Was bei der S/4- und Hana-Einführung zu beachten ist

Mehr Flexibilität und Agilität ist gewünscht, siehe auch E-3 Coverstory März dieses Jahres. Das geht aus einer Trendstudie hervor, die IT-Spezialist Arvato und das Marktforschungsunternehmen PAC vergangenes Jahr in Deutschland durchgeführt haben.

Im Folgenden werden einige der Ergebnisse dieser Studie vorgestellt und es gibt darüber hinaus Tipps, wie sich der Umstieg auf S/4 und Hana erfolgreich gestalten lässt.

Die Befragten stehen dem neuen SAP- System überwiegend positiv gegenüber. Rund zwei Drittel versprechen sich durch S/4 eine signifikante Beschleunigung ihrer Prozesse und Datenanalysen und mehr als die Hälfte rechnet damit, dass von der Softwareimplementierung eine Art Initialzündung ausgeht, um vorhandene SAP-Anwendungen und Infrastrukturen zu modernisieren.

Immerhin noch 48 Prozent der Studienteilnehmer vertrauen darauf, dass S/4 benutzerfreundlicher, flexibler und besser anpassbar ist als die Vorgängerversionen.

Fünf Prozent der Unternehmen haben die Implementierung auf S/4 bereits abgeschlossen, während sich neun Prozent während des Umfragezeitraums in der Einführungsphase befanden. (Anm. d. Red.: Diese Zahlen unterscheiden sich deutlich vom DSAG-Investitionsreport aus diesem Jahr, siehe DSAG-Grafik und detaillierten Bericht in E-3 März 2019, Seite 21.)

Bei weiteren 18 Prozent ist die Umstellung auf S/4 und Hana fest eingeplant, sodass insgesamt also fast ein Drittel der befragten Firmen das neue S/4 bereits nutzt oder kurz davor steht. 54 Prozent haben sich derzeit noch nicht festgelegt.

Ist die Entscheidung, das neue System einzuführen, gefallen, steht man vor der nächsten Herausforderung: die passende Strategie einschließlich Kosten- und Zeitplan zu entwickeln.

Eine S/4-Einführung will immer gründlich vorbereitet sein. Schließlich geht es ­darum, ganzheitliche, geschäftskritische Busi­ness-Process-Systeme zu konvertieren. Die Umstellung auf S/4 und Hana ist ein hochkomplexes Vorhaben mit einer großen Anzahl betroffener Nutzer und zumeist engen Zeit- und Budgetvorgaben.

Zudem läuft sie in der Regel parallel zum laufenden Betrieb, darf das Tagesgeschäft jedoch nicht behindern und sollte nur wenige Ausfall-, Rüst- und Umstellungszeiten erfordern. Folgende acht Handlungsempfehlungen sollen dabei helfen.

Für 68 Prozent der befragten Unternehmen besteht die wichtigste Forderung an S/4 darin, bestehende SAP-gestützte Prozesse zu verbessern. Die Mitautoren der Studie von PAC favorisieren dafür den Greenfield-Ansatz, da sich S/4 und Hana an den Geschäftsbereichen – den Lines of Busi­ness – orientiert und nur so die Vorteile von S/4 hinsichtlich der Geschäftsprozesse, etwa die Performance bei Datenanalysen und die nutzerfreundliche Handhabung der Analytics-Funktionen, vollumfänglich zum Tragen kommen.

Die Neuinstallation der SAP-Systeme entlang von Best-Practice- Prozessen gestattet es, die Prozesse von Grund auf neu zu strukturieren und sie dabei besser an sich wandelnde geschäftliche Anforderungen anzupassen. Laut der vorliegenden Studie wollen jedoch nur 33 Prozent der Unternehmen, die sich für das neue SAP-System entschieden haben, diesen Weg gehen.

Zwei Drittel hingegen wählen den Brownfield-Ansatz. Hier erfolgt der Wechsel zu S/4 analog einem Upgrade oder einer Migration. Unter diesen Teilnehmern bevorzugt eine Mehrheit von 73 Prozent eine System Conversion, also eine rein technische Umstellung der SAP-Systeme.

Die anderen 27 Prozent sprechen sich für einen Migrationsprozess aus, bei dem sie ihre SAP-Prozesse konsolidieren und harmonisieren. Man sollte im Vorfeld sehr genau analysieren, ob die eigenen konkreten Zielstellungen, die mit der Umstellung auf S/4 und Hana angestrebt werden – beispielsweise eine umfänglichere Nutzung des SAP-Standards –, mit einer bloßen System Conversion zu erreichen sind.

Am Simulator prüfen

Es ist ratsam, im Vorfeld der Live-Schaltung umfassende Tests in einem Testmandanten zu absolvieren. Die Testnutzer sollten alle späteren Nutzergruppen – vom Controlling über die Logistik bis zur Fertigungsplanung – vertreten. Beim Testen sind die typischen Prozessabläufe und Anwendungsszenarien durchzuspielen.

39 Prozent der Befragten plädieren dafür, im Zusammenhang mit der S/4-Einführung externe IT-Consultants ins Boot zu holen. 27 Prozent aller Studienteilnehmer legen dabei den Fokus auf eine Prozessberatung zur Optimierung bestehender Geschäftsprozesse, 15 Prozent wünschen sich vor allem eine Beratung hinsichtlich der Implementierung neuer Geschäftsprozesse oder -modelle.

Die Hardware fit machen

Für über 80 Prozent der Studienteilnehmer muss der externe Dienstleister die fachliche Kompetenz haben, um sie bei der Transformation ihrer Geschäftsprozesse zu beraten. Er sollte sich jedoch nicht nur mit SAP auskennen, sondern über den IT-Tellerrand hinausblicken.

Er muss wissen, wie das Unternehmen tickt und welche Besonderheiten es in seinen Geschäftsabläufen gibt, und ein professionelles Verständnis für die Branche haben. Das sehen rund 70 Prozent der Befragten ähnlich und verlangen ein entsprechendes Branchen-Know-how von ihrem Dienstleister.

Es ist anzuraten, einen neuen Partner vorab genau unter die Lupe zu nehmen und sich über Referenzen zu erfolgreichen S/4- Projekten zu informieren, eine Empfehlung, die drei Viertel der Studienteilnehmer teilen.

Wie bei jedem Projekt muss jemand den Hut aufhaben. Seine Entscheidungen sind dann für alle Ebenen verbindlich. Der ideale Projektleiter ist fachkompetent, durchsetzungsfähig und vertrauenswürdig. Zusätzlich sind persönliche Autorität sowie soziale und kommunikative Kom­petenzen gefragt, um Konflikte konsequent zu lösen und die Softwareumstellung ­voranzutreiben.

Wer die neue ERP-Suite im eigenen Rechenzentrum betreiben möchte, braucht dafür eine Serverhardware, die auch für SAP S/4 und Hana ausgelegt ist. Zudem sollte man im Vorfeld prüfen, inwieweit aktive Eigenentwicklungen mit der Hana-Datenbank kompatibel sind, und bei dieser Gelegenheit die unternehmenseigene IT- Landschaft entschlacken.

Dabei kann man zwischen der On-premises-Lösung und der Cloud-Variante wählen. IT-Dienstleister wie beispielsweise Arvato Systems können bei beiden Szenarien unterstützen.

Ein Hauptgrund für die Umstellung auf S/4 ist die Forderung nach mehr Flexibilität und Agilität. Als weitere Gründe nannten die Befragten unter anderem die einfachere Handhabung und die sehr viel schnellere Datenanalyse.

Mehr zu den Erwartungen der Nutzer an die neue Anwendungssuite, zum Thema On-Premises versus Cloud und zu den Gründen, warum sich manches Unternehmen noch nicht für S/4 entschieden hat, findet sich in der Vollversion der Studie. Der Leser erfährt dort auch, welche Fachbereiche sich die meisten Vorteile durch S/4 erhoffen und welche zusätzlichen SAP-Produkte am meisten nachgefragt werden.

SAP S/4 Hana in Deutschland

Rund einhundert Führungskräfte und SAP-Verantwortliche aus deutschen Unternehmen, die mindestens 1000 Mitarbeiter beschäftigen, wurden telefonisch interviewt.

Mehr als ein Viertel der Befragten nutzt bereits die Plattform SAP Hana, etwa als Datenbank für das Data Warehouse (SAP BW). Die Umfrage fand im Mai und Juni 2018 statt. 57 Prozent der Firmen zählen zu den Branchen Dienstleistung, Handel und Verkehr, die anderen 43 Prozent gehören dem verarbeitenden/produzierenden Gewerbe an.