Aus Sicht der Wirtschaftsprüfung

Die Erleichterung ist nachvollziehbar. Sie ist Ausdruck dafür, dass Prüfungen dieser Art mit mehr oder weniger großen Extra-Aufwänden verbunden sind und zudem eine gewisse Verunsicherung bei den Personen hervorrufen, die in den Fokus des Prüfungsvorgangs geraten sind.

Wenn im Verlauf der Geschäftsprozessprüfungen oder der Analyse von Zahlungsbemessungsfunktionen archivierte Dokumente in den Prüfungsprozess einbezogen werden, drückt die Körpersprache der KGS-Berater allerdings keinerlei Verunsicherung aus, sondern vor allem Gelassenheit.

Diese beruhigende Haltung basiert auf der Tatsache, dass das Zusammenspiel der bewährten SAP-ArchiveLink-Schnittstelle mit dem Migrationswerkzeug KGS Migration4ArchiveLink sehr zuverlässig ist.

Im Falle einer über KGS Migration4ArchiveLink durchgeführten Archivmigration wird zudem ein lückenloser Nachweis zu den migrierten Dokumenten erstellt. Mithilfe dieses Nachweises können die Korrektheit und die Vollständigkeit der migrierten Dokumentenmenge belegt werden.

Die Kombination aus Quell- und Zielarchiv kann bei diesem Verfahren beliebig gewählt werden, solange beide Archivsysteme die ArchiveLink-Schnittstelle unterstützen.

Wirtschaftsprüfer, die unmittelbar mit der Überprüfung der Migrationsergebnisse beschäftigt sind, verwenden statistische Methoden, um Stichproben der zu überprüfenden Dokumente festzulegen.

Auf die betreffenden Dokumente wird anschließend jeweils über Rechercheaufträge an das alte Archivsystem und das neue Archivsystem zugegriffen. Zufriedenheit stellt sich genau dann ein, wenn bei jedem dieser Zugriffe festgestellt werden kann, dass die „Probanden“ augenscheinlich und binär identisch sind.

Die Identitätsprüfung der Stichprobendokumente wird vom Wirtschaftsprüfer zunächst über eine Sichtprüfung eingeleitet. Auf dem Bildschirm nebeneinander gelegte Dokumente mit den Fensterüberschriften „altes Archiv“ sowie „neues Archiv“ lassen schnell erkennen, ob die Dokumenteninhalte zumindest sehr ähnlich sind.

Bei fehlerhaft durchgeführten Dokumentenmigrationen scheidet sich bereits hier die Spreu vom Weizen. Bei erfolgreicher Sichtprüfung verwenden die Prüfer anschließend ein rechnergestütztes Image-Vergleichsverfahren, das Bit für Bit nach Inhaltsunterschieden fahndet.

Wird an dieser Stelle KGS Migra­tion4ArchiveLink eingesetzt, kommt ein interessantes Merkmal ins Spiel: Die Software agiert bereits während der Migration wie ein Wirtschaftsprüfer. Sie sorgt nicht nur für eine technisch korrekte Ausführung jedes Migrationsschrittes, sondern überprüft unmittelbar nach Durchführung eines solchen Schrittes, ob das betreffende Dokument jetzt sowohl im Quellarchiv als auch im Zielarchiv identisch zugreifbar ist.

Im Gegensatz zu den menschlichen Prüfern nimmt sie dabei keine Sichtprüfung vor, aber sie vergleicht die Dokumenteninhalte mithilfe elektronischer Fingerabdrücke, die sie vor und nach der Migration von den Dokumenten genommen hat. Die Zuverlässigkeit dieses Verfahrens ist – wie bei menschlichen Fingerabdrücken – sehr hoch.

Die Früchte des Early-Bird-Checks erntet der Migration4ArchiveLink-Kunde, denn bereits während der Dokumentenmigration wird klar, dass sämtliche erfolgreich migrierten Dokumente identisch sind.

Die Folgen sind Gelassenheit bei den „Business Process Ownern“ und Key-Usern sowie weniger Spannung bei der Präsentation der Wirtschaftsprüfungsergebnisse.