Dienstleistungseinkauf mit SAP und seine Grenzen

Ob Versorger, Industrieparks oder Finanzinstitute: In den meisten Branchen werden deutlich mehr Dienstleistungen als Materialien eingekauft.

Damit stehen auch die SAP-Anwenderunternehmen vor der schwierigen Aufgabe, vielschichtige Leistungsbündel bei geringer Markt- und Ausgabentransparenz sowie niedrigem Standardisierungsgrad abwickeln zu müssen.

Dies macht die operativen Einkaufsprozesse äußerst komplex und erfordert eine enge Integration zwischen Auftraggebern und Lieferanten: von der Erstellung der Leistungsverzeichnisse auf Basis der ERP-Leistungs- und -Materialstämme über die Angebotsaufforderung und -abgabe bis hin zur Bestellung und Leistungserfassung.

Verschärft werden diese Anforderungen dadurch, dass sich die Leistungserbringung bei vielen Projekten – zum Beispiel im Baubereich – über längere Zeiträume erstreckt.

Da die Lieferanten dann oft leistungsabhängig in monatlichen Abständen bezahlt werden, Stichwort: Teilaufmaße, müssen sie die aktuellen Fortschritte ihrer Tätigkeiten genau dokumentieren.

Anforderungen mit SAP nicht erfüllbar

Den hohen Integrationsanforderungen bei der Dienstleistungsbeschaffung kann der SAP-Standard allerdings nicht genügen. Damit sich die Zulieferer nahtlos mit dem ERP-System ihrer Kunden verbinden können, benötigen sie zusätzlich EDI-Software (Electronic Data Interchange).

EDI macht es möglich, elektronische Dokumente in einem Standardformat auszutauschen und damit eine durchgängige Digitalisierung umzusetzen.

Für größere Dienstleister ist der damit verbundene Aufwand durchaus tragbar, der Verbreitungsgrad elektronischer Transferverfahren entsprechend hoch. Anders sieht es hingegen bei kleineren Anbietern aus, die nur wenige Mitarbeiter beschäftigen.

Da diese Lieferanten in der Regel nicht über EDI verfügen, müssen bei der Dienstleistungsabwicklung sämtliche Einkaufsdokumente bestenfalls per E-Mail versandt und in den beteiligten Systemen manuell erfasst und bearbeitet werden. Dies verursacht großen Zeitaufwand und verschlechtert die Datenqualität, was wiederum zu höheren Fehlerquoten führt.

Fehlende Unterstützung nationaler Normen

Als weiteres Manko des SAP-Standards bei der Zusammenarbeit mit Bau- und Dienstleistern höre ich aus den Reihen der SAP-Anwenderunternehmen immer wieder die Klage, dass nationale Standards nicht unterstützt werden.

In Deutschland ist davon vor allem das GAEB-Format (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) betroffen, das den Austausch von Bauinformationen vereinheitlicht.

Webbasierte Kollaborationsplattformen

Einen Ausweg bieten webbasierte Kollaborationsplattformen, die für eine durchgängige Digitalisierung der Beschaffungsprozesse sorgen. Der Aufwand für die Lieferanten ist dabei denkbar gering: Sie müssen sich lediglich auf diesen Plattformen registrieren, um mit ihren Auftraggebern automatisch kommunizieren zu können.

Darüber hinaus sorgt die Integration von GAEB-Schnittstellen dafür, dass die an den Bauprojekten beteiligten Anwendungen die übermittelten Daten korrekt übernehmen und verarbeiten können.

Kurzum: Kollaborationsplattformen senken den Zeit- und Kostenaufwand, steigern die Transparenz und helfen den Auftraggebern, Compliance-Vorschriften einzuhalten, zum Beispiel weil die erbrachten Lieferantenleistungen in jeder Projektphase kontrollierbar sind.

Webbasierte Kollaborationsplatt­formen werden als Add-on in die SAP-­Systemumgebung der Auftraggeber eingebunden. Ein Beispiel dafür ist die Bits Supplier Collaboration Suite (SCS), die die Digitalisierung sämtlicher operativer Einkaufsprozesse unterstützt.

Da die Einkäufer direkt auf die ERP-Leistungs- und -Materialstämme zugreifen, müssen keine sensiblen Einkaufsdaten in der Cloud repliziert und damit verbundene Datenschutzanforderungen berücksichtigt werden.

Durch ihre einfachen und intuitiven Benutzeroberflächen genießt die 2Bits Supplier Collaboration Suite bei Anwendern eine hohe Akzeptanz und bietet Zugang zu den neuen digitalen Technologien. So können die Lieferanten mobile Endgeräte zur Leistungserfassung direkt vor Ort einsetzen und damit ihre Leistungsfortschritte automatisch dokumentieren.

Werden zusätzlich GPS-Koordinaten genutzt, lässt sich anhand von Serialnummern belegen, welche Materialien in einem Projekt an welchem Ort und zu welcher Zeit verbaut wurden: Mögliche Reklamationen profitieren davon.