Das Eisberg-Paradoxon

Mit Informationen verhält es sich wie mit Eisbergen: Nur rund 20 Prozent befinden sich sichtbar über Wasser. 80 Prozent aber liegen versteckt darunter.

Diese Analogie belegt das Dilemma von Unternehmen, die strategisch ausschließlich auf SAP und rudimentäre Archivlösungen setzen. Nur circa 20 Prozent der erzeugten Informationen, sogenannte strukturierte Daten, sind für sie sicht- und nutzbar, analog zum Eisberg – ein Paradoxon!

Das birgt Risiken im täglichen Geschäft und kollidiert mit der digitalen Transformation vieler Geschäftsmodelle.

Das Informationsmanagement ausschließlich auf SAP zu bauen ist ein Traum, der bis heute nicht in Erfüllung gegangen ist. SAP-Systeme basieren auf strukturierten Datenmodellen und adressieren vor allem Transaktionen sowie End-to-end-Prozesse.

Die technologischen Anforderungen von Dokumentenmanagement und Archivierung finden sich hier nicht wieder. Deshalb sind DMS-Funktionen meist nur schwach ausgeprägt.

Jeder Anwender, der schon einmal versucht hat, in einer Standard-Anlagenliste SAP-Belege zu finden, kann davon ein Lied singen – von Non-SAP-Dokumenten ganz zu schweigen.

Der SAP Business Workflow lässt nur SAP-User am Prozess teilnehmen. Die gleichberechtigte Existenz eines ECM auf Augenhöhe mit SAP hat berechtigte Gründe.

In vielen Unternehmen existieren neben SAP Hunderte weiterer Business-, E-Mail- und Office-Anwendungen, die Tag für Tag Informationsmassen erzeugen.

Alle diese datenzen­trierten Anwendungen haben eines gemeinsam: Sie offenbaren Schwächen in der Handhabung unstrukturierter Daten, zumeist Texten in Form von Verträgen, Korrespondenz etc.

Darüber hinwegzuschauen ruft die Anwender auf den Plan: Die Medienbrüche und Informationssilos bringen sie auf die Barrikaden. Ohne Dokumente lassen sich Entscheidungen nicht treffen, Sachverhalte nicht klären und Vorgänge nicht abschließen.

Neben ERP hat sich mit ECM längst eine vergleichbare Technologie etabliert, die den unter Wasser liegenden Informationen ein Gesicht gibt. Mit Volltext und Content Analytics ist das möglich.

Doch so wie bei ERP gilt auch für ECM: Nicht überall, wo ECM draufsteht, ist auch ECM drin! Viele unterschiedliche Angebote werden offeriert – von schlanken Archiven über abteilungsbezogene DMS-Anwendungen für das Vertragsmanagement und die Rechnungseingangsverarbeitung bis hin zu vollständigen ECM-Systemen.

IT-Entscheider lassen sich nicht mehr durch einseitige Herstelleraussagen zu schnellen Investitionen in schlanke, aber „dumme“ SAP-Archive verleiten, die lediglich transaktionsbegleitend Dokumente mit SAP verknüpfen.

Die Mär des mit unnötigen Funktionen überladenen ECM-Systems ist Unsinn, da die Skalierbarkeit der Funktionen und Module alle Einstiegsszenarien zulässt, auch die eines schlanken Archivs, das allerdings perspektivisch zu einem vollständigen ECM ausgebaut werden kann.

Neben der funktionalen Beschränkung rudimentärer Archive birgt die Abhängigkeit von SAP Risiken: Bei einem reinen, schlanken SAP-Archiv ist der Dokumentenzugriff nur über eine SAP GUI möglich. Ohne SAP-Lizenz „no way“.

Alle Nicht-SAP-Anwender sind quasi ausgesperrt! Die Stilllegung eines SAP-Systems ist im Hinblick auf künftige Betriebsprüfungen nicht möglich, da durch Abschaltung der Zugang zu den archivierten Dokumenten verloren geht.

Bei Firmenübernahmen, wo mehrere SAP-Systeme konsolidiert werden müssen, wird das kostspielig: Die Wartungskosten laufen weiter!

Mehrere Archive unterschiedlicher Hersteller gleichzeitig zu betreiben, ist heute noch gang und gäbe. Es schadet, weil eine große Anzahl der Informationssilos die Arbeit der Anwender erschwert und einer funktionsübergreifenden Zusammenarbeit im Wege steht.

Zusammenhängende Informationen lassen sich nicht in einen gemeinsamen Kontext bringen. Ein 360-Grad-Blick ist nicht möglich. Ein ECM-System wie Doxis4 von SER schafft Informationshoheit und muss in der Digitalisierungsagenda ganz weit oben stehen.

Nur so lassen sich Informationen, Prozesse und Menschen in Einklang bringen. Wer seine Shortlist zusammenstellt, findet in den Quadranten und Waves der weltweit unabhängigen Analysten Gartner und Forrester alle marktrelevanten ECM-Systeme. SER ist als einziger deutschsprachiger Hersteller gelistet.