Datenstrukturen mit SAP-Optimierung

Wer das Thema Stammdatenmanagement nur stiefmütterlich behandelt, droht mit der digitalen Transformation zu scheitern. Die Maschinenfabrik Berthold Hermle hat rechtzeitig erkannt, wie wichtig ein strukturiertes Stammdatenmanagement ist. Durch die Einführung einer spezialisierten Software hat das Unternehmen seine Qualität in den Kunden- und Lieferantenstammdaten deutlich erhöht und kann nun weitere digitale Projekte anstoßen.

Standardisierte Prozesse, zentrale Zuständigkeiten, beschränkte Rechte und die Synchronisierung verschiedener Eingangskanäle fehlten in Bezug auf Stammdaten über Jahre hinweg bei der Hermle AG, die weltweit zu den führenden Herstellern von Bearbeitungszentren und Automationslösungen zählt. Gerade bei der Größe der Maschinenfabrik – Hermle beschäftigt 1400 Mitarbeitende – entstand so ein chaotischer Stamm an Kundendaten. „Das ist uns im Zuge der Digitalisierung auf die Füße gefallen“, erinnert sich Julian Hermle, Projekt- und Prozessmanager Digitalisierung Vertrieb bei Hermle.

Mängel bei Datenqualität

Anfang 2021 legte Hermle eine Serienbriefaktion an und stellte in diesem Zuge fest, dass die Qualität der Kundenstammdaten deutliches Verbesserungspotenzial hat. „Wir haben bis heute sehr viele Rückläufer“, so Hermle. Das Projekt „Kundenportal“, das in etwa zur selben Zeit auf den Weg gebracht werden sollte, rückte damit erst mal in die Ferne. Hermle berichtet: „Uns war klar, dass wir erst mal Ordnung ins Stammdaten-Chaos bringen mussten, bevor wir neue Projekte starten, für deren Prozesse korrekte Stammdaten die Grundlage bilden.“ Die Maschinenfabrik stellte sich deshalb der großen Herausforderung, eine Ist-Analyse zu erstellen. Es galt, ein Projektteam zusammenzustellen, die Prozesse zu definieren sowie die Know-how-Träger und Verantwortlichen ausfindig zu machen. Als das Bild des Ist-Zustands gezeichnet war, ging es daran, die Soll-Prozesse für die Anlage und Änderung von Kunden- und Lieferantenstammdaten zu bestimmen. Herausgekommen ist dabei ein konkreter Anforderungskatalog, mit dem sich Hermle auf die Suche nach der passenden Softwarelösung begab. Mit einer klassischen Marktanalyse machten der Projekt- und Prozessmanager und sein Team zwar einige Anbieter ausfindig, „aber es gab nicht so viele, die einen guten Eindruck hinterließen“. SAP-Partner FIS hat zum einen bei der Analyse positiv herausgestochen und war dem Unternehmen zum anderen bereits aus Projekten in anderen Geschäftsbereichen bekannt. Aufgrund der guten Erfahrungen und auch, weil die Softwarelösung FIS/mpm – eine SAP-Optimierung für das Stammdatenmanagement – am meisten überzeugt habe, fiel die Wahl auf FIS als Partner für das Stammdatenprojekt.

Per Kick-off im Oktober 2022 begann das gemeinsame Projekt, bereits im Dezember startete FIS mit der Realisierung. „Die Hermle AG hat sehr gute konzeptionelle Vorarbeit geleistet, deshalb konnten wir schnell in die Umsetzung und Implementierung unserer Software übergehen“, lobt Sandro Pfister, Consultant Enterprise Information Management bei FIS. Auch die gute Zusammenarbeit beider Unternehmen trug ihren Teil zur schnellen Umsetzung bei. „Das hat fachlich und menschlich immer gut gepasst“, sind sich Hermle und Pfister einig.

Zu Beginn des Jahres 2023 war Pfister für Anwender- und Customizing-Schulungen vor Ort, Anfang April gingen die neuen Geschäftsprozesse bereits live. Seitdem sind die Abläufe beim Anlegen und Ändern von Kunden- und Lieferantenstammdaten klar festgelegt und Hermle verfügt über standardisierte Datensätze in definierter, hoher Qualität. Synchronisierungsschwierigkeiten aufgrund verschiedener Eingangskanäle sind passé – bislang konnten Stammdaten nämlich sowohl im ERP- als auch im CRM-System angelegt und bearbeitet werden. Nun werden die Stammdaten in der zentralen Oberfläche der neuen Software zusammengeführt und erst nach erfolgreicher Validierung und dem Durchlaufen von Prüfroutinen an das Produktivsystem übergeben.

„Die Anlage neuer Kunden und Lieferanten ist klar, und jeder zuständige Mitarbeitende kann das wieder selbst bearbeiten“, beschreibt Hermle. Denn zuvor war die Nutzung der Transaktion „BP“ (Business Partner) im SAP ERP verpflichtend. Um damit Stammdatensätze anzulegen, brauchte es allerdings ein gewisses Fachwissen. Die SAP-Optimierung von FIS umgeht das komplexe Vorgehen und macht die Stammdatenpflege für die Anwender aufgrund intuitiver Bedienbarkeit, übersichtlicher Oberflächen und rollenbasierter Ansichten deutlich einfacher. Zeitgleich sind auch die Rechte für die Bearbeitung nicht mehr freiläufig – sprich: Nicht mehr jeder Anwender kann alles machen. Genau an diesem Punkt lagen die Stolpersteine des Stammdatenprojekts. „Im Nachgang kam heraus, wer bislang welche Datensätze in welchem Umfang bearbeitet hat“, erklärt Hermle. Da das nun nicht mehr möglich ist – und vom Unternehmen auch nicht mehr erwünscht –, war ein gewisses Changemanagement vonnöten. So berichtet Hermle: „Wir sind in den Dialog mit allen Beteiligten gegangen, haben ihnen die Hintergründe für die neuen Prozesse erklärt und sie so für die Sache gewonnen.“