Schnelle Rückerstattung der Reisekosten

Die Studienergebnisse zeigen, dass automatisierte Prozesse fehlerhafte Abrechnungen deutlich reduzieren und die Reisekostenrückerstattung beschleunigen. Da Mitarbeiter häufig in Vorleistung gehen, was die Reisekosten betrifft, haben sie ein großes Interesse, ihre Auslagen zügig erstattet zu bekommen.

Erfolgt die Abrechnung automatisiert, beträgt die Durchlaufzeit einer Reisekostenabrechnung im Schnitt ungefähr eine Woche. Erfolgt die Abrechnung manuell, müssen die Mitarbeiter ungefähr eine halbe Woche länger warten.

Nicht selten kann es auch zwei bis drei Wochen dauern, vor allem dann, wenn die Abrechnungen fehlerhaft sind. Die Studienergebnisse zeigen: Je höher der Automatisierungsgrad der Reisekostenabrechnung ist, desto schneller bekommt der Geschäftsreisende seine Auslagen zurück.

Ein wesentlicher Einflussfaktor für die Durchlaufzeit ist die Qualität der Reisekostenabrechnungen. Fehlerhafte Reiseabrechnungen verlängern den Prozess. Je höher die Fehlerquote, umso länger dauert die Rückerstattung.

Ist im Unternehmen eine Reise-Software vorhanden, erfasst diese die Daten schon vor Beginn der Reise und weist auf Probleme hin. Während der Abrechnung müssen die Buchungen nur mit den Rechnungen vervollständigt und abgeglichen werden.

Laut Studienergebnis werden in Unternehmen mit automatisierten Prozessen nur sieben Prozent der Abrechnungen beanstandet, während in Unternehmen mit manuellen Prozessen elf Prozent fehlerhaft zurückgehen und nach Korrektur das Prozedere erneut durchlaufen.