SAP SuccessFactors: Fast to Success

Moving big things to zero: So lautet die klare Strategie von Everllence. Die Volkswagen-Tochter entwickelt technische Lösungen für nachhaltigen Fortschritt und Wohlstand. Führend ist das Unternehmen mit Sitz in Augsburg in Großdiesel- und Gasmotoren für Turbomaschinen. Auch in alternativen Antriebstechnologien für die maritime Energiewende sowie neuen Technologien für Erzeugung und Speicherung von elektrischer Energie leistet es Pionierarbeit. Zuletzt setzte das Unternehmen vier Milliarden Euro um. Ein wichtiger Treiber von Everllence ist die Digitalisierung, und so entschied das Unternehmen vor einem Jahr, auch die unternehmenseigenen Prozesse in der Verwaltung und Organisation für die Zukunft aufzustellen. Aufgrund der umfassenden Aufgabenlandschaft rückte das Personalwesen schnell in den Vordergrund.

Global vernetzte HR-Plattform

Die Gründe für Everllence, die HR-Prozesse neu aufzustellen, lagen vor allem in den vielen administrativen Tätigkeiten und der manuellen Bearbeitung von Aufgaben rund um Urlaubsanträge, Zielgespräche und Trainings für die Mitarbeitenden, die mit viel Aufwand zulasten strategischer Überlegungen und der Personalbetreuungsquote einherging. Zudem waren wenige HR-Services gebündelt. Ziel des Projekts war der Aufbau einer global vernetzten HR-Plattform, um klassische Personalprozesse rund um den Employee Life Cycle in allen Ländern zu standardisieren, harmonisieren, digitalisieren und automatisieren.

Gleichzeitig sollten Personalverantwortliche entlastet werden, sodass sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. In diesem Zuge war es Everllence wichtig, alle Bestandteile einer digitalen Neuausrichtung zu betrachten – von Prozessen und Technologien über die Organisation bis hin zur gezielten Befähigung der Mitarbeitenden. Die Wahl der HR-Systemarchitektur fiel auf die Cloud-Lösung SuccessFactors, die kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten wird und den Mitarbeiterlebenszyklus von der Einstellung bis zur Pensionierung vollständig digital abbildet. Für die Umsetzung holte sich Everllence MHP als Transformationspartner hinzu.

Die Management- und IT-Beratung überzeugte in der Ausschreibung mit einem ganzheitlichen integrierten Ansatz, einem tiefen Verständnis für Prozesse und Technologien sowie der Erfahrung aus einem großen Referenzprojekt: der Implementierung von SAP SuccessFactors bei dem Automobilzulieferer Brose Fahrzeugteile, die mit der Digitalisierung des gesamten Personalwesens für 30.000 Beschäftigte an rund 70 Standorten in 25 Ländern einherging.

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„Die frühzeitige Einbindung in den Change-Prozess und gezielte Trainingsangebote fördern die Motivation und Akzeptanz.“

Markus Merkel,
Projektleiter,
MHP

Frameworks

Ähnlich wie bei Brose sollte es bei Everl­lence laufen. Zuerst beleuchtete das 30-köpfige Team aus Beratung und Kunde die bestehenden unternehmensspezifischen Prozesse. Auf dieser Basis erstellte es ein globales Template, das den Arbeitsaufwand in der HR verringern und die Prozesse effizienter gestalten sollte. Erst dann wurde der Fokus auf die Einführung des neuen Systems, SuccessFactors als Standardsoftware aus der Cloud, gelegt. Bestandteile waren die Module OpenText, um digitale Mitarbeiterdaten gesetzeskonform an zentraler Stelle zu speichern, zu erstellen und zu verwalten, Ingentis für den Bereich People Analytics sowie DocuSign/ProSign für das elektronische Unterzeichnen von Dokumenten.

Markus Merkel, Projektleiter bei MHP: „Entscheidend ist, den Grundstein für die technische Umsetzung früh mittels eines durchdachten, globalen Rollen- und Prozessdesigns zu legen. Damit einher gehen klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie ein Modell für die spätere Zusammenarbeit.“ Als Implementierungsmethode wählte das Team „Fast to Success“, eine vorkonfigurierte Lösung, die initial gestartet werden kann und nach kurzer Zeit erste Erfolge sichtbar macht. Zudem erzielt sie eine hohe Nutzerakzeptanz und -zufriedenheit. Den Standard passte MHP individuell hinsichtlich des Rollen-, Prozess- und technischen Designs an.

Durch die Konfigurationen wird sichergestellt, dass auf Everllence abgestimmte Prozesse auch mit der neuen Software weiterhin wie gewünscht laufen. Auch die HR-IT-Landschaft wurde adaptiert. Dabei fanden unter anderem Integrationen mit SAP HCM und Active Directory sowie eine Anbindung von IAS/IPS statt. Markus Merkel: „Hier kommt es stark auf die Beratungsleistung an. Grundsätzlich wichtig bei der Integration ist, dass alle Systeme, wie ein HCM-System für die Gehaltsabrechnung, mit SuccessFactors kommunizieren. Es muss also ein reibungsloser Daten- und Dokumentenaustausch verschiedener Quellsysteme gewährleistet werden.“

Mitarbeitende mitnehmen

Die größten Herausforderungen bei dem Projekt lagen im Bereich Projektsteuerung und Priorisierung, im kurzfristigen Training und Enablement der Mitarbeitenden und im Change Management. Zeitpläne, durchdachte Konzepte und intelligentes Projektmanagement über „Change Request“ boten hierbei wertvolle Unterstützung. In der Hypercare-Phase wurde besonders Wert darauf gelegt, die Mitarbeitenden – vom CIO bis zum Key User – mit den neuen Prozessen und Technologien vertraut zu machen.

Der Fokus lag auf der Kommunikation mit den Stakeholdern und einer posi­tiven Feedbackkultur in Form von Info Sessions für die Führungskräfte, Schulungen für die Personalverantwortlichen sowie Klick-Anleitungen und Erklärvideos für die Mitarbeitenden. Ein gemeinschaftliches Event zum Go-live im firmeneigenen Museum in Augsburg rundete das Projekt ab – inklusive Lessons Learned für alle Mitarbeitenden. Markus Merkel betont: „Die frühzeitige Einbindung in den Change-Prozess und gezielte Trainingsangebote fördern die Motivation und Akzeptanz – und sorgen dafür, dass der Wandel nachhaltig und transparent gelingt.“

Verbesserte Employee Experience

In einem kurzen Zeitraum von 18 Monaten implementierten MHP und Everllence die volle SuccessFactors Suite in Deutschland und der Schweiz. Dies geht nicht zuletzt auf den agilen Entwicklungs- und Implementierungsprozess zurück. In einer ersten Projektphase wurden dabei die Module Employee Central, Recruiting, Onboarding und Learning Management live gesetzt.

Everllence profitierte so schon von den Vorteilen der Transformation, während in Phase zwei die Module Performance & Goals, Succession & Development und Compensation & Variable Pay folgten. Aufgrund der hohen Relevanz war außerdem das Modul People Analytics Reporting Teil beider Projektphasen. Im nächsten Schritt folgt der globale Roll-out auf weitere Länder, der Projektabschluss ist für 2027 geplant.

Einheitliches, digitales System

Die Modernisierung der HR-Strukturen und -Prozesse zeigt bereits positive Effekte: Es gibt nur noch ein einheitliches, digitales System, das den gesamten Employee Lifecycle umfasst. Vom Urlaubsantrag über das Zielgespräch bis hin zur Weiterbildung wird alles per App organisiert. Alle Informationen sind schnell über wenige Klicks abrufbar und auf einen Blick ersichtlich. Papier und Excel-­Listen gehören der Vergangenheit an.

Durch globale Standards sind die Prozesse nun deutlich schlanker, harmonischer und effizienter. Die Anzahl administrativer Tätigkeiten konnte wesentlich reduziert werden. „Dank der Expertise und des umfassenden Know-hows von MHP ist uns eine sehr erfolgreiche Transformation im HR-Bereich gelungen. Innerhalb und auch außerhalb des Teams war die Kommunikation stets auf Augenhöhe, dies hat maßgeblich zum Erfolg beigetragen“, fasst Ingrid Rieken, CHRO Everllence, das Projekt zusammen.

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