Auf Dauer nicht abzuwenden

Für SAP ist ein Archiv ausschließlich eine Datensenke im Sinne eines externen Datenspeichers. Der Zugriff auf „ausgelagerte“ Daten und Dokumente findet über einen sogenannten Primärschlüssel statt; alle für eine Suche notwendigen Metadaten werden innerhalb von SAP als führendem System verwaltet.

Vorteil dieses Arbeitsprinzips: Ein Archivsystem braucht weder eine eigene Logik zur Metadatenverwaltung noch ein eigenes Berechtigungssystem. Klassische DMS bzw. ECM-Systeme bringen systembedingt Funktionen mit, die im SAP-System schon vorhanden und somit redundant oder ganz überflüssig sind.

Daher ist ein reines Archiv, das sich nur auf die Unterstützung der standardisierten ArchiveLink-Schnittstelle konzentriert, im SAP-Umfeld immer vorzuziehen.

Aus diesem Grund bleibt eigentlich nur die Frage, wie sich ohne großen Aufwand das vorhandene DMS/ECM-System hin zu einem performanten und robusten Archivsystem migrieren lässt. Vor allem die zentrale Forderung nach der Dokumenten- und Datenverfügbarkeit während der Migration ist nur mit guter Planung zu erreichen, zumal Migrationsprozesse in der Regel erhebliche Laufzeiten mit sich bringen.

Die tatsächliche Laufzeit hängt dabei nicht nur vom Quellarchiv ab, sondern auch von Faktoren wie der Leistungsfähigkeit des Zielsystems und Sicherungszeiten. Daneben können eventuelle „Frozen Zones“, in denen nicht migriert werden kann, die Laufzeit mitunter erheblich beeinflussen.

Nur wenn die Archivmigration auch während einer normalen Arbeitswoche reibungslos und sicher durchgeführt werden kann, ist eine ausreichende Dokumentenverfügbarkeit während der Migration gegeben.

In SAP oder außerhalb?

Zunächst ist festzulegen, ob die Migration innerhalb oder außerhalb des SAP-Systems durchgeführt werden soll.

Da SAP unterschiedliche Archivsysteme ausschließlich über unterschiedliche Content Repositories ansprechen kann, sind SAP-seitige Migrationen immer mit einem Umkopieren von einem in ein anderes Content Repository und anschließendem Bereinigen der Verknüpfungstabellen verbunden.

Insgesamt liegt der entscheidende Nachteil dieses Ansatzes darin, dass die notwendigen Eingriffe in die produktive SAP-Landschaft signifikante Risiken bergen und ein diesbezüglich sehr komplexes Change-Management erfordern – insbesondere für Großunternehmen und Konzerne –, das ist eine oftmals unüberwindbare Hemmschwelle.

Ungeachtet der Nachteile ist ein SAP-seitiges Migrationsverfahren immer dann sinnvoll und notwendig, wenn neben der Migration auch Bereinigungen im Archivbestand notwendig sind. Ansonsten empfiehlt es sich, die Migration außerhalb der beteiligten SAP-Systeme ablaufen zu lassen.

Diese Vorgehensweise bedingt den Einsatz geeigneter Software, d. h. eines Migrations-Proxy-Servers, wie zum Beispiel KGS Migration4ArchiveLink. Dafür müssen in SAP keinerlei Änderungen vorgenommen werden und die Migration ist vollständig transparent für alle Nutzer.

Sämtliche administrativen Tätigkeiten lassen sich ohne SAP-Zugriffe durchführen; selbst die physische Migration – also das Kopieren der Archivobjekte – findet außerhalb von SAP statt und kann daher auch bei abgeschaltetem SAP-System fortgesetzt werden.

Es müssen ferner keine Änderungen an den SAP-Verknüpfungstabellen vorgenommen werden, da dieses Vorgehen das Kopieren eines Content Repositories in ein namensgleiches Repository erlaubt. Der Migrationsserver verhält sich bei Archivzugriffen aus SAP ähnlich einem Proxy-Server im Netzwerk und leitet die Anfragen an das richtige Archivsystem weiter. Eine Migrationsdatenbank dient dabei zur Protokollierung.

Aufschieben lassen sich Archivmigrationen schon, auf Dauer abwenden indes nicht. Häufig werden Projekte ausgelöst durch die Abkündigung von Softwareständen der bestehenden Archiv-/ECM-Lösung oder auch durch einen Wechsel des Storage-­Systems.

Aus der praktischen Erfahrung heraus lässt sich festhalten: Kann ein Unternehmen technologische Verbesserungen erreichen, wie höhere Integrationstiefe, bessere Performance und höhere Stabilität, und sind zum anderen auch wirtschaftliche Gründe, wie geringere Kosten, gefordert – dann wird es Zeit, sich vom Altarchiv zu verabschieden und es auf eine neue Plattform zu migrieren.