SuccessFactors HCM Suite – Erweiterte Datenschutzfunktionen

Mit den erweiterten Funktionen für den Datenschutz in SAP- SuccessFactors-Lösungen sind Kunden nun in der Lage, personenbezogene Daten noch besser zu verwalten.

„SAP SuccessFactors hilft Kunden dabei, dass Mitarbeiterdaten sicher sind und neue Datenschutzvorschriften eingehalten werden“

sagte Greg Tomb, President von SAP SuccessFactors.

Lösungen von SAP SuccessFactors bieten verbesserte Produktfunktionen und neue Funktionen, um mit sensiblen Daten von Mitarbeitern, Bewerbern und Kunden richtig umzugehen und diese zu schützen.

Zu den Neuerungen gehören verschiedene Funktionen zum Schutz personenbezogener Daten, unabhängig davon, ob die betroffene Person im Unternehmen verbleibt.

Die Neuerungen betreffen unter anderem Datenbereinigung, Einwilligungsmanagement, Datensperrung und Berichte mit Informationen über betroffene Personen.

Datenbereinigung

In Unternehmen werden große Mengen personenbezogener Daten gespeichert und verarbeitet. Wenn ein Unternehmen diese Daten länger als notwendig aufbewahrt, kann es gesetzliche Auflagen möglicherweise nicht erfüllen und verletzt den Datenschutz.

Manche Datenschutzvorschriften, einschließlich der DSGVO, verlangen, dass Daten bereinigt (endgültig gelöscht) werden, sobald es keine rechtliche Grundlage für deren Aufbewahrung mehr gibt.

Um die Vorschriften spezieller Länder zur Datenaufbewahrung besser zu erfüllen, können Kunden mit dieser Funktion standortspezifische Regeln definieren, wann die Daten endgültig zu löschen sind.

Einwilligungs­management

Nach bestimmten Datenschutzvorschriften benötigen Unternehmen die ausdrückliche Einwilligung von Personen, um ihre personenbezogenen Daten speichern oder verarbeiten zu dürfen.

Mit dieser Funktion lassen sich während des gesamten Einwilligungsprozesses Einwilligungserklärungen samt Akzeptanz konfigurieren und verwalten. Etwa können Personalvermittler Einwilligungserklärungen in allen Sprachen festlegen, die für ein Unternehmen relevant sind, und von Bewerbern verlangen, die Erklärung zu akzeptieren, bevor sie sich auf eine Stelle bewerben.

Datensperrung

Mit dieser Funktion lässt sich der Zugriff auf historische personenbezogene Daten während des Aufbewahrungszeitraums einschränken, damit eine bestimmte Benutzerrolle die Daten abrufen kann, während anderen der Zugriff verwehrt bleibt.

So muss vielleicht ein Mitarbeiter im HR-Service-Center nur Mitarbeiterdaten einsehen, die nicht älter als ein Jahr sind, während ein HR-Systemadministrator Zugriff auf die ganze Historie des Mitarbeiters benötigt.

Berichte mit Infos zu betroffenen Personen

Unternehmen speichern alle Arten personenbezogener Daten über ihre Mitarbeiter, von grundlegenden Informationen wie Name und Anschrift bis zu sensiblen Informationen wie Gesundheitsdaten und die Ergebnisse von Mitarbeitergesprächen.

Diese Funktion ermöglicht Kunden, einen Bericht mit allen personenbezogenen Daten zu erstellen, die über eine Person in sämtlichen Lösungen von SAP SuccessFactors verfügbar sind. Denn die Person hat das Recht auf Auskunft darüber, welche personenbezogenen Informationen über sie gespeichert sind.

Mit den Erweiterungen von SuccessFactors möchte SAP Unternehmen dabei unterstützen, die besten Talente zu gewinnen, weiterzubilden und an ihr Unternehmen zu binden und dabei globale und lokale Datenschutzanforderungen zu erfüllen.