Entgegen dem Personalmangel

Mit Software und Outsourcing gegen leere Personalabteilungen

Insbesondere der Bereich Entgeltabrechnung hat ein Nachwuchsproblem. Es braucht neue Lösungen. Kaum jemand mag es noch hören: Fachkräftemangel und War for Talents. Und doch kommt niemand daran vorbei, beschreibt es doch die Realität in den Unternehmen recht zutreffend. Kreativität ist gefragt, um mögliche Kandidatinnen und Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen: Das reicht von außergewöhnlichen Stellenanzeigen über mehr Flexibilität bei Stellenanforderungen und das Fitmachen von Quereinsteigern bis hin zu gezielten und langfristigen Nachfolgeplanungen. Alles wichtige und durchaus erfolgreiche Stellhebel, um dem leer gefegten Bewerbermarkt ein Schnippchen zu schlagen.

Eine Berufsgruppe allerdings scheint „immun“ gegenüber jeglichen Bemühungen: die der Entgeltabrechnerinnen und -abrechner. Wie das kommt? Haben Sie zum Beispiel schon mal einen 24-jährigen Abrechner gesehen? Es scheint, als sei dieses Metier für die auf den Arbeitsmarkt strömenden Generationen Y und Z nicht attraktiv. Dabei ist das Personalwesen, oder „People und Culture“, wie es sich immer öfter nennt, um seine mitarbeiterorientierte Ausrichtung zu betonen, nicht per se „out“. Aber wenn, dann wird ein Einstieg eher in „hippen“ Bereichen angestrebt, wie etwa im Employer Branding, wo auch das Thema Social Media eine immer größere Rolle spielt. Oder als Recruiter oder Junior-Personalreferent.

Gern genommen sind auch weiche Themen, wie Personalentwicklung, ist man dort doch wirklich nah dran an den Menschen. Aber Entgeltabrechnung? Weder hipp noch weich. Noch dazu muss man in der Entgeltabrechnung richtig was wissen über Themen, die nicht jedermanns Sache sind, wie Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Eine entsprechende Einarbeitung ist umfangreich. Aber im richtigen Umfeld kann auch das der Traumjob für zahlenaffine Menschen sein.

Doch nicht nur unter jungen Leuten wird die Entgeltabrechnung misstrauisch beäugt. Auch gestandene Personaler wechseln nur selten später in die Entgeltabrechnung. Recruiter werden HR Business Partner. HR Business Partner werden Personalentwickler. Personalentwickler werden Culture Manager. Aber Abrechner? Fehlanzeige. Vielleicht liegt es daran, dass Abrechner in Unternehmen oftmals eine One-Man- beziehungsweise One-Woman-Show darstellen und viele doch lieber im Team arbeiten. Denn das bietet nicht nur Möglichkeiten für einen Fachaustausch, sondern auch eine geregelte Vertretung im Krankheits- oder Urlaubsfall. Unternehmen mit attraktivem Arbeitsumfeld und Miteinander, bei denen Entgeltabrechner keine Einzelkämpfer sind, finden jedenfalls durchaus Nachwuchs, wie uns Christian Pfeifer, Co-Geschäftsführer des Outsourcinganbieters Empleox, bestätigt. 

Was also tun, wenn sich Jung und Alt nicht so recht für die Entgeltabrechnung begeistern können? Man muss entweder dem Thema Attraktivität auf die Sprünge helfen oder einen Plan B aushecken. Personaler und Abrechner sind auch nur Menschen. Heißt: Auch sie möchten – zumindest einen Teil ihrer Arbeit – aus dem Homeoffice heraus erledigen können. Und natürlich möchten sie dafür eine möglichst intuitive Software nutzen. Während sich viele Abrechner in mittelständischen Unternehmen im SAP-HCM-Payroll-System tummeln, orientieren sich ihre Kollegen aus anderen HR-Funktionen mehr und mehr in Richtung Cloud und hier oft Richtung SAP SuccessFactors. 

Personalarbeit attraktiver machen

Hier sind alle strategischen Elemente des Personalmanagements, also Recruiting, Onboarding, digitale Gehaltsrunde und variable Vergütung, Zielvereinbarungen, Leistung und Feedback, Nachfolge, Entwicklung oder Weiterbildung, zu Hause. 

Über kurz oder lang werden auch „Kernprozesse“ wie die Abrechnung oder Zeitwirtschaft nativ in die SAP-SuccessFactors-Suite umziehen. Bei Zeitwirtschaft ist SAP schon relativ weit: Das noch recht neue Modul SAP SuccessFactors Time Management kann schon eine ganze Menge. Die Zeiten, in denen man „nur Abwesenheiten“ abbilden konnte, sind jedenfalls schon länger vorbei. Für die Abrechnung gibt es immerhin eine gute Zwischenlösung. Das Modul „Employee Central Payroll“ verbindet das Stammdatenmanagement von „Employee Central“ mit einer auf der bewährten SAP-HCM-Technik basierenden Entgeltabrechnung in der Cloud.

Es hat sich also schon einiges getan. Dass Entgeltabrechner in muffigen Büros voller Aktenordnern sitzen müssen, um ihre Arbeit zu machen, und dabei mit hochtechnischen Systemen arbeiten, die kaum intuitiv zu bedienen sind, ist auf jeden Fall nur ein Klischee. 

Womit man Personaler und Abrechner aber wirklich packen kann, ist eine Software, die das ganze Spektrum moderner Personalarbeit mit einer Oberfläche abdeckt. Wie das aussehen kann, hat vergangenes Jahr der HR-IT-Dienstleister Empleox mit seinem Paket One HXM gezeigt.

Ein Komplettpaket für HR

Hinter One HXM verbirgt sich eine Lösung auf SAP-Basis, die sogar technisch nicht vermeidbare Systembrüche für den Endanwender weitgehend unsichtbar macht. Also moderne Cloud-Module auch heute schon mit einer Abrechnung als integriertes Paket anbietet und beide Welten elegant miteinander verbindet. Das vermeidet individuelle, fehleranfällige Schnittstellen und manuelle Nacharbeiten. Kurz: Es setzt dem Flickenteppich aus unterschiedlichen HR-Systemen ein Ende. 

Hinter One HXM steht das Konzept einer hohen Standardisierung. Die enthaltenen Systeme kommen nicht „nackt“ daher, wie es Software normalerweise tut, sondern sind komplett vorkonfiguriert und bestens aufeinander abgestimmt. Komplexe tarifliche Themen wurden von den Experten von Empleox bereits vorgedacht, und die Lösung ist stets auf dem neuesten Stand der Technik und Gesetzgebung. Halt sofort einsatzbereit für die mittelständischen Zielkunden zwischen 300 und 3000 Mitarbeitenden. 

Dabei ist One HXM modular aufgebaut und individuell erweiterbar. Man MUSS also nicht gleich alles nehmen, und Unternehmen können schlank anfangen und dann beliebig erweitern. Ganz nach dem Motto „Alles kann, nichts muss“ kann die Basis anschließend nach den Bedürfnissen und im passenden Tempo vervollständigt werden: von den HR-Kernprozessen wie Personaladministration, Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung über Prozesse rund ums Talent Management bis hin zu Manager beziehungsweise Employee Self-Services. 

„Unternehmen, die eine Komplettsuite nutzen, profitieren in vielerlei Hinsicht: Sie haben nur eine Oberfläche, alle HR-Daten aus den unterschiedlichen Personalprozessen sind miteinander verzahnt, und störende Systembrüche gehören der Vergangenheit an“, weiß André Schulte, Senior Director Consulting bei Empleox. 

Plan B ist noch einfacher: die Abgabe bestimmter Prozesse, wie eben der Entgeltabrechnung inklusive aller Folgeaktivitäten, an spezialisierte Outsourcinganbieter. In diesem Fall entlastet eine externe Personalabteilung die Mitarbeitenden von administrativen HR-Aufgaben und verschafft ihnen Freiräume. Statt auf Stammdatenmanagement, Reportings und Auswertungen konzentrieren sich die eigenen Personaler dann vollständig auf die Themen, die sie ohnehin am liebsten machen. Das bedeutet auch, dass Unternehmen gewisse Kompetenzen intern nicht mehr vorhalten müssen. Zum Beispiel, wie die Abrechnung grundsätzlich funktioniert oder welche Neuerungen es im Bereich Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht gibt. Um das alles kümmert sich der Dienstleister.

„HR-Outsourcing lohnt sich aus meiner Sicht dann, wenn Unternehmen personelle Engpässe oder Abgänge haben und wenn sie Routineaufgaben effizienter gestalten möchten“, sagt Nikolai Hartmann, Co-Geschäftsführer von Empleox BPO, einer Tochtergesellschaft des One-HXM-Anbieters Empleox. Auch System- und Dienstleisterwechsel sowie Carve-outs sind Konstellationen, in denen HR-Outsourcing besonders sinnvoll ist. 

Arbeiten Unternehmen bereits mit SAP im Bereich Entgeltabrechnung, ist es unter Umständen sogar möglich, dass, wenn der eigene Abrechner ausfällt, erfahrene Dienstleister kurzfristig einspringen können. „Unternehmen haben durch Outsourcing also ein minimiertes Ausfallrisiko. Selbst bei starken Krankheitswellen, wie beispielsweise während der Pandemie, ist gesichert, dass alle Beschäftigten das passende Entgelt berechnet und ausgezahlt bekommen“, so Nikolai Hartmann. 

In anderen Szenarien, in denen ganze Unternehmensbereiche oder weitere HR-Themen ausgelagert werden, kann der Prozess bis zu einem Jahr dauern. Was im Zweifelsfall allerdings immer noch kürzer und aussichtsreicher ist als die Alternative: die Suche nach einer internen Fachkraft.