Automatisierung: Globale Präsenz sucht IT-Lösung

Von einer Boutique hin zu einem der größten Fashion- und Life­styleunternehmen Europas – s.Oliver mit Sitz in Rottendorf bei Würzburg ist beispielhaft für Aufstieg und Erfolg eines mittelständischen Unternehmens aus Deutschland.

Heute arbeiten rund 7.500 Mitarbeiter weltweit für das Unternehmen und erwirtschafteten 2013 einen Gesamtumsatz von 1,62 Milliarden Euro, davon 27 Prozent im Ausland. Seit der Jahrtausendwende stehen die Wachstumszeichen bei s.Oliver auf internationale Expansion.

So übernahm das Unternehmen 2003 die Auslandsmärkte in Österreich, der Schweiz und den Benelux-Ländern als eigene Tochtergesellschaften. 2006 erfolgte der Markteintritt in Süd- und Osteuropa.

2011 und 2013 gelang der Start in Ostasien und Nordamerika. Marken wie Sir Oliver oder QS by s.Oliver sind weltweit in über 3.000 Läden erhältlich.

Die zunehmende Internationalisierung beeinflusst auch die Auswahl, Planung und Implementierung von IT-Systemen.

„Waren früher oftmals lokale Lösungen ausreichend, ist heute die Internationalität des Produkts und des Herstellers ein wichtiges Entscheidungskriterium“

erklärt Filippos Siakavaras, Head of Administration von s.Oliver.

Bei der Neugestaltung des Rechnungseingangs fiel daher die Wahl auf OpenText mit seinen Lösungen Vendor Invoice Management for SAP Solutions sowie Invoice Capture Center.

Zudem überzeugte s.Oliver die enge SAP-Integration der OpenText-Lösung. Denn die Software aus Walldorf ist bei dem Modeunternehmen das führende System.

Scan-Aufwand: minus 70 Prozent

60 bis 80 mehrseitige Rechnungen werden täglich allein in der Zentrale der Finanzbuchhaltung von s.Oliver erfasst und verarbeitet. Die Zahl der Lieferanten liegt bei rund 8.000 weltweit.

„Wegen unseres Wachstums traten in der Buchhaltung bereits Kapazitätsengpässe auf, die wir mit OpenText Invoice Capture Centre reduziert haben“

ergänzt Siakavaras.

„Dank der guten Erkennungsrate der OpenText-Lösung haben wir den täglichen Scan-Aufwand von rund zwei Stunden auf etwa 35 Minuten verkürzt – das bedeutet eine Reduzierung um 70 Prozent.“

„Die zunehmende Internationalisierung setzt schlanke, effiziente Prozesse voraus. Automatisierung ist daher eines der wesentlichen Ziele unserer IT-Projekte“

erläutert Filippos Siakavaras.

Rund 1.000 Mitarbeiter weltweit erhalten seit dem Produktivstart von OpenText Vendor Invoice Management Ende November 2014 die mit OpenText Invoice Capture Center erfassten und ausgelesenen Lieferantenrechnungen automatisch zur Prüfung und Freigabe.

„Der Automatisierungsgrad beim Auslesen und Erfassen der Rechnungen war bereits wenige Wochen nach dem Livestart sehr hoch. Jetzt zahlt sich aus, dass schon an der Projektplanung Kollegen aus dem Zentraleinkauf, der Finanzbuchhaltung und der IT-Abteilung beteiligt waren“

berichtet Siakavaras.

„Die Implementierung lief in der Tat so reibungslos, dass wir sie zwei Monate früher als geplant abgeschlossen haben. Zudem ist die Anwenderakzeptanz des neuen Systems sehr hoch. Wir gehen davon aus, dass sich die Investition bereits im zweiten Jahr rechnen wird.“

Im zweiten Quartal 2015 soll die OpenText-Lösung auch in Österreich, der Schweiz, Slowenien und am New Yorker Standort der Tochtermarke Liebeskind eingeführt werden.

„Zurzeit führen wir das Supplier Relationship Management (SRM) von SAP ein. Im Zusammenspiel mit OpenText werden wir dann unsere Beschaffungsabläufe weiter optimieren“

erklärt Siakavaras.

So soll der Abgleich zwischen den Daten aus SAP SRM und OpenText Vendor Invoice Management so weit wie möglich automatisiert werden, sodass die Rechnungsprüfung weiter beschleunigt und vereinfacht wird.

Außerdem plant s.Oliver, OpenText als zentrale Archivierungsplattform für sämtliche Informationen innerhalb und außerhalb von SAP zu nutzen.

Herausforderungen:

• Reduktion des Mehraufwands bei Eingangsrechnungsbearbeitung
• Mehrwährungsfähigkeit
• Engere Integration mit SAP Lösung:
• OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions
• OpenText Invoice Capture Center Geschäftsvorteile:
• Der Zeitaufwand bei der Rechnungserfassung sinkt um 70 Prozent
• Anfangsinvestition rechnet sich bereits ab dem zweiten Jahr
• Nahtlose Integration von OpenText in das SAP-System senkt Aufwand bei Folgeprojekten