Erfolgsfaktor Ausmisten: So gelingt die S/4-Hana-Transformation

SAP-Bestandskunden müssen ihre Migration auf S/4 bis 2027 abschließen und viele haben bereits mit der Planung oder sogar mit der Durchführung der Transformation begonnen. Egal ob SAP, renommierte Beratungshäuser oder Analysten, alle empfehlen, den Umstellungsprozess mit einer Bereinigung der Daten zu beginnen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit großen, historisch gewachsenen Datenbanken und damit verbundenen Datenaltlasten. Nicht selten stellt sich jedoch bei diesem ersten Schritt des Projekts Ernüchterung ein – nämlich genau dann, wenn es darum geht, die existierenden Daten vor der Transformation zu bewerten, priorisieren und gegebenenfalls auszumisten. Zwar ist klar, dass die Datenbereinigung aus technischen und wirtschaftlichen Gründen sein muss. Aber wie? Die Lösung heißt Housekeeping.

Es existieren unterschiedliche Definitionen von Housekeeping. Wenn beispielsweise SAP von Housekeeping spricht, ist damit typischerweise eine Bereinigung der temporären SAP-Daten gemeint, die das System täglich produziert. Diese zu bereinigen ist eine sinnvolle Maßnahme, allerdings bestenfalls die halbe Miete. Denn im Grunde sollten alle Daten und Informationen unter die Lupe genommen werden, um dem neuen S/4-System nicht von Anfang an Altlasten aufzubürden. Außerdem existieren in den Altsystemen vielfach Daten, die aus Compliance-Gründen nicht umgezogen werden oder im schlimmsten Fall gar nicht existieren dürfen. Beim Housekeeping lohnt sich ein genauerer Blick auf die Bestände als nur die Bereinigung von Protokollen.

Wesentlich detaillierter als bei SAP gestaltet sich das Housekeeping bei Natuvion. Hier werden alle Daten in den Systemen planmäßig analysiert – nicht nur um den Datenbestand zu reduzieren, sondern auch um die Datenqualität zu optimieren. Das Ziel: die Identifizierung von Problemen bei der Datenqualität, die Bestimmung und Reduzierung des Datenvolumens und die Steigerung der Systemleistung. Bei diesem Housekeeping werden sechs strenge Kriterien an die Datenqualität gestellt: Vollständigkeit, Konsistenz, Richtigkeit, Verfügbarkeit, Eindeutigkeit und Gültigkeit.

Wie bei jedem Umzug hängt der Erfolg des Projekts von einer effektiven Planung im Vorfeld ab. Dabei gilt: Je größer das Projekt, desto genauer und detaillierter muss die Vorbereitung sein. Allerdings stellt der Umfang der Planungsphase viele Unternehmen vor Herausforderungen, insbesondere aus Ressourcensicht. Zudem fehlt es an Erfahrung, wodurch wichtigen Planungsschritten zu wenig Beachtung geschenkt wird. Das Resultat ist ernüchternd. In der Transformationsstudie 2023 des SAP-Partners Natuvion gaben in der DACH-Region 45 Prozent der Unternehmen an, dass sie ihre Transformationsziele nur zum Teil oder gar nicht erreicht haben. Bei dem knappen Zeitfenster und der Wichtigkeit von neuen Funktionen in S/4 Hana sind derartige Resultate keine Option.

Daher sollten Housekeeping-Projekte von Anfang an klar und zielorientiert strukturiert werden. Ein Planungs- und Scoping-Prozess umfasst die folgenden Schritte: Definieren des Ziels beziehungsweise der Ziele des Housekeeping-Projekts; Ermittlung, welche(s) System(e) eine Umstrukturierung benötig(t)en; Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten; Entscheidung, wie Qualitätskontrollen durchgeführt und welche(s) System(e) und Datenbanken sowie Zeit- und Personalressourcen dafür zur Verfügung stehen müssen; und naturgemäß Umsetzung des Projektplans. Selbst bei kleineren und erst recht bei größeren SAP-Infrastrukturen ist es für Unternehmen keine Option, die existierenden Datenbestände und -strukturen manuell zu analysieren. Weder die Ressourcen noch die Zeit stehen dafür zur Verfügung, weshalb spezielle Software zum Einsatz kommen muss. Natuvion beispielsweise hat mit Sophia eine eigene Lösung entwickelt.

Mit über 500 integrierten Analyseszenarien ermöglicht das Werkzeug eine ganzheitliche Prüfung und Analyse aller Systeme und Datenbestände. Es liefert die nötige Transparenz, um nach dem Housekeeping die eigentliche Transformation zu durchlaufen.

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