Der kürzeste Weg zu S/4 Hana

Über 80.000 Artikel bestellt Zur Rose täglich direkt bei den Herstellern oder Großhändlern pharmazeutischer und medizinischer Produkte. Nur knapp zwei Wochen dauert es im Durchschnitt bis zu einem vollständigen Umschlag des Lagers von Zur Rose mit rund 10.000 vorrätigen Artikeln.

Logistik-Know-how und -Exzellenz sind folglich wichtige Kernkompetenzen des Unternehmens – neben dem Branchenwissen als Ärztegrossistin und Versandapotheke.

Am Anfang stand eine einfache Idee: Der Anwalt und heutige CEO Walter Oberhänsli wollte 1993 in der von ihm erworbenen Immobilie „Zur Rose“ im schweizerischen Steckborn eine Apotheke ansiedeln, nachdem die einzige Apotheke im Ort mangels Nachfolgelösung geschlossen werden musste.

Da zunächst kein Mieter für die neue Apotheke gewonnen werden konnte, schloss sich Walter Oberhänsli mit lokalen Ärzten zusammen. Gemeinsam gründeten sie die Apotheke Zur Rose, die auch als Einkaufsgemeinschaft der Gründerärzte diente und eine günstige Belieferung mit Medikamenten sicherstellte.

Später entwickelte sich daraus der Versandhandel mit Medikamenten. Ab 2001 begann Zur Rose, Medikamente direkt an Patienten zu versenden. Der Anspruch, eine sichere, günstige und qualitativ hochwertige Arzneimittelversorgung zu gewährleisten, stieß vor dem Hintergrund der steigenden Gesundheitskosten auf ein positives Echo bei den Kunden.

Rechtliche Schwierigkeiten auf diesem Weg konnte Walter Oberhänsli durch seine Beharrlichkeit und sein juristisches Fachwissen Stück für Stück überwinden. Mit der Übernahme der Versandapotheke DocMorris im Jahr 2012 gelang es Zur Rose, die Marktstellung in Deutschland weiter auszubauen.

Mittlerweile ist das Unternehmen die führende Versandapotheke Europas. Aktuell beschäftigt die Zur Rose Gruppe an den verschiedenen Standorten über 1000 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2016 einen Umsatz von 880 Millionen Schweizer Franken (ca. 808 Millionen Euro).

Starkes Wachstum, verschiedene Tochterunternehmen und Standorte in der Schweiz, Deutschland und den Niederlanden kennzeichnen die Zur Rose Gruppe heute. Doch auch bei der schönsten Erfolgsgeschichte gilt: kein Licht ohne Schatten.

Übernahmen und das rasante Wachstum ließen – typisch für ein internationales Unternehmen – eine heterogene IT-Landschaft mit fünf verschiedenen ERP-Systemen und drei unterschiedlichen Datenbanksystemen entstehen.

Heterogenität ist auf Dauer zu teuer

„Das Teure an einer heterogenen IT-Umgebung sind nicht nur die Lizenzen. Vielmehr schlagen intern vor allem der personelle Aufwand für Wartung und Unterhalt von Bestandssystemen zu Buche“

betont Michael Herrmann, Projektmanager von Zur Rose Suisse.

„Sämtliche ERP-Systeme werden bei uns bis heute intern gehostet, sodass wir uns auch um die Infrastruktur kümmern müssen. Die Pflege der unterschiedlichen Software und das Beherrschen der daraus folgenden Komplexität binden viele Ressourcen. In Zeiten von Cloud Computing und neuen Softwaregenerationen ist eine solche Situation auf Dauer nicht wünschenswert.“

2015 entschied sich Zur Rose deshalb zu einer Neugestaltung der IT-Landschaft. Modernisierung und Zentralisierung waren dabei die Leitideen. Als künftiges integriertes ERP-System wurde die neue Generation S/4 Hana gewählt, welche das geplante Wachstum der Zur Rose Gruppe auch auf lange Frist abbilden kann.

„Diese Entscheidung bietet zudem die Chance, die Prozesse der Auftragsverwaltung und Beschaffung sowohl für das B2B- als auch das B2C-Geschäft einheitlich abzubilden, welche zurzeit noch auf unterschiedlichen ERP-Systemen laufen“

erklärt Michael Herrmann.

Sicherheit und Datenschutz

Kaum eine Branche ist seit vielen Jahren hinsichtlich Datenschutz und Aufbewahrungspflichten so streng und umfassend reguliert wie das Gesundheitswesen. Beim Medikamentenversand steht dabei die Sicherheit in der Arzneimittelversorgung im Vordergrund.

Aus diesem Grund verlangt der Gesetzgeber schon seit Längerem eine lückenlose Chargenrückverfolgung und Aufbewahrungsfristen von Patientenakten, die sich über mehrere Jahrzehnte erstrecken können.

„Diese besondere Situation hat bei uns im Haus zu einem sehr hohen Digitalisierungsgrad der Prozesse geführt, lange bevor der Begriff in Mode kam“

so Michael Herrmann.

„Faxe oder andere Korrespondenz mit Geschäftspartnern werden bei uns schon seit Längerem systematisch digital archiviert. Entsprechend groß ist das Speichervolumen unserer Systeme – ein weiterer Grund, auf das geplante zentrale ERP-System umzustellen.“

Lösung für die Altsysteme

Doch was soll mit den Altsystemen geschehen? Die verschiedenen Aufbewahrungsrichtlinien und Dokumentationspflichten machen es nötig, bei Bedarf auch in Zukunft Auswertungen erstellen zu können. Dafür muss die Geschäftslogik der bisherigen ERP-Systeme erhalten werden.

„Die Schlussfolgerung, im Zuge einer Zentralisierung die Altsysteme einfach abzuschalten, drängt sich gedanklich zwar auf, ist in der Praxis aber keine einfach zu lösende Aufgabe. Bei zentralen Modernisierungsvorhaben ist dies die eigentliche Achillesferse für eine erfolgreiche Einführung einer neuen Softwaregeneration“

so Michael Herrmann weiter.

Parallel zur Entscheidung, auf S/4 Hana zu migrieren, suchten Michael Herrmann und sein Team deshalb nach einer zentralen Archivierungslösung für den Daten- und Dokumentenbestand der abzulösenden Altsysteme.

Diese soll zudem die Möglichkeit zum definitiven Löschen von Daten bieten, eine Funktionalität, wie sie insbesondere die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) einfordert. Selbstverständlich soll die neue Lösung im Betrieb auch dauerhaft günstiger sein als der Aufwand für die Pflege der Altsysteme.

„Wer sich den Markt anschaut, stellt sehr schnell fest, dass die Zahl der Anbieter in diesem Bereich überschaubar ist. Ein Anbieter, der perfekt zu den Anforderungen von Zur Rose passt, ist die Schweizer Data Migration Services AG mit ihrer Plattform JiVS“

erläutert Herrmann.

Den ersten Härtetest hat die JiVS-Plattform noch in diesem Jahr zu bestehen, sobald die erste Phase der Umstellung auf ein zentrales SAP-System in den Bereichen Stammdaten und Beschaffungswesen im Frühjahr abgeschlossen ist. Dann wird ein Teil der Daten und Dokumente aus dem ERP-System auf die neue Plattform migriert, wobei es sich um mehrere Milliarden Datensätze oder rund die Hälfte des Bestandsvolumens handelt.

„Diese Art der Archivierung ist weit mehr als die langfristige Aufbewahrung in zuverlässigen Archiven. Schließlich bleiben die Daten und Dokumente gewissermaßen weiter lebendig und Teil unserer Prozesse. Deshalb sprechen wir – wie der Hersteller – eher von Historisierung als von Archivierung“

fügt Michael Herrmann hinzu.

So lässt sich zum Beispiel über Jahrzehnte nachverfolgen, welcher Patient welche Medikamente bekommen hat und aus welcher Charge diese stammen. Implementiert wird JiVS von der T-Systems Data Migration Consulting, dem größten Partner von Data Migration Services.

Das Schweizer Tochterunternehmen von T-Systems verantwortet die Migration des Daten- und Dokumentenbestands und übernimmt den Betrieb der JiVS-Plattform im Schweizer Rechenzen­trum von Zur Rose.

Raum für Innovationen

In den kommenden drei bis fünf Jahren erfolgt die Stilllegung aller Altsysteme.

„Insgesamt erwarten wir dadurch Einsparungen bei den operativen Kosten in sechsstelliger Höhe. Außerdem gehen wir davon aus, dass durch Dublettenbereinigung das Speichervolumen um rund 30 Prozent sinkt“

freut sich Michael Herrmann.

„Das Wichtigste aber ist, dass wir die Komplexität in der IT massiv reduzieren werden. Das schafft die nötige Grundlage für weiteres Wachstum und die Umsetzung innovativer Zukunftslösungen.“