Digitales Großreinemachen in Hamburg

Waren es bis vor einigen Jahren noch hauptsächlich IT-Unternehmen, Finanzdienstleister und Versicherungen, die auf eine elektronische Mitarbeiterselbstverwaltung setzten, so führen mittlerweile auch immer mehr Industrie- und Logistikkonzerne ESS- und MSS-Systeme ein. Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte Zugang zu Personaldaten haben, sind viele zeitraubende Vorgänge – wie etwa das Managen von Urlaubsanträgen oder das Ändern von Adressen und Telefonnummern – nicht mehr zwingend Sache der Personalabteilung.

Der Startschuss für das Projekt „Umstellung auf elektronische Zeiterfassung“ war in der Hamburger Stadtreinigung eigentlich schon im Jahr 2008 gefallen, eine schnelle Umsetzung war damals allerdings am Veto des Personalrats gescheitert. „Dass Personal- und Betriebsräte einer elektronischen Zeiterfassung erst einmal kritisch gegenüberstehen, erleben wir sehr oft“, erklärt Andreas Blumendorf, Geschäftsführer von Consodalis, der die SRH heute bei dem Projekt unterstützt. „Zum einen befürchten sie eine totale Kontrolle der Angestellten, zum anderen möchten sie vermeiden, dass Mitarbeiter aus Sorge um ihren Zeitstatus unnötig lange am Schreibtisch sitzen bleiben. Aber eine elektronische Zeiterfassung ist für die Mitarbeiter eher von Vorteil als von Nachteil: Schon kleinste Überstunden-Zeiten werden präzise erfasst, der monetäre Wert der geleisteten Arbeitszeit ist für den einzelnen Mitarbeiter viel besser erkennbar.“

Viele Systeme – wenig Transparenz

Hintergrund für das Bestreben, die Zeit­erfassung zu modernisieren, war die System-Uneinheitlichkeit in der Stadtreinigung Hamburg: In einigen Abteilungen wurden die Arbeitszeiten über Stempelkarten erfasst, in anderen über eine nicht standardisierte Software-Lösung. Dokumentiert wurden die Zeiten auf Papier. Sonderbezüge – wie etwa Fahrgelder oder Rufbereitschafts-Pauschalen – mussten manuell in das SAP-System eingespeist werden, genauso wie Urlaubszeiten und Abwesenheiten aufgrund von Dienstreisen. Abgesehen von dem großen zeitlichen Aufwand, den diese Art der Erfassung mit sich brachte, gab es so keine Möglichkeit, die Arbeitszeiten mit den Dienstvereinbarungen der SRH oder mit den gesetzlichen Arbeitszeitregelungen abzugleichen.

Mit der neuen einheitlichen Lösung sollten die Arbeitszeiten auf möglichst einfache Weise und ohne „Medienbruch“ erfassbar und dokumentierbar sein und das manuelle Einspeisen von Sonderbezügen wegfallen. Ebenso sollten jegliche Papieranträge – Urlaubsanträge, Anträge für die Teilnahme an Seminaren usw. – wegfallen. Es sollte schließlich möglich sein, die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorgaben und geltender SRH-Dienstvereinbarungen verbindlich zu überprüfen.

Im Februar 2014 stand die Modernisierung der Zeiterfassung erneut auf dem Plan. Als strategischer Partner für die Umsetzung wurde Consodalis gewählt. Die Projektrealisierung verlief in mehreren kleinen Schritten. Am Anfang stand eine erste Projektsitzung, danach folgten Workshops mit dem Ahrensburger Beratungsunternehmen und den einzelnen Abteilungen der SRH. In den Workshops legten die Spezialisten aus Ahrensburg den SRH-Verantwortlichen genau dar, wie die Lastenheft-Anforderungen über ein Zeitwirtschaftssystem und über ESS-/MSS-Lösungen auf SAP-Basis erfüllt werden konnten. Mit den technischen Einstellungen wurde im September 2015 begonnen. Drei Monate später, im Januar 2016, erfolgte der Produktivstart der elektronischen Zeiterfassung und der ESS-/MSS-Systeme für alle 620 Mitarbeiter aus dem Angestelltenbereich. Im Juni wurde die elektronische Zeiterfassung auf alle gewerblichen Mitarbeiter in den Recycling-Centern ausgedehnt und um eine elektronische Personaleinsatzplanung ergänzt. Im letzte Realisierungsabschnitt sollen dann sollen auch sämtliche anderen gewerblichen Mitarbeiter, wie Müllwagenfahrer, Straßenreinigungskräfte und das Kantinenteam, in die elektronische Zeiterfassung eingebunden werden.

Nutzungsspektrum

Das Angebot an Self-Services, das den Angestellten und Führungskräften seit Anfang des Jahres zur Verfügung steht, umfasst u. a. eine Zeitkontenübersicht, eine Antragserstellungsfunktion für Urlaubs- und Abwesenheitsanträge und einen Teamkalender. Jeder Mitarbeiter kann die tagesaktuellen Buchungen und Zeitnachweise einsehen und kann vergessenes Einstempeln nachträglich in das System eingeben. Führungskräfte können sich darüber hinaus Reportings über ihre Mitarbeiter in Form von Listen erstellen lassen (z. B. Geburtstagslisten, Gruppenlisten), Kontingentstände einsehen und Zeiten manuell korrigieren. Außerdem können sie Anwesenheitsübersichten abrufen und Terminerinnerungen – etwa für Geburtstage oder Firmenjubiläen – einsehen. SRH als Ganzes schließlich hat nun endlich die Möglichkeit, die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu kontrollieren und eventuelle Verletzungen zu dokumentieren.