Digitale Transformation im Finanzwesen

Dies ändert sich nun, da Unternehmen die Vorteile aus einem Umstieg auf SAP S/4 HANA schöpfen, um sich auch in diesem wichtigen Bereich zukunftsfähig aufzustellen. Allerdings hat manch ein Unternehmen Lehrgeld mit einer weniger gut vorbereiteten Transformation bezahlt. Oft ist nicht der eigentliche Transformationsprozess der Grund für die Unzufriedenheit, sondern die Enttäuschung über den erhofften Grad der Automatisierung. Dies passiert häufig dann, wenn einer der beiden Leistungsträger nicht an Bord ist. Das muss nicht sein. Denn wer die Transformation und den erwünschten Automationsgrad im Finanzwesen solide plant und beispielsweise mit Lösungen wie BlackLine umsetzt, profitiert von deutlich reduzierten manuellen Prozessen und in Folge von einer wesentlich höheren Zufriedenheit der Finanzexperten. Allerdings müssen dafür klare Ziele gesteckt werden und die Finanz- und IT-Experten müssen Hand in Hand zusammenarbeiten.

Es ist an der Zeit

Fakt ist, dass das Vertrauen in die Finanzzahlen teilweise unzureichend ist, um
ein Unternehmen in Zeiten weltweiter wirtschaftlicher Veränderungen sicher in die Zukunft zu führen. Eine Studie, die BlackLine beim unabhängigen Marktforschungsinstitut Censuswide in Auftrag gegeben hat, belegt, dass über 30 Prozent der Finanzfachleute nach wie vor Zweifel an der Korrektheit der Finanzzahlen haben. Das ist einer der Gründe, weshalb in der Studie 22 Prozent der Befragten bestätigen, in Automatisierungslösungen zu investieren. Denn mit Automation wird das Fehlerrisiko gesenkt und die Transparenz über den Finanzstatus maßgeblich gesteigert. Und es gibt kaum einen passenderen Augenblick, als die weitreichende Automatisierung des Finanzwesens konsolidiert im Rahmen der digitalen Transformation durchzuführen. Durch das Eliminieren von manuellen Arbeiten, durch die maßgebliche Steigerung der Datenqualität und durch zuverlässige Analysen und Forecastings in Echtzeit entstehen wesentlich bessere Entscheidungsgrundlagen sowie neue Chancen für das Business – kombiniert mit gleichzeitiger Verbesserung der Governance.

IT- und Finanz-Abteilung transformieren Hand in Hand

In der Praxis zeigt sich, dass eine Transformation auf SAP S/4 HANA dann besonders gut funktioniert, wenn IT- und Finanzbereich am gleichen Strang ziehen. Es existiert einerseits der Lift- und Shift-Ansatz, der meist aus der IT getrieben wird, und die echte Transformation auf SAP S/4 HANA, die mehrheitlich aus der Finanzabteilung initiiert ist. Die Transformation benötigt den Impuls des CFOs und seiner Abteilung, um die Prozesse neu zu gestalten, neue Geschäftsfelder oder neuartige Geschäftsmodelle zu entwickeln. Dies gelingt allerdings nur mit Unterstützung des Chief Information Officers (CIOs) und dessen Team, das die Transformation aus IT-Governance- und Architekturgesichtspunkten betrachtet. Während Finanzleute genau wissen, wie sie ihre Prozesse verändern und verschlanken wollen, sind es die CIOs, welche die technische Machbarkeit verstehen und genau wissen, wie die Daten in das neue System transformiert werden. Der CIO ist auch derjenige, der beurteilen kann, welche vorbereitenden und begleitenden Tätigkeiten und Budgets erforderlich sind, um die Transformation in einem definierten Zeitrahmen zu realisieren. 

Grundlegende Aspekte einer Finanztransformation

Eine digitale Transformation ist eine komplexe Aufgabe, bei der sich die Verantwortlichen gelegentlich zu schnell mit zu vielen Details beschäftigen. Daher sollte den fünf wichtigsten Aspekten höchste Priorität eingeräumt werden:

Implementierung: Eine ERP-Transformation braucht Zeit und jeder Schritt erfordert kritisches Fachwissen und Kontrolle.

Datenintegration: Die Übertragung von Daten aus bestehenden Systemen ist lebenswichtig und birgt viel Raum für Fehler.

Planung: Unvorhergesehene Verzögerungen können zu erheblichen Engpässen führen und die Kosten schnell in die Höhe treiben.

Budget: Es ist nicht ungewöhnlich, dass ERP-Projekte die Budgets überschreiten, da unvorhergesehene Ausgaben entstehen.

Kapazitäten: Das Projekt benötigt erhebliche Kapazitäten sowohl auf IT- als auch auf Fachbereichsseite. Daher ist zu überlegen, wie die Teams bereits vor dem Umstieg entlastet werden können.

Je besser ein Transformationsprojekt durch eine effiziente Planung, Personalausstattung und potenzielle Vorabinvestitionen gesteuert wird, desto sicherer ist ein erfolgreiches Ergebnis.

Transformation nicht ohne Automation 

Das Upgrade, beispielsweise auf SAP S/4 HANA, sollte keinesfalls von einer Automationsinitiative, also der höchstmöglichen Eliminierung von manuellen Standardprozessen, getrennt erfolgen. Um die maximale Wertschöpfung aus der Transformation im Finanzwesen zu ziehen, ist es nicht sinnvoll, die alten Prozesse eins zu eins auf das neue System zu übertragen und einzelne Abläufe im Nachhinein zu automatisieren. Vielmehr ist es empfehlenswert, mit geeigneten Tools und Lösungen, beispielsweise BlackLine, die Prozesse bereits vor der eigentlichen Transformation neu zu gestalten und dann mit bereits hoher Automation auf das neue System zu transformieren. Beispielsweise das Financial Close Management, die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung und das Intercompany Financial Management von BlackLine optimieren ERP-Transformationen, indem sie manuelle Prozesse eliminieren, die normalerweise außerhalb des ERP-Systems in Tabellenkalkulationen durchgeführt werden.

Für die konsolidierte Transformation und Automation existieren unterschiedliche Ansätze. Eine Möglichkeit besteht darin, das Altsystem während der Vorbereitungsphase mit maximaler Automation zu optimieren, um die Transformationsteams massiv zu entlasten. Damit wird sichergestellt, dass die existierende Grundlage bestmöglich für die Transformation vorbereitet ist. Eine weitere Option ist die Prozessoptimierung und Automatisierung während der Transformation selbst. Ideal ist die Kombination beider Ansätze. Sie sorgt für eine weitreichende Wertschöpfung, insbesondere im Finance und Accounting. Denn durch die Integration, Orchestrierung und Automatisierung von End-to-End-Buchhaltungsprozessen werden schneller vollständige und genaue Ergebnisse erzielt. 

Der Erfolgsfaktor

Der vermutlich wichtigste gemeinsame Faktor aller Unternehmen, die erfolgreich digitale Transformationsinitiativen umgesetzt haben, ist ein gemeinsames Verständnis darüber, was sie mit der digitalen Transformation in der Finanzabteilung unter Einsatz neuester Technologie erreichen wollen, der viel zitierte North Star. CFOs und CIOs sollten daher klare und vor allem realistisch umsetzbare Ziele definieren, die beide Parteien eng in das Programm zur Umgestaltung der Finanzabteilung einbeziehen.