.
Independientemente del enfoque elegido, la transformación digital de la función ERP y financiera aporta un valor de gran alcance en las finanzas y la contabilidad. La integración, orquestación y automatización de los procesos contables de principio a fin ofrece resultados completos y precisos con mayor rapidez. Soluciones como las de BlackLine pueden implantarse rápidamente y con un soporte informático mínimo en diferentes etapas, lo que permite a las empresas un mayor control, reduce el riesgo y garantiza que los beneficios de una transformación integral del ERP se materialicen en una fase muy temprana.
