Abenteuer Auslagerung

Fachabteilungen sind ebenfalls dem Wandel der Zeit unterworfen. Sie verstehen sich als Kunden der IT und erwarten Antworten auf Trends wie Globalisierung und demografischen Wandel.

So nehmen die Qualitätsanforderungen an die IT-Abteilungen stetig zu. Neben skalierbaren Lösungen und einem effektiven Kostenmanagement wird heute auch die Konzentration auf Business-Themen und Innovationen erwartet.

Darüber hinaus müssen sich Unternehmen angesichts des Fachkräftemangels auch als attraktiver Arbeitgeber positionieren und den Mitarbeitern ein spannendes Umfeld mit Perspektiven bieten.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hilft eine Konzentration auf die Kernkompetenzen und Reduzierung der Fertigungstiefe – oder anders ausgedrückt, eine Auslagerung bestimmter IT-Aufgaben an externe Dienstleister.

IT-Outsourcing eröffnet Unternehmen Chancen, um den täglichen Herausforderungen besser gerecht zu werden. Unternehmen erhalten damit Zugang zum Prozess- und Projekt-Know-how des Dienstleisters mit der Möglichkeit eines Know-how-Transfers.

Auch schaffen sie sich Freiräume zur Herstellung eines optimalen Fits zwischen Geschäftsanforderungen und Systemlandschaft. Zudem sind die erbrachten IT-Dienstleistungen nicht nur transparent und flexibel, die Kostenstrukturen lassen sich durch den Einsatz von Near- und Offshore-Delivery-Modellen sowie der flexiblen Anpassung der Kapazitäten entsprechend dem tatsächlichen Bedarf optimieren.

Das Unternehmen erhält aber auch Zugang zur Expertise zukunftsorientierter Technologien und kann dadurch an den strategischen Partnerschaften des Dienstleisters teilhaben.

Beim IT-Outsourcing handeln viele Unternehmen nach einer einfachen Regel: Alles, was nicht zu den Kernkompetenzen oder geschäftskritischen Prozessen gehört und kostengünstiger bezogen werden kann, kann ausgelagert werden.

Aber ist es wirklich so einfach? Die Antwort ist ein klares Nein. Denn neben dem passenden Partner muss auch die IT-Organisation einige Fähigkeiten aufweisen, damit IT-Outsourcing sinnvoll und erfolgreich umgesetzt wird.

Zunächst einmal sollte die wichtigste Frage geklärt werden: Was will ich mit dem IT-Outsourcing erreichen? Um dies zu beantworten, muss die IT-Abteilung in der Lage sein, strategische Geschäftsziele einzubeziehen.

Sie muss wissen, ob die IT ein reaktiver Dienstleister oder ein Innovationsmotor sein soll. Ob niedrige Kosten und stabile Prozesse oder Flexibilität und Qualität im Vordergrund stehen. Anschließend muss eine passende Strategie entwickelt werden, bei der definiert wird, welche Prozesse respektive Services ausgelagert werden sollen.

Der nächste Schritt ist dann die Suche nach dem richtigen Partner. Dafür muss die IT-Abteilung in der Lage sein, entsprechende Ausschreibungen vorzubereiten und durchzuführen. Ist der passende Partner gefunden, müssen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zunächst die erforderlichen Strukturen geschaffen und Prozesse installiert werden.

Dabei entsprechen der Umfang und die Struktur der Serviceorganisation dem Charakter und Umfang der Zusammenarbeit. Wichtig ist es, klar festgelegte Verantwortlichkeiten und Rolleninhalte zu definieren und auf eine paritätische Besetzung auf Kunden- und Lieferantenseite zu achten.

Ein weiterer Baustein ist eine Meeting-Struktur als entscheidungsfähiges Podium für die Besprechung von operativen, taktischen und strategischen Themen mit klar definierten Teilnehmern, Themenfokus und Tagungsfrequenz.

Wurden die ersten Schritte erfolgreich umgesetzt, gilt es, den Vertrag mit Leben zu füllen. Der IT-Bereich muss fähig sein, die aus dem Vertrag resultierenden Finanztransaktionen wie Service-Fees, Material- oder Projektkosten abzuwickeln sowie die Lieferanten zu steuern.

Dazu gehört das SLA-Management (Service Level Agreement), bei dem Ziele definiert werden, deren Einhaltung überwacht und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten auf allen Ebenen koordiniert wird.

Des Weiteren ist auch der Kontrakt an sich ändernde Anforderungen und gewonnene Erkenntnisse anzupassen. Nicht zuletzt stellt auch der Übergang der Services an den Dienstleister hohe Anforderungen an die IT-Organisation.

Denn neben der Transitionsplanung und -durchführung muss der IT-Bereich in der Lage sein, die neuen Strukturen und Spielregeln erfolgreich einzuführen und die ausgelagerten Services zu testen und zu validieren.

Kurz gefasst muss die IT-Organisation den Wandel von einem operativen Leistungserbringer hin zu einem Partner auf Augenhöhe für die internen Kunden und Manager externer Lieferanten bewältigen.

Fazit

Die Anforderungen an IT-Abteilungen wachsen kontinuierlich – eine Auslagerung ausgewählter Prozesse und Bereiche hilft, den steigenden Herausforderungen gerecht zu werden.

Eine erfolgreiche Verlagerung der Verantwortung erfordert aber nicht nur den besten Partner, sondern auch Fähigkeiten der eigenen Organisation. Bevor Unternehmen sich also blindlings ins Abenteuer IT-Outsourcing stürzen, sollte zunächst geprüft werden, ob die eigene IT-Abteilung dafür gerüstet ist. Der richtige Partner wird dann bei der Identifizierung und Schließung von Lücken behilflich sein.