Datenqualität: Das Fundament von Finance

Eine einzige nicht korrekte offene Position, ein fehlender AfA-Wert oder ein falsch zugeordnetes Sachkonto können bei der Transformation nach S/4 Hana die Eröffnungsbilanz erheblich verfälschen. Terminverschiebungen, Nachfragen durch den Wirtschaftsprüfer und interne Eskalationen sind die Folge. Genau an dieser Stelle setzt das SAP Data Migration Cockpit an: Es handelt sich hierbei um ein von SAP bereitgestelltes Standard-­Werkzeug, das Stamm- und Bewegungsdaten technisch validiert in das neue S/4-­Hana-System migriert.

Seit Release 1709 ist es systemseitig integriert, sowohl in der Cloud- als auch in der On-premises-Variante, und umfasst aktuell über 150 vordefinierte Migrationsobjekte beim Direct-­Transfer (Release 2023), davon über 52 mit direktem Bezug zu FI und CO – dies ermöglicht eine strukturierte und saubere Migration ins Zielsystem.

Umfang und technische Ansätze

Für das Finanzwesen besonders relevant sind Objekte wie Business Partner inklusive der Buchungskreissichten, Sachkonten mit Kontenplan-Zuordnung, Anlagen inklusive Anschaffungswerte, AfA-Schlüssel und Stichtagswerte sowie sämtliche offenen Posten aus Haupt-/Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung und CO-Buchungen.

Zwei technische Verfahren stehen dabei zur Verfügung: Der Staging-Ansatz basiert auf XML-Templates, die das Data Migration Cockpit zum Download anbietet. Nach dem manuellen Befüllen können die XML-Dateien dann wieder im Cockpit hochgeladen werden. Dieser Ansatz eignet sich insbesondere für Daten aus Fremdsystemen oder bei überschaubaren Datenvolumen.

Der Direct-Transfer-Ansatz stellt dabei eine Live-Verbindung zu einem SAP-­Quellsystem per RFC-Verbindung her. Innerhalb des Cockpits findet anschließend eine Selektion der zu migrierenden Daten statt, die gemappt und ins Zielsystem migriert werden. Das bedeutet, der Migrationsprozess ist bei beiden Ansätzen klar definiert: Datenselektion (ent­weder beim Direct Transfer im Cockpit selbst oder beim Staging-Ansatz im Quellsystem auf Tabellenebene) – Daten extrahieren (nur im Staging-Ansatz relevant) – Daten laden/hochladen – vorbereiten/mappen – simulieren – migrieren.

SAP Data Migration Cockpit: Das in S/4 integrierte Tool unterstützt die strukturierte und standardisierte Migration von Stamm- und Bewegungsdaten aus SAP- und Fremdsystemen in ein S/4-System.

Dieser Standardprozess ist besonders wichtig für Audits, da alle Schritte nachvollziehbar sind. Fehlerprotokolle werden ge­speichert und sind auch nach der Migration einsehbar. Da es sich um ein Stan­dard-SAP-Tool handelt, sind keine Programmierkenntnisse notwendig, dennoch ­sollte ein erfahrener SAP-Berater mit Data-Migration-Cockpit-­Kenntnissen die Migration durchführen/begleiten. Die Bedienung ist benutzerfreundlich und der Zugriff auf die Daten erfolgt über XML-­Files oder den direkten System­zugriff.

Der standardisierte Projektablauf in sechs Phasen: Der Prozess folgt einem klar definierten und dokumentierten Ablauf. Beim Staging-Ansatz wird das Template befüllt. In der Direct-Transfer-Variante erfolgt eine detaillierte Selektion. Beim Upload/Laden der Daten prüft das System sofort Pflichtfelder und Tabellenverknüpfungen. Im Mapping-Schritt werden alte Strukturen auf neue Werte abgebildet, diese müssen dann manuell oder per XML-Upload der Mapping-Werte ergänzt oder nachjustiert werden. Der entscheidende Schritt ist die Simulation: Hier werden zunächst die Daten probeweise durch das Zielsystem geleitet.

Typische Fehler, wie nicht geöffnete Migrationsperioden, gesperrte Gegenkonten oder fehlende Steuerkennzeichen, können so in der ersten Iteration der ­Simulation identifiziert werden. Nach einer fehlerfreien Simulation erfolgt anschließend die produktive Migration des gesamten Volumens, wobei auch schon zwischendurch die fehlerfreien simulierten Daten migriert werden können.

Finance-Fachbereiche schätzen besonders die integrierte technische Prüfung. Das Cockpit validiert nicht nur technische Konsistenz, sondern prüft auch betriebswirtschaftliche Korrektheit: Liegt das Sachkonto im richtigen Kontenplan? Stimmen die Kontoeinstellungen mit der Migrationsaktion überein? Ist das Altdatenübernahmesegment in der Anlagenbuchhaltung richtig gesetzt? Jeder Verarbeitungsschritt wird vollständig protokolliert und steht für Prüfungen durch interne Revision und Wirtschaftsprüfer jederzeit nachvollziehbar zur Verfügung.

Mehrwert: Fachliche Validierung

Im Gegensatz zu vielen Tools von Wettbewerbern findet hier keine reine technische Datenbankmigration, sondern eine buchungsnahe Migration statt. Dabei werden beispielsweise die Kontoeinstellungen der Sachkonten durch das Data Migration Cockpit geprüft und validiert. Entsprechen die Einstellungen des Sachkontos oder des Lieferanten/Kunden (Business Partner) nicht dem Vorgang, läuft die Simulation auf Fehler. Wichtig: Die Simulation kann beliebig oft wiederholt werden, zum Beispiel wenn eine Fehlermeldung behoben wurde, um zu überprüfen, ob die Lösung erfolgreich war.

Ein bewährtes Vorgehen ist, dass der erste Simulationslauf nur mit etwa zehn Prozent der Datensätze durchgeführt wird. Der Grund dafür ist, dass so schwerwiegende Fehler bereits frühzeitig erkannt und behoben werden können – etwa die Migrationsperiode ist nicht geöffnet, das Migrationsgegenkonto ist gesperrt oder grundlegende Mappings fehlen.

Gleichzeitig wird vermieden, dass der Simulationslauf unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt. Erst wenn die Simulation für alle Datensätze erfolgreich war, sollten die Datensätze ins Zielsystem migriert werden. Erfahrungsgemäß verlängert die Verarbeitung enormer Datenmengen die Simulationsphase.

Die Simulationsphase ist bei einem Migrationsprojekt mit dem Data Migration Cockpit (ausgenommen die Vorbereitung der Upload-Dateien im Staging-Ansatz) die aufwändigste Phase im Migrationsablauf, da erfahrungsgemäß mehrere Simulationsiterationen notwendig sind, bis alle Fehler behoben sind und die Datenqualität eine Migration ermöglicht. Auch hochgradig individuelle Erweiterungen (Z-Felder) lassen sich in den Einstellungen des Data Migration Cockpits definieren und einstellen. In stark individualisierten Systemlandschaften oder bei Projekten mit mehreren Millionen von Datensätzen kommt das Standard-Werkzeug an seine Grenzen.

Empfehlung für Finance-Projekte

Das SAP Data Migration Cockpit ist immer dann die erste Wahl, wenn die Daten in den SAP-Standard passen und das Quellsystem ein SAP-System ist. Auch Non-SAP-Quellsysteme können über den Staging-Table-­Ansatz migriert werden. Bei stark individualisierten Altsystemen oder extrem hohen Datenvolumen empfiehlt sich ein hybrides Vorgehen: Standard-Objekte über das Cockpit, Sonderfälle über ein professionelles ETL-Werkzeug.

Fazit

Das SAP Data Migration Cockpit ist ein leistungsfähiges kostenfreies Werkzeug für die compliant-konforme Übernahme von Finanzdaten in SAP S/4 Hana, vorausgesetzt, die Simulation wird konsequent mit einem repräsentativen Datenanteil durchgeführt und alle Fehler werden behoben, sowie eine detaillierte Validierung erfolgt durch den Fachbereich. Projekte, die diese beiden Grundsätze befolgen, erreichen planbare Go-live-Termine.

SAP Data Migration Cockpit – Vorteile

Das SAP Data Migration Cockpit ermöglicht eine systemnahe, qualitativ hochwertige Migration mit maximaler Transparenz und minimalem technischen Aufwand.

Die wichtigsten Highlights:

• Vordefinierte Migrationsobjekte,
  Standard-Templates, Feldbeschreibungen und Mapping-Vorschläge zum Beispiel für Anlagenstämme, Sach­konten und offene Posten.
• Transparenter und Audit-sicherer Prozess: Klarer Ablauf: Laden – Mappen – Simulieren – Migrieren; alle Schritte und Fehlerprotokolle sind dauerhaft nachvollziehbar.
• Keine Programmierung nötig: Benutzerfreundliche Oberfläche, keine Entwickler-Kenntnisse erforderlich, wenn keine Z-Felder involviert sind.
• Starke fachliche Validierung (nicht nur technisch): Simulationslauf prüft Datenqualität und Customizing, erkennt zum Beispiel falsche Konten-Einstellungen, gesperrte Perioden etc.
• Perfekte S/4-Integration: Cloud und On-premises, nutzt direkt alle SAP­-Einstellungen und Validierungen.
• Wichtigster Qualitätsschritt: Die Simulation: Test-Migration ohne Datenveränderung, beliebig oft wiederholbar. Empfehlung: erster Lauf nur mit rund zehn Prozent der Daten.

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