Vollständig in SAP integriert – Vertragsmanagement medienbruchfrei

Als Add-on für S/4 Hana und ECC ermöglicht das Teamworksolutions Vertragsmanagement die ganzheitliche Abwicklung und Kontrolle von Beschaffungen. Eine nahtlose Integration in die Objekte aus SAP ermöglichen die medienbruchfreie Nutzung bestehender Prozesse und Daten.

Die integrierten Module der Lösung sind auf die Bedürfnisse des Kunden flexibel skalierbar: Die Bedarfsmeldung ermöglicht dem Einkauf, die Bedarfe einheitlich und einfach zu übermitteln.

Compliancetauglich

Das Vergabemanagement strukturiert Bedarfe und plant Vorhaben, und dies mit vollständiger Sicherstellung der Compliance. Das Vertragsmanagement bewirtschaftet operative Verträge, von der Vertragserstellung bis zur Vertragsauflösung.

Dabei können nicht nur Einkaufs-, sondern auch andere Vertragstypen abgebildet werden. Vertrags- und andere Dokumente werden direkt aus SAP via flexiblen MS-Word-Kundentemplates erstellt und als Word, PDF, PDF-A usw. ausgegeben. Insbesondere im Modul Vergabemanagement wurden im neuen Release viele funktionale Erweiterungen umgesetzt.

So können über Konfigurationstabellen einfach kundenspezifische Felder und Erweiterungen wie z. B. Validierungen hinterlegt werden. Geschäftspartner und Rollen werden von SAP übernommen, können aber noch zusätzlich erweitert werden.

Ebenfalls sind Stamm- und Bewegungsdaten ohne zusätzliche SAP-Schnittstellen nutzbar und Folgebeleg­erzeugung ist möglich. Dazu gibt es einen konfigurierbaren Workflow für Genehmigungs- und Prüfprozesse.

Ein Highlight sind die Snapshots, mit welchen zu jeder Zeit der aktuelle Zustand der Vergabe in einem Dossier zusammengefasst werden kann. So ist der Zustand zum Zeitpunkt von Entscheidungsschritten vollständig dokumentiert.

Aus einer Vergabe werden dann ein oder mehrere Verträge erstellt. Die Vergabe bildet den finanziellen Rahmen, sodass die Beschaffungsvorgaben systemunterstützt geprüft werden können.

Beschaffungsreports neu

Viele Neuerungen wurden auch beim Beschaffungsreporting gemacht. Es stehen umfangreiche Auswertungsfunktionen und Dashboards zur Verfügung. Das Teamworksolutions Vertragsmanagement ermöglicht eine durchgängige Beschaffung mit Transparenz über alle Vertragsschritte.

Bei der Schweizerischen Eidgenossenschaft wird die Lösung als strategisches Beschaffungswerkzeug in über 70 Verwaltungseinheiten eingesetzt. Ausschlaggebend für den Zuschlag war die nahtlose Integration. Aus beschaffungsrelevanten Verträgen werden direkt Bestellungen in SAP MM angelegt.

Jederzeit ist die Sicht auf den Vertragsstatus und dessen finanzielle Daten möglich. Durch die Integration vom Vertragsmanagement in bestehende SAP-Prozesse und Systeme werden aufwändige Schnittstellen vermieden. Die Bundesverwaltung hat mit der Einführung des neuen Release begonnen und wird in den nächsten Monaten auf die neue Lösung updaten.

Die Lösung wird per Transportauftrag in ein SAP-ERP-System eingespielt. Vorhandene Infrastruktur wie der SAP-Frontend-Server oder reverse Proxies können dabei genutzt werden.

Eine Erweiterungsinfrastruktur und die Möglichkeit, nahtlos bestehende Prozesse, Daten und Module der SAP-Umgebung zu integrieren, bieten extensive Konfigurationsoptionen.

Einerseits können Prozesse dabei aus dem Vertragsmanagement angestoßen werden (z. B. Bestellung, Rechnung), andererseits lassen sich auch aus bestehenden Prozessen Aktionen auslösen. Dies ermöglicht eine breite, medienbruchfreie Integration.

Das Einbinden aus den SAP-Modulen erfolgt modifikationsfrei in BADIs, User-Exits, aber auch in kundenspezifischen Zusatzentwicklungen. Integrationen in SAP FI, CO, MM, SD, PM, CS, PS, RE-FX, CRM, SRM sowie HR sind im Standard vorhanden. Andere Module lassen sich zusätzlich konfigurieren bzw. implementieren.