Finanzbuchhaltung neu gedacht

Klassische Prozesse der Finanzbuchhaltung sind zum Teil schon seit mehreren Jahrzehnten unverändert. Mit den konventionellen Record-to-Report-Prozessen wird zum Periodenende der Finanzabschluss gewährleistet.

Im Rahmen des Finanzabschlusses werden Informationen aus Bankkonten, Haupt- und Nebenbuchhaltung sowie weitere Daten aus ERP-Systemen aufbereitet, ausgewertet und auf dieser Grundlage der Abschluss erstellt.

Die herkömmlichen Record-to-Report-Prozesse dauern oft viele Tage und bewirken, dass die Mitarbeiter der Finanzabteilungen am Ende des Monats eine hohe Arbeitsbelastung bewältigen müssen. Daraus folgen häufig riskante manuelle Prozesse – selbst bei agilen Unternehmen.

Aufgrund steigender Komplexität und des hohen Tempos, das im Business vorherrscht, steigt der Druck für die Finanzabteilungen enorm. Vorhersagen und Planungen zur Finanzlage sind für die Geschäftsführung nicht nur punktuell notwendig und sinnvoll.

Schließlich möchte das Management strategische Unternehmensentscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitinformationen treffen. Dazu ist es notwendig, die Informationen zum Finanzabschluss tagesaktuell bereitzustellen.

Hierbei unterstützt ein neues Verfahren namens „Continuous Accounting“.

Was ist Continuous Accounting und welche Möglichkeiten ergeben sich dadurch für die Finanzabteilungen?

Das Continuous Accounting definiert die Transformation von Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen, die beim Finanzabschluss (Financial Close) und somit regelmäßig zum Ende eines jeden Monats, Quartals, Halbjahres oder Jahres entstehen, von einer punktuellen Belastung in einen kontinuierlichen Vorgang.

Ermöglicht wird dies durch permanente Abstimmungen, Auswertungen und Kontrollen. Dabei ist es nicht erforderlich, die Daten und Informationen punktuell zu sammeln, zu überprüfen und auszuwerten. Das geschieht fortlaufend, genau dann, wenn sie anfallen.

Hierbei müssen die Daten vom Enterprise Resource Planning Tool (ERP) in das Corporate Performance Management, das Enterprise Performance Management (EPM) oder in die Business Intelligence Solution (BI) migriert werden.

Viele Finanzorganisationen verfügen zwar seit Langem über ERP-Systeme, deren Funktionen können aber nicht den Finanzabschluss vollständig bis ins letzte Detail abbilden.

Unternehmen setzen daher häufig immer noch Spreadsheets ein. Der Einsatz automatisierter Prozesse spart hingegen Zeit und sorgt für eine hochwertige Datenqualität.

Welche Vorteile bietet die Methodik?

Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann durch die Automatisierung der Finanzprozesse wie der Kontenabstimmung,  Bestätigung und Abweichungsanalyse sowie des Transaktionsabgleichs die Finanzabteilung den Arbeitstakt bestimmen.

Führungskräfte und Mitarbeiter können alle Prozesse fortlaufend und in Echtzeit prüfen. CFOs sind in der Lage, die Abläufe und Ressourcen präzise zu planen. Zudem können sie Business-Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Finanzdaten treffen.