SAP-Bordmittel stoßen an ihre Grenzen

Die SAP-Bordmittel sind für große Druckerparks nur begrenzt massen­tauglich, weil Änderungen typischerweise objektweise erfolgen und sich Kon­figurationen in Mehrsystemlandschaften nur mit zusätzlichem Aufwand konsistent verteilen lassen. Mit der Spezifikation „BC-XOM-Erweiterung für die Druckerverwaltung“ adressiert SAP diese Lücke und stellt eine API bereit, die remote-fähige Verwaltung von OMS-Topologie und Druckerobjekten ermöglicht. In Verbindung mit ­einem externen Output-Management-System (OMS) entsteht damit die Grundlage für moderne, skalierbare Administrationslösungen – inklusive Massenänderungen, kontrolliertem Roll-out über mehrere SAP-Server, Echtzeit-Status und einer konsistenten Druckerdefinition. Eine solche Umsetzung sind die von SAP zertifizierten Anwendungen Bens OMS Panel als Web-Applikation; in Verbindung mit dem externen Output Management Bens OMS von Suchy MIPS.

Anspruchsvolle Ausgangslage

Die Verwaltung von Ausgabesystemen und Druckern in SAP ist operativ kritisch und ­organisatorisch anspruchsvoll. Wer Output Devices, OMS-Anbindungen oder spool-relevante Parameter administriert, benötigt in der Regel entsprechende administrative Berechtigungen. Das ist nicht nur eine technische Hürde, sondern auch ein Gover­nance-Thema: Änderungen wirken unmittelbar auf Verfügbarkeit, Stabilität und Nachvollziehbarkeit der Druck- und Dokumentenprozesse.

Hinzu kommt, dass die SAP-Drucker­administration einen besonderen Skill erfordert, der zwei Welten zusammenbringt. Auf der einen Seite stehen SAP-spezifische Aspekte wie Spool-Konzept, Gerätetypen, Output-Parameter und Landschaftslogik. Auf der anderen Seite sind Kenntnisse im IT-Environment notwendig, etwa zu Netzwerk, Namenskonventionen, Protokollen, Druckerflotten, Sicherheitsvorgaben und typischen Störungsbildern im Druckpfad. Diese Kombination ist selten – und genau deshalb entsteht in vielen Unternehmen ein Engpass: Druckeradministration hängt an wenigen Spezialisten.

In der Praxis ist das Anlegen neuer Drucker im SAP-System deshalb häufig kein isolierter Handgriff, sondern ein koordiniertes Vorhaben. Mehrere Teams müssen zusammenarbeiten – SAP-Basis, Netzwerk, Security, Workplace/Client-Management und oft auch Fachbereiche oder externe Dienstleister. Ein zentraler struktureller Nachteil der klassischen SAP-Bordmittel liegt in der begrenzten Massentauglichkeit.

Massentauglichkeit und Konsistenz

Die SAP Spool Administration erlaubt Änderungen typischerweise nur an einem Drucker zur gleichen Zeit. Typische Anforderungen in großen Druckerparks – etwa das gleichzeitige Zuweisen eines neuen Gerätetyps an viele Drucker – sind im Standardprozess nicht vorgesehen. Das führt zu hoher manueller Arbeit, langen Durchlaufzeiten und einem unnötig hohen Risiko für Inkonsistenzen.

Diese Problematik verschärft sich in Landschaften mit mehreren SAP-Servern. Änderungen an Druckerkonfigurationen, die über die Spool Administration durchgeführt werden, betreffen in der Praxis meist nur den SAP-Server, auf dem die Änderung vorgenommen wurde. Das Ausrollen auf weitere Systeme ist zwar mit dem SAP-Tool „Printing Assistant for Landscapes (PAL)“ möglich, bleibt im Alltag jedoch umständlich:
Es muss ein Zentralsystem definiert werden, in dem die Pflege erfolgt, und von dort wird in die Zielsysteme verteilt. Änderungen sind damit an Regeln und Prozesse gebunden und erfordern zusätzliche operative Disziplin.

BC-XOM-Erweiterung

SAP hat diese Unzulänglichkeiten erkannt und mit der Spezifikation „BC-XOM-Erweiterung für die Druckerverwaltung“ eine klare Antwort formuliert. Die Kernaussage ist, dass BC-XOM historisch vor allem die Laufzeit des Druckprozesses adressierte – also das Senden von Druckaufträgen an ein OMS und die Statusabfrage –, aber in der Schnittstelle zu externen Verwaltungstools keine Funktionen zur Konfiguration der beteiligten Ressourcen bot. Gerade die Konfigura­tion der OMS-Anbindung und insbesondere die Konfiguration der zugehörigen Drucker war damit unzureichend abgebildet. Diese Lücke sollte die Erweiterung schließen.

Technisch basiert die von SAP bereit­gestellte API auf remote-fähigen Standard-RFC-Bausteinen. Damit können externe Applikationen – unter Nutzung der SAP-Berechtigungs- und RFC-Mechanismen – Verwaltungsfunktionen aus der Ferne aufrufen und automatisierbar machen. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um Druckeradministration aus einer rein transaktionalen SAP-GUI-Logik in moderne, prozess- und rollenbasierte Verwaltungsabläufe zu überführen.

Wichtig ist dabei die grundlegende ­Voraussetzung, die bereits in der Einordnung der Erweiterung angelegt ist: Die „Erweiterung für Printer Administration“ funktioniert nur im Zusammenspiel mit einem Output-Management-System. Es muss also ein OMS installiert und produktiv in Betrieb sein; die Drucker müssen mit der Koppelart „E“ (externes OMS) angelegt werden.

OMS als Enabler

Ein externes Spool- beziehungsweise Output-Management ist nicht nur Vo­raussetzung, sondern ein bewährtes Architekturprinzip, das von SAP empfohlen wird. Es entlastet die SAP-Server, übergibt die Druckjob-Verwaltung an ein spezialisiertes System und übernimmt die Kommunikation mit den Ausgabegeräten. Ein zentraler Mehrwert liegt in der deutlich besseren Transparenz:
Detaillierte Statusmeldungen können unaufgefordert zurück an SAP geliefert werden, was Betrieb und Troubleshooting erheblich verbessert.

Neben Performance und Transparenz spielt in modernen Umgebungen zunehmend Security eine Rolle. Ein externes OMS, wie Bens OMS von Suchy MIPS, kann – je nach Architektur und Zielumgebung – die Verschlüsselung von Druck­daten über den gesamten Weg vom SAP-­Server bis zum Ausgabegerät unterstützen und damit den Druckpfad für sensible Dokumente (zum Beispiel HR, Finance, Healthcare) besser absichern.

Darüber hinaus eröffnet ein externes OMS zusätzliche Möglichkeiten für die Weiterverarbeitung von Druckdaten. Am Beispiel des Bens OMS von Suchy MIPS können Workflows implementiert werden, die über das reine Drucken hinaus­gehen: von vergleichsweise einfachen Szenarien wie Barcodedruck oder der Kon­vertierung von Prescribe-Druckdaten in PCL5-­Industrie-Standarddaten bis hin zu komplexeren Workflows mit Inhaltsanalyse und bedingten Aktionen, die abhängig vom Ergebnis der Analyse ausgeführt werden.

Damit wird Output-Management zum integralen Bestandteil von Dokumenten- und Prozessautomatisierung, das sich nahtlos in die SAP-Server-Landschaft ­einfügt.

Von der API zur Applikation

Mit der „BC-XOM-Erweiterung für die Druckerverwaltung“ entsteht die Grundlage für leistungsstarke Administrations-Applikationen. Die API stellt Schnittstellen bereit, mit denen Objekte angelegt, abgefragt, konfiguriert und gelöscht werden können. Dazu gehören ROMS (Real Output Management Systems), LOMS (Logical Output Management Systems) sowie Drucker und deren Eigenschaften. Damit wird nicht nur der einzelne Drucker adressierbar, sondern auch die gesamte OMS-Topologie – ein wesentlicher Hebel für Standardisierung und Betriebssicherheit in SAP-Server-­Landschaften.

Intelligent umgesetzt, lassen sich da­raus Funktionen ableiten, die im Alltag ­unmittelbar Zeit sparen und die Qualität erhöhen. Entscheidend ist, dass Admi­nistration nicht mehr „Drucker für Drucker“ passieren muss, sondern über selektierte Gruppen durchgeführt werden kann. So werden Massenänderungen möglich, ebenso das Ausrollen von Änderungen auf mehrere SAP-Server in einem Schritt. Ergänzend lassen sich Echtzeitinformationen über den Druckerstatus bereitstellen. Ein weiterer, in der Praxis besonders wertvoller Effekt ist die konsistente und einheitliche Druckerdefinition auf allen SAP-­Servern: Wenn Definitionen zentral verwaltet, validiert und kontrolliert verteilt werden, sinkt die Zahl systembedingter Abweichungen – und Störungen werden reproduzierbarer und schneller lösbar.

Wenn diese Funktionen in eine einfach zu bedienende und intuitive Benutzeroberfläche überführt werden, entsteht ein organisatorischer Hebel. Der Bedarf an tiefem SAP-Spezialwissen reduziert sich für Standardprozesse, weil die Komplexität in geführte Aktionen, Vorlagen und Validierungen übersetzt wird. Damit kann die Druckerverwaltung in definierten Fällen an ein Helpdesk delegiert werden, ohne Kontrolle und Qualität zu verlieren. Die SAP-Basis wird entlastet, und Durchlaufzeiten sinken.

Praxisbezug: Große Landschaften

Suchy MIPS hat mit dem Bens OMS Panel eine solche Applikation als Web-Anwendung und Erweiterung für die Druckerverwaltung für das Output-Management-­System Bens OMS entwickelt.

Der Ansatz: einfach und intuitiv zu bedienendes User Interface, detailliertes Real­time-Reporting, Selektionsmöglichkeit von Gruppen, Massenänderungen für Gruppen und einfache Verteilung von ­Änderungen auf die gesamte SAP-Server-­Landschaft in einem Schritt.

In einer der nächsten Ausgaben des E3-Magazins soll die Lösung in der Praxis vorgestellt werden. Es handelt sich hierbei um die Installation bei einem Kunden, der zehn SAP-Server und ungefähr 1000 Drucker im Einsatz hat und diese über das Bens OMS ansteuert und mit der Web-Applikation Bens OMS Panel verwaltet.

Take-aways

Erstens: SAP-Druckeradministration ist ein Governance- und Skalierungsthema, weil Berechtigungen, Spezialwissen und Team-Orchestrierung aufeinandertreffen.
Zweitens: Die klassischen SAP-Bordmittel sind für Massenänderungen und Mehrsystemlandschaften nur begrenzt effizient; PAL schafft Abhilfe, bleibt aber prozess- und zentralitätsgetrieben.
Drittens: Die „BC-XOM-Erweiterung für die Druckerverwaltung“ liefert eine API-Basis für moderne Verwaltungsapplikationen in Kombination mit einem externen OMS und der Koppelart zum Hostspool „E“.
Viertens: In Verbindung mit einem OMS werden nicht nur Betrieb und Transparenz verbessert, sondern auch Security-Aspekte wie Verschlüsselung im Druckpfad sowie zusätzliche Daten-Workflows möglich.
Fünftens: Eine webbasierte, API-gestützte Verwaltung kann Massenänderungen, Roll-outs, Echtzeitstatus und konsistente Druckerdefinitionen über alle SAP-Server hinweg opera­tionalisieren – und damit Drucker­administration stark vereinfachen und skalierbar machen.

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