Daten – Treibstoff oder Ballast?

Beim Umstieg auf S/4 Hana geht es um weit mehr als Technik. Denn die neue Softwaregeneration ist der Schlüssel für den langfristigen Erfolg der Unternehmen.

Um die Herausforderungen der Digitalisierung meistern, die exponentiell steigenden Datenmassen beherrschen und neue, datengestützte und -gesteuerte Geschäftsmodelle und -prozesse implementieren zu können, brauchen sie ein intelligentes ERP als Kern ihrer IT-Landschaft.

Die Einführung einer neuen Softwaregeneration und das entsprechende Migrations- und Transformationsprojekt weist zwar viele technische Aspekte auf, ist jedoch primär strategischer und organisatorischer Natur.

Die Planung und Entscheidung für eine Migrationsmethode, die konkrete Ausgestaltung der Ziellandschaft, die damit unterstützten Prozesse und Szenarien und der Umgang mit den Daten und Dokumenten aus den Altsystemen bestimmen die Rolle und Bedeutung der künftigen IT-Umgebung auf das Geschäft und die Unternehmensstrategie.

Mapping Your Journey

Oder, wie der Leitfaden „Mapping Your Journey to SAP S/4 Hana“ prägnant formuliert: „[…] die Art der Projektvorbereitung und -durchführung wird darüber entscheiden, ob Sie die Innovationen von SAP in einen Vorteil für Ihr Unternehmen verwandeln können […] ob Ihr neues System die geschäftliche Agilität und Geschwindigkeit liefern wird, um die Konkurrenz mittels voll automatisierter Geschäftsprozesse hinter sich zu lassen.“

Um Bewegung in diese Situation zu bringen und für die Kunden praktische Orientierungshilfe zu leisten, hat SAP unter der Leitung von Bjoern Braemer das Programm SAP S/4 Hana Movement ins Leben gerufen.

Als Wegweiser durch den Planungs- und Projektdschungel bietet es einen konzeptionellen Leitfaden, praktische Tipps, hilfreiche Tools und zahlreiche Services.

Unabhängig von der konkreten Kundensituation definiert Move vier Hauptphasen auf dem Weg zu S/4:

Die erste Phase steht im Zeichen der Strategiefindung und -formulierung. Dabei unterstützen Formate wie die Veranstaltungsreihe „Move in Motion“ für den branchenübergreifenden Ideen- und Erfahrungsaustausch, ein Kartenspiel, das die Wertschöpfungspotenziale von S/4 für verschiedene Geschäftsbereiche und Branchen aufzeigt, Simulationen, mit deren Hilfe Kunden verschiedene Entscheidungen und ihre Folgen durchspielen können, oder Workshops zu verschiedensten Themen.

Sie vermitteln Kunden einen konkreten Eindruck davon, welche Potenziale sie für ihre Unternehmen erschließen können und welche strategischen Fragen sie dafür klären sollten:

Ob die bestehenden Geschäftsprozesse die Unternehmensstrategie langfristig unterstützen können oder nicht doch lieber weiterentwickelt und in S/4 abgebildet werden sollten, ob die Konsolidierung der IT-Landschaft und Prozessharmonisierung Teil der Projektziele sind und ob sämtliche oder nur Teile der Transaktionsdaten in das neue System transferiert werden sollten.

Damit die Entscheider innerhalb und außerhalb der IT die für ihr Unternehmen passende Strategie bestimmen können, müssen sie sich mit der Bedeutung, die Daten für die Zukunft haben, und den darauf aufbauenden Szenarien sowie den wichtigsten technischen Grundlagen vertraut machen.

Internet der Dinge, Big Data und die Trennung historischer von operativen Daten sind in diesem Zusammenhang relevante Themen. Denn von dem entsprechenden Wissen hängen direkt die Entscheidungen zu Migrationspfad und Implementierungsmethode, Prozessdesign und Management der Legacy-Informationen ab. Schließlich benötigt das intelligente Unternehmen sowohl ein intelligentes ERP als auch ein intelligentes Datenmanagement.

Readiness und Transformation

Die Antworten auf die strategischen Fragen werden in der zweiten Phase, der konkreten Ausarbeitung des Business Case, gegeben. Diese Phase dient der Abstimmung zwischen Geschäft und IT, damit alle an einem Strang ziehen und die strategischen Ziele erreicht werden.

Tools wie der SAP Readiness Check und der SAP Transformation Navigator oder ein Online-Empfehlungsservice, der die Leistung bestehender Prozesse und das darin enthaltene Wertschöpfungspotenzial ermittelt, helfen dabei.

Ebenso wichtig ist es, mittels geeigneter Tools diejenigen Informationen aus dem Bestand an Daten und Dokumenten zu ermitteln, die nach dem Umstieg auf S/4 nicht mehr im operativen Betrieb benötigt werden.

Neben der Abstimmung zwischen Geschäft und IT geht es dabei um die Ermittlung der Migrationskosten und des damit verbundenen Aufwands.

Die Kosten werden nicht nur durch die Wahl des Implementierungsansatzes – Systemkonvertierung versus Neueinführung oder ein Mix aus beiden in verschiedensten Abstufungen – beeinflusst. Vielmehr hängt ihre Höhe auch von der Entscheidung ab, ob alle oder nur Teile des Datenbestands in S/4 überspielt werden.

Consider Your Options

Welche dieser Optionen im konkreten Fall wahrgenommen werden, ist in der dritten Phase zu klären, die SAP „Consider Your Options“ nennt. Werden nur Teile des Informationsbestands in die neue Umgebung übernommen, lässt sich mithilfe der passenden Werkzeuge der Migrationsaufwand senken und die Dauer der Systemunterbrechung bei der Umstellung verkürzen.

Build Your Future

Die vierte Phase heißt „Build Your Future“ und schließt gewissermaßen den Kreis; sie mündet darüber hinaus in einen kontinuierlichen Optimierungszyklus. Denn die Implementierung von S/4 kann nur die Basis für die Zukunft sein – allerdings eine innovative und intelligente Basis, um die folgenden Fragen zu beantworten:

Wurden sämtliche Ziele der Migration und Transformation erreicht? Lassen sich die Prozesse flexibel an Änderungen und Weiterentwicklungen im Markt und der Unternehmensstrategie anpassen?

Ist die IT in der Lage, aus Daten Informationen und Erkenntnisse zu gewinnen, die das Geschäft weiterbringen und neue Wertschöpfungspotenziale erschließen können – bis hin zur Einführung eines neuen Geschäftsmodells? Kann die Landschaft agile Szenarien wie Mergers & Acquisitions schnell und flexibel unterstützen?

Bleiben die Daten, die mit transferiert wurden, auf Dauer der Treibstoff der digitalen Geschäftsmodelle oder werden sie mit der Zeit zum Ballast, der die gerade gewonnene Agilität beeinträchtigt und wachsende Ressourcen verschlingt?

Trägt die neue Landschaft dauerhaft zur Senkung der operativen Kosten in der IT bei, damit nicht nur kurzfristig, sondern langfristig mehr Investitionsmittel für Innovationen bleiben?

Diese Fragen müssen immer aufs Neue beantwortet werden. Die vier Move-Phasen können daher nicht nur vor und während der Einführung, sondern auf Dauer als Leitfaden für die Pflege und Weiterentwicklung der S/4-Umgebung dienen.

Für welchen Migrationsansatz, ob Systemkonvertierung, Neuimplementierung oder selektive Datenübernahme und -transformation, sich die Kunden am Ende entscheiden – immer spielt der Bestand an Altdaten und -dokumenten eine entscheidende Rolle in den Überlegungen und Maßnahmen. SAP empfiehlt daher, den Umfang der Datenmigration „so früh wie möglich“ zu klären.

Agilität versus Datenträgheit

Das gilt nicht nur für die Migration auf S/4 selbst. Schließlich agieren Unternehmen in einem äußerst dynamischen Umfeld, das in vielen Branchen aktuellen geschäftlichen Initiativen eine höhere Priorität verleiht als die Einführung einer neuen Softwaregeneration. Geschäftliche Prioritäten üben also einen direkten Einfluss auf die Prioritäten in der IT aus und erfordern deren Anpassung und Weiterentwicklung.

All diese teilweise widerstreitenden Ziele und Prioritäten, die für die Phasen eins und zwei des Move-Programms relevant sind, müssen gleichzeitig berücksichtigt werden, und das vor dem Hintergrund, dass die IT-Budgets in der Regel nur moderat steigen, wenn überhaupt. Folglich müssen die Unternehmen Mittel und Wege finden, den Anteil der Aufwendungen für den operativen Betrieb in der IT zu reduzieren.

Die Unterscheidung, die SAP in ihrem Leitfaden zur S/4-Migration zwischen offenen Vorgängen und den dazu gehörigen operativen Daten einerseits und den historischen Daten andererseits trifft, weist hier den richtigen Weg. In dem Dokument heißt es: „Ähnlich dem Piloten eines Rennwagens müssen Sie wissen, wann Daten Treibstoff sind und wann Ballast.“

Historische Daten

Historische Daten sind definiert als abgeschlossene transaktionale Daten wie erledigte und vollständig bezahlte Vertriebs- oder Wartungsaufträge und Bestellungen. Ferner gehören Dokumente wie Lieferscheine dazu, selbst wenn sie nur Teillieferungen betreffen, der Auftrag selbst also noch nicht abgeschlossen ist.

Diese historischen Daten dürfen aus rechtlichen Gründen nicht mehr verändert werden. Wenn die Anwender aber nur noch mit Leserechten ausgestattet darauf zugreifen dürfen, erscheint es aus verschiedenen Gründen nicht mehr in jedem Fall sinnvoll, sie in die neue Softwarelandschaft zu übernehmen.

Historische Daten weisen also eine gewisse Trägheit auf. Migration nach S/4 mit vollständiger oder teilweiser Datenübernahme, agile Geschäftsszenarien, dauerhafte Senkung der operativen Kosten – in all diesen Fällen führt die vorgeschriebene Unveränderbarkeit historischer Daten direkt zu der Frage, was mit den Altsystemen geschehen soll.

Denn deren Weiterbetrieb verursacht Kosten, solange die historischen Daten revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Und da diese Aufbewahrung zusammen mit dem Geschäftskontext, in dem die Daten entstanden sind, erfolgen muss, reichen klassische Datenarchive für diese Aufgabe nicht aus.

Trägheit und Altsysteme

Die Frage nach dem Umgang mit den Altsystemen stellt sich im Übrigen unabhängig vom gewählten Migrationspfad, denn die Herausforderung der Datenträgheit besteht immer.

Hinzu kommt, dass der Ansatz der selektiven Datenübernahme die Projektkosten bei der Migration nach S/4 zu steigern droht. Das betont SAP in dem erwähnten Migrationsleitfaden zu Recht – es sei denn, die historischen Daten können aus den Altsystemen herausgelöst und in einer kostengünstigeren Umgebung rechtssicher aufbewahrt und im Zugriff gehalten werden.

Denn dann lassen sich die Altsysteme komplett stilllegen – eine Option, die den Entscheidungsspielraum gerade in Phase drei erweitert. Die Erfahrung lehrt, dass sich damit die operativen Kosten im Vergleich zum Weiterbetrieb der Altsysteme in der Regel um 80 Prozent senken lassen.

Diese Einsparungen sind mit dem Mehraufwand für die Datenselektion bei der Migration nach S/4 zu verrechnen. Dieser Mehraufwand lässt sich sogar in eine Nettoersparnis verwandeln. Voraussetzung ist die weitgehend automatisierte Datenübernahme aus den Altsystemen.

Außerdem müssen die Filterregeln zum Einspielen der selektierten Daten aus den offenen Vorgängen in einem Format erstellt und übergeben werden, welches das SAP Migration Cockpit fehlerlos versteht und das mit den Tools der Anbietergruppe mit dem Namen „SAP S/4 Hana Selective Data Transition Engagement“ kompatibel ist. Sind die Voraussetzungen gegeben, lässt sich der Aufwand der Datenmigration um bis zu der Hälfte reduzieren.

Diese Einsparungen bei den operativen und den Migrationskosten sind aber nur ein Vorteil der Systemstilllegung. Der Ansatz, historische Daten auf eine eigene Umgebung auszulagern, unterstützt darüber hinaus die neben der Migration genannten agilen Anwendungs- und Geschäftsszenarien.

Konsolidierungs- und Harmonisierungsprojekte zu Applikationen und Standorten lassen sich dadurch erheblich beschleunigen und vereinfachen. Käufe und Verkäufe kann die IT mit diesem Ansatz ebenfalls schneller und kostengünstiger bewältigen, weil sie die beim Kauf übernommenen Systeme und Drittlösungen stilllegen und die an einen Käufer zu übergebenden Daten schneller aus dem Datenbestand herauslösen und in einem neutralen Format übergeben kann.

Darüber hinaus ist eine separate Umgebung für historische Daten in der Lage, einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Datenqualität zu leisten und dafür zu sorgen, dass nur bereinigte und vollständige Daten in die neuen Umgebungen übernommen werden.

Eine separate Umgebung für historische Daten sorgt zudem für Rechtssicherheit, wenn die darauf ausgelagerten Informationen einem durchgängigen Retention Management bis hin zur rechtssicheren Löschung unterworfen werden. Die Vorgaben der EU-DSGVO verlieren dadurch gerade bei historischen Daten ihren Schrecken.

Schließlich lässt sich eine solche Umgebung auch als Bestandteil der neuen Sys­temumgebung mit S/4 als Kern konzipieren. Werden historische Daten kontinuierlich und automatisiert ausgelagert, bleiben die operativen Systeme dauerhaft schlank, was spürbare und positive Auswirkungen auf die Gesamtbetriebskosten erwarten lässt.

Zudem bleiben die historischen Daten zu 100 Prozent im Zugriff und gewähren damit eine Rundumsicht auf geschäftliche Informationen und deren Historie, zum Beispiel zu Kunden und Lieferanten, was wiederum bessere und sogar neue Einsichten für das Geschäft ermöglicht.

Treibstoff für kontinuierliche Optimierung

Die beschriebene Lösung für die selektive Datenübernahme im Rahmen von Migra­tionsprojekten zum Umstieg auf SAP S/4 Hana unterstützt sämtliche Phasen des ­Move-Programms.

Darüber hinaus bleibt der damit erzielbare Nutzen kein Einmaleffekt, sondern lässt sich in einen kontinuierlichen Optimierungszyklus integrieren.

Dieser Ansatz und die entsprechende Plattform für Informationsmanagement JiVS IMP haben sich bereits in über 1000 Projekten weltweit bewährt. Die von Wirtschaftsprüfern zertifizierte Plattform liegt in der neuesten Generation in speziellen SAP-Editionen vor, die das Move-Programm in allen seinen Phasen technisch und betriebswirtschaftlich sinnvoll ergänzt und unterstützt. So sind historische Daten niemals Ballast, sondern immer Treibstoff.