Die Digitalen fressen die Analogen
Central Finance basiert auf der SAP-S/4-Hana-Technologie und ermöglicht ein zentralisiertes Finanzsystem, in das Daten von SAP- und Non-SAP-ERP-Systemen mit unterschiedlichen Datenstrukturen harmonisiert überführt werden können.
Die unterschiedlichen Datenstrukturen aus Finanzwesen und Controlling, wie zum Beispiel Sachkonten, Profit Center oder Kostenträger, können im Central Finance durch die Nutzung von Zuordnungsregeln auf eine zentrale, den aktuellen Führungs-, Steuerungs- und Governance-Anforderungen entsprechende Struktur gemappt werden.
Die Duplizierung und Übertragung der Quelldaten aus den heterogenen Ursprungssystemen in das SAP-Central-Finance-System erfolgt dabei in Echtzeit, ohne in die operativen Systeme einzugreifen.
Diese bisherigen IT- und SAP-Systeme bzw. -Systemlandschaften können somit unverändert bestehen bleiben und werden lediglich an das neue SAP-Central-Finance-System angebunden.
Dorthin werden die bereits erfassten relevanten Finanzbelege weitergereicht und im SAP Central Finance unter neuen Belegnummern gebucht, wobei diese mit den ursprünglichen Belegnummern der Quellsysteme referenziert werden.
Aufgrund von hochkomplexen und über die Jahre heterogen gewachsenen oder zugekauften IT-Landschaften ist es für die Finanzbereiche der Unternehmen zunehmend aufwändig, zeitnah Berichte und Analysen aus den verschiedenen IT- und ERP-Systemen für das Management bereitzustellen.
Die hohe Prozessdynamik digitaler Geschäftsmodelle wird diese Herausforderung noch weiter verschärfen. „Die Schnellen fressen die Langsamen“ ist wahrer denn je. Aktualisiert sollte es heißen: „Die Digitalen fressen die Analogen.“
Kunden, egal ob Unternehmen oder Personen, können heutzutage auf eine Infrastruktur zurückgreifen, die es ermöglicht, global zu jeder Zeit und von jedem Ort aus, Geschäfte abzuwickeln.
Für die Auskunfts- und Entscheidungsfähigkeit von Unternehmen stellt dies eine besondere Herausforderung dar. Damit die erforderlichen schnellen Entscheidungen auch gute Entscheidungen werden, braucht es verlässliche Informationen, die in Echtzeit zugänglich sind.
Den CFOs der Unternehmen ermöglicht SAP mit SAP Central Finance den Single Point of Truth:
- Harmonisierte Finanzdaten inkl. Einsicht in Positionsdetails und Ursprungsbelege der Quellsysteme
- Realtime-Replizierung und -Reporting auf Gruppenebene
- Verschlankte und beschleunigte Abschlussprozesse
- Harmonisierte Daten für eine integrierte Planung
- Erweiterung wertschöpfender Funktionen, beispielsweise der Ausbau der Konsolidierungsmöglichkeiten (Central Consolidation)
Vereinfachte Einführung von Shared Services
SAP-Kunden, die mit komplexen und heterogenen Systemlandschaften arbeiten müssen, haben durch die Einführung von SAP Central Finance die Möglichkeit, mit überschaubarem Aufwand eine völlig neue Transparenz im Finanzbereich zu erhalten.
In diesem zentralen Finanzsystem können die neuesten S/4-Hana-Innovationen für die Berichterstattung genutzt werden, einschließlich der Flexibilität und Geschwindigkeit, die das Universal Journal und Hana bieten.
Ein weiterer evolutionärer Schritt besteht darin, die zentralisierten Daten aus dem Central-Finance-System für operative Prozesse in Shared-Service-Organisationen zu verwenden.
Kreditoren und Debitoren werden häufig in diese Service-Organisationen zusammengefasst, in denen Finanzdienstleistungen für mehrere Geschäftseinheiten erbracht werden.
Die Finanzabteilung kann sowohl in ihren Financial-Shared-Service-Centern als auch in ihren Prozessen in den Landesgesellschaften global einheitlich agieren. SAP Central Finance ist die solitäre Datengrundlage zur Abwicklung operativer Prozesse und verbessert die globale Skalierbarkeit dieser Prozesse sowie die Governance.
Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit der Aktualisierung von Stammdaten oder Transaktionen in mehreren ERP-Systemen befassen, sondern können sich auf ein einzelnes System konzentrieren.
Dadurch wird eine Verbesserung von Arbeitsqualität und -effizienz erreicht – dies insbesondere dann, wenn neben SAP Central Finance auch die SAP-MasterData-Governance-Komponente (MDG) eingesetzt wird.
MDG bewirkt, dass Stammdaten professionell und global einheitlich verwaltet und auf die angeschlossenen SAP- und Non-SAP-Systeme verteilt werden können.
Der gesamte Finanzbereich profitiert von der Prozessvereinfachung der Shared Services, da Transaktionen und Analysen zusammengeführt werden. Reports, Planung und prädiktive Funktionen werden rollenbasiert bereitgestellt und sind im Kontext der Daten des aktuell bearbeiteten Geschäftsprozesses direkt verfügbar (Abbildung). Dies ermöglicht eine datenbasierte Entscheidung mit der richtigen Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
M&A: Transparenz vor der Integration
M&A-Aktivitäten ermöglichen Unternehmen, schneller zu wachsen, bringen aber auch komplexe Herausforderungen mit sich. Die Integration der IT eines gekauften Unternehmens in die Systemlandschaft des Käufers und der Erhalt der Datenintegrität, zählen dabei zu den großen Herausforderungen eines M&A-Deals.
Das gewohnte konsolidierte Reporting und die zentrale Prozessdurchführung müssen plötzlich dezentrale und heterogene Datenquellen verarbeiten, was einen erheblichen Mehraufwand für die Bereitstellung von Führungskennzahlen bedeutet.
Im Rahmen von M&A-Transaktionen bietet SAP Central Finance einen effizienten Weg, akquirierte Unternehmen mit SAP- und Non-SAP-Landschaften an die zentrale Prozessausführung und die konsolidierte Berichterstellung vereinfacht anzubinden.
Akquisitionen müssen nicht länger dazu führen, ein dezentralisiertes Netzwerk von Quellsystemen zu unterstützen und aufrechtzuerhalten. Dies eröffnet die Möglichkeit, auch bei hoher Akquisitionsaktivität die Transparenz für die zugewonnenen Unternehmen zu einem sehr frühen Zeitpunkt wieder sicherzustellen.
Chance für die eine Wahrheit
Heterogene Stammdaten sind für durchgängige und effiziente Prozesse wie eine fest angezogene Handbremse. Die erforderliche Stammdatenharmonisierung ist allerdings eine hochkomplexe Herausforderung.
Mit der Einführung von SAP Central Finance wird Organisationen eine vereinfachte Möglichkeit zur Harmonisierung und Verbesserung der Datenqualität geboten (SAP Master Data Governance).
Im Gegensatz zu Buchungsvorgängen in dezentralen SAP-Systemen bietet SAP Central Finance den wesentlichen Vorteil eines Stammdaten-Mappings im zentralen System bereits vor den Buchungen.
Dadurch werden die verschiedenen Stammdaten der verschiedenen Quellsysteme im laufenden Betrieb für die Verwendung im Central Finance harmonisiert („Single point of truth“).
Für Stammdaten wie Debitoren und Kreditoren, Hauptbuchkonten, Kostenstellen oder Profit Center werden Zuordnungsregeln auf zentrale Stammdaten definiert, sodass eine harmonisierte Finanzberichterstattung über die gesamte Gruppe hinweg erreicht wird.
S/4-Grundstein
Eine Einführung von S/4 Hana ist ein sehr aufwändiges IT- und ein nicht zu unterschätzendes Change-Projekt. Dies birgt die Gefahr, dass Organisationen für längere Zeit nicht zur Ruhe kommen und sich nicht auf das eigentliche Business konzentrieren können.
Das muss nicht so sein. Ein alternatives Vorgehensmodell, mit dem in einem überschaubaren Projekt wesentliche Vorzüge von S/4 vorweg realisierbar sind, ist die vorangestellte Einführung von SAP Central Finance.
SAP Central Finance kann als initialer Einstieg für eine schrittweise Einführung von S/4 Hana genutzt werden. Bei äußerst heterogenen Systemlandschaften bietet es sich an, statt einer aufwändigen Migration der Daten auf S/4 Hana die bestehenden Systeme über SAP Central Finance zu konsolidieren, um anschließend den kompletten Übergang auf S/4 Hana vorzunehmen.
Dies verschafft Zeit, erst alle Finanz- und Controlling-Prozesse zu harmonisieren, integrieren und auf Integrität zu überprüfen, um so eine detaillierte Roadmap zu entwickeln und die Komplexität der S/4-Umstellung zu reduzieren.
Die Central-Finance-Einführung kann daher als Lightversion eines S/4-Einführungsprojekts betrachtet werden Stammdaten aller Module können zuvor durch einen Master-Data-Governance-Prozess vereinheitlicht werden, sodass sich nur noch eine Datengrundlage ergibt.
Alle betroffenen ERP-Systeme laufen trotz der Konsolidierung in Central Finance unterbrechungsfrei und mit Echtzeit-Integration auf das Central Finance weiter.
Fazit: Mehr Durchblick
Die Einführung von SAP Central Finance eröffnet eine neue Qualität von Transparenz in komplexen Unternehmensstrukturen wie Echtzeit-Replizierung und Reporting auf Gruppenebene, beschleunigte Integration von SAP- und Non-SAP-Systemen, beispielsweise nach Umstrukturierungen oder M&A-Transaktionen, Single point of truth der Daten und eine vereinfachte Einführung von Shared-Service-Einheiten.
Mit der Einführung von SAP Central Finance wird zudem auch ein Großteil der Vorteile von S/4 erschlossen. Die vollständige Einführung von S/4 Hana kann jetzt entlang der neuen Releases mit den stetig erweiterten Funktionalitäten geplant werden.
