Der Weg zum S/4-Masterplan

S/4HANA erschließt den Unternehmen neue Technologien und Konzepte, wie z. B. simplifizierte Datenmodelle, cloudbasierte Apps, künstliche Intelligenz, In-Memory-Echtzeit-Analysen und vieles mehr. Diese sollen den Geschäftserfolg in einer rapide zunehmenden digitalen Zukunft sichern. Der Weg in die schöne neue Welt kann aber auch ein steiniger sein, denn es gibt einige Punkte zu beachten, damit das Projekt auch zum gewünschten Erfolg wird. Ein Masterplan und dessen Evaluierung sind dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

S/4-Umstieg – Planung ist das A und O

Es ist offensichtlich, dass der Umstieg auf S/4 ein komplexes Projekt ist, vergleichbar mit dem Bau eines Hauses. Man würde nicht im Traum daran denken, ein solches Unterfangen ohne Plan zu beginnen. In der IT kann dies schon mal anders aussehen, da hier die Aufwände für einen (Fehl-)Start, überspitzt ausgedrückt, nur die Downloadzeit der aktuellen Software­version benötigen. Auch SAP selbst weist deshalb ausdrücklich darauf hin, dass ein Evaluierungsprojekt erforderlich ist, bevor der eigentliche Umstieg erfolgt.

Analog zum Hausbau können erforderliche Anpassungen, die erst während der Projektumsetzung erkannt werden oder schlichtweg vergessen wurden, zu erheblichen Mehrkosten und Laufzeitverlängerungen führen. Im schlimmsten Fall können bestimmte Korrekturen nachträglich nicht mehr erfolgen und so bleiben Chancen des Umstiegs ungenutzt.

Fragestellungen für Ihren Masterplan

Neben sicher bekannten Punkten, wie der Kompatibilität von Coding (Custom Code Migration), Implementierung der CVI (Customer-Vendor-Integration) oder der Notwendigkeit, auf Unicode umgestellt zu haben, helfen Ihnen folgende Fragestel­lungen:

• Welcher der zu Verfügung stehenden Migrationsansätze ist für Ihr System optimal und machbar?
• Wie kann ich meine Ziel-Systemgröße optimal gestalten, sowohl im Bereich des Produktivsystems als auch in den nicht produktiven Systemen?
• Welche Applikationen belasse ich im ERP, welche lagere ich aus (z. B. HCM, EWM)?
• Wie baue ich eine Systemlandschaft auf, die gleichzeitig größere Änderungen (S/4-Version-Upgrade) erlaubt und trotzdem in Notfällen korrekturfähig ist?
• Wie schütze ich sensible Daten in Testsystemen vor unbefugtem Zugriff?

Kritischer Erfolgsfaktor: Evaluierung

Eine vorgelagerte Evaluierung ist, nachdem der Plan erstellt ist, der nächste Schritt zum Projekterfolg. Ein aussagekräftiger Test kann aber nur mit dem eigenen System­stand erfolgen. Die Stolpersteine einer S/4HANA Conversion liegen gerade in kundenspezifischen Entwicklungen, Modifikationen des SAP-Standards, ggf. vorhandenen Datenqualitätsproblemen oder genutzten Add-ons begründet. Die SAP kann in Ihren S/4-Migrations-Routinen eben nicht jede besondere Konstellation vorhersehen und berücksichtigen. Darum ist es wichtig, mit einem Abbild des eigenen Systems zu testen, um genau diese Stolpersteine zu identifizieren.

Kosten der Evaluierung unter Kontrolle halten

Das Evaluierungsprojekt kann viele wichtige Erkenntnisse für die Überprüfung und den Feinschliff der eigenen Planung bringen, aber es kann mit erheblichen Kosten verbunden sein. Sie können diese Kosten unter Kontrolle halten, indem Sie die Kostentreiber kennen und diese in Ihrem Masterplan berücksichtigen.

Ein wichtiger Faktor sind dabei die Kosten für S/4HANA-­kompatible Infrastruktur, denn es wird speziell zertifizierte Hardware benötigt. Durch die In-Memory-Technologie, bei der die Datenhaltung der HANA DB im Arbeitsspeicher erfolgt, benötigen diese Systeme den annähernd identischen Arbeits- wie auch Plattenspeicher. Dies ist der Kostenpunkt, den es zu kontrollieren gilt.

Wer es z. B. schafft, seine Datenbank von 3 Tera­byte auf 500 GB zu reduzieren, der spart Hardwarekosten in einer Größenordnung von 75 bis 80 Prozent. Aber wie kann dies erreicht werden? Ein Bestandteil dessen ist die sorgfältige Analyse des eigenen Datenbestands, um Verkleinerungspotenziale zu identifizieren.

Es überrascht oft, welche Datenmengen an Änderungsbelegen, alten IDOCS, aber auch Applikationsdaten von ganzen Buchungskreisen, die schon längst nicht mehr in Nutzung sind, unnötig vorgehalten werden. Neben der Größe und damit verbundenen Kosten ist die Bedeutung dieser Daten aus Datenschutzperspektive (DSGVO) ein Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Hier können ebenfalls Synergien im Kontext des S/4-Umstiegs erzielt werden, wenn im Zuge des Projektes sensible Altdaten bereinigt werden.

Um dieses zu bewältigen, ist die Verwendung von leistungsfähigen Testdaten-Tools notwendig. Gegenüber einer Standard-System- oder Mandantenkopie können z. B. durch Zeitschnitte oder Buchungskreisfilter die Datenbankgröße der Alt- und Testsysteme erheblich reduziert oder sensible Datenbestände maskiert werden. Wichtig ist hierbei jedoch, dass die verkleinerten Systeme und maskierten Daten immer noch konsistent sind (Belegketten vollständig und z. B. maskierte Bankdaten stimmig). Ein solches Toolset ist beispielsweise die Data Sync Manager Suite von EPI-USE Labs.

Dieses Vorgehen führt zur Erkenntnis, welche tatsächliche Systemgröße beim Umstieg auf S/4 zu erwarten ist. Entsprechend ist es von Vorteil, die neue S/4-Hardware erst zu beschaffen, wenn die konkrete Zielgröße feststeht. Ein cloudbasiertes Sandbox-System ist hier von Vorteil, da schnell verfügbar und flexibel. Wichtig: Es müssen aber Ihre Daten und Kundespezifika für einen aussagekräftigen Test enthalten sein. Eine Model Company Sandbox erfüllt dieses Kriterium nicht, sondern ist eher geeignet, um sich mit den neuen S/4-Referenzgeschäftsprozessen vertraut zu machen.

Synergien der Evaluierung für S/4-Projekt und -Betrieb

Der Aufwand, der nun in das Evaluierungsprojekt und ggf. in die Implementierung eines Toolset fließt, ist keinesfalls nur für selbiges anzusehen. Das Vorgehen kann genauso im später folgenden Konvertierungsprojekt und im Betrieb der Systemlandschaft angewandt werden und schafft dort ebenfalls Vorteile.

Ein reibungslos laufender und kosteneffektiver Aufbau von Testsystemen ist offensichtlich ein wesentlicher Vorteil für eine erfolgreiche S/4 Conversion. Je farbenfroher der gewählte Ansatz ist (egal ob Grün, Blau, Braun oder doch eine andere Farbe), desto wahrscheinlicher ist die Anwendung eines iterativen Vorgehens hin zur Produktivmigration. Jede Iteration bedingt dabei einen Neu­aufbau der Testlandschaft als Vorbereitung des nächsten Testzyklus.

Für den späteren Betrieb ist es ebenfalls von immensem Vorteil, wenn Sie Ihre Test- und Sandboxsysteme – durch eine Größenreduktion auf kleiner skalierten S/4-Instanzen – betreiben können, ohne dabei Kompromisse in der Testdatenqualität einzugehen. Auch die Maskierung von sensiblen Daten ist längst gesetzlich vorgeschrieben und nicht optional.

Eine sorgsame Planung unter Zuhilfenahme effektiver Tools ist der Schlüssel zum Erfolg sowohl bei der S/4HANA Conversion als auch beim Hausbau. Einen allgemeingültiger Masterplan, der alle individuellen Bedürfnisse abdeckt, gibt es nicht. Dafür sind die Industrien und Branchen der SAP-Anwenderunternehmen zu vielfältig und spezifisch. Die genannten Evaluierungspunkte sind universell anwendbar, somit führt Sie der Masterplan zu Ihrem Projekterfolg.