Standardprozesse in die Cloud!

Geschäftsprozesse mit unternehmens­kritischen Daten und die Cloud – das passte für viele Unternehmen des gehobenen Mittelstands, insbesondere im deutschsprachigen Raum, bisher nicht zusammen.

Bei diesen findet sich eine oftmals konservative Klientel, die ihre firmeninternen Informationen nur ungern einer Instanz außerhalb der eigenen Unternehmensgrenzen anvertraut. Auch wenn man den Eindruck hat, dass „Cloud“ längst Standard sei: In vielen Bereichen ist dies noch nicht so.

Konkrete Projekte, um Public-Cloud-­Lösungen einzuführen, starten in diesem Marktsegment oftmals erst jetzt. Denn auch für den gehobenen Mittelstand sind die Vorteile der Cloud inzwischen unübersehbar: geringere Einstiegs- bzw. Fixkosten, nutzungsabhängige Preismodelle, keine eigenen IT-Ressourcen für den Betrieb, immer die aktuellste Software dank automatischer Updates, schnelle Bereitstellung benötigter Ressourcen und das Abfedern von Lastspitzen.

Public Cloud bedeutet für den Kunden, dass er eine Software nicht mehr kauft, sondern als Dienst über einen Anbieter mietet, der auch die Administration übernimmt; der Kunde greift über das Internet zu. Dieser Umstand erfordert neue technologische Lösungen.

Es ist nicht damit getan, bestehende Lösungen, die für den klassischen On-premises-Einsatz entwickelt wurden, in einem Rechenzentrum zur Verfügung zu stellen und dies dann „Cloud“ zu nennen. Cloud-Lösungen müssen „Cloud native“ sein.

Das heißt, dass Anwendungen für die Cloud-Computing-Architektur konzipiert und entwickelt wurden und dass der Betrieb der Lösung und ihre Weiterentwicklung Cloud-Ansätzen folgen, wie einem gemeinsamen Dev-Ops-Team und agiler Entwicklung.

Unternehmen streben meist hybride Szenarien an. Die Public Cloud bietet sich insbesondere für generische, häufig auftretende Prozesse an, da sich diese standardisieren lassen und keinen besonders hohen Grad an Individualisierung erfordern.

Individuelle Prozesse hingegen, wie die eines ERP-Systems, werden insbesondere von größeren Unternehmen häufig on-premises beibehalten bzw. laufen weiterhin im eigenen Rechenzentrum. Gefragt sind also modulare Lösungen, die das ERP-System um flexible Services für spezialisierte Teilprozesse aus der Cloud ergänzen und sich über APIs einfach und nahtlos integrieren lassen.

Die Aufgabe von IT-Abteilungen in Unternehmen verändert sich damit zunehmend dahin, die so entstehenden vernetzten Cloud-Landschaften zu orchestrieren, statt selbst die IT zu administrieren.

Und genau dort punkten Cloud-Lösungen, die zur Automatisierung von generischen, dokumentenbasierten Prozessen dienen, wie z. B. die Dokumentenklassifizierung, Beleglesung und Archivierung – ein Angebot, das die xSuite Cloud Platform der WMD bereitstellt.

Beispiel Posteingang: Hier wird die Klassifizierung von Belegen vorgenommen. Wie in einer virtuellen Poststelle wird die gesamte Eingangspost sortiert – z. B. nach Rechnungen, Bewerbungen, Beschwerden, Bestellungen usw. – und automatisch an das jeweilige Folgesystem übergeben.

Beispiel Beleglesung: Diese übernimmt das automatisierte Auslesen von Inhalten aus z. B. Rechnungen. Diese können verschiedenste Formate haben und über unterschiedliche Kanäle eingehen. Die ausgelesenen Inhalte können direkt in der Cloud validiert oder dafür an das lokale ERP-System weitergegeben werden.

Beispiel Archiv: Hier ist ein typischer Anwendungsfall die Archivierung von z. B. SAP-Belegen. Das kann über eine Archive­Link-Schnittstelle auch sehr gut in der Cloud stattfinden. Das Cloud-Archiv ist aber auch für Daten und Dokumente aller Art und aus beliebigen Systemen nutzbar. Der standort­unabhängige Zugriff über diverse Endgeräte und die Erweiterung um Business-Prozesse oder Aktenlösungen unterstreichen die Vorteile eines Cloud-­Archivs.

Cloud-Lösungen, die modular aufgebaut sind, jedoch ineinandergreifen und die man im Verbund oder auch einzeln nutzen kann – mit diesem Konzept werden sich über kurz oder lang auch Skeptiker von den Vorteilen einer Cloud-Nutzung überzeugen lassen.