Willkommen, digitalisierte Warenauslieferung: Zettelwirtschaft ade

Mit seinem Netzwerk von bekannten Vertriebsmarken wie Raab Karcher, Melle Gallhöfer, Muffenrohr Tiefbau oder Keramundo bietet Stark Deutschland ein breites Sortiment an Baustoffen und Dienstleistungen für diverse Baugewerke an. Als Teil der inter­nationalen Stark Gruppe betreibt die deutsche Unternehmenseinheit rund 260 Standorte in Deutschland und ist mit über 600 Lkw-Fahrern auf den Straßen unterwegs.

Tagtäglich befördern die Fahrer Baumaterial von den Standorten zu den jeweiligen Baustellen oder Dependancen, be- und entladen Paletten und dokumentieren ihre Abhol- und Zufuhrtätigkeiten. Zu wissen, wann Produkte ihren Zielort erreicht haben und wo sie abgeladen wurden, ist für Vertrieb und Dispo-Abteilung wichtig. Besonders für den Fall, dass der Kunde mal nicht an der Baustelle angetroffen wird.

Weg von Stift und Papier

All diese Schritte effizient und ohne Zeitverzögerungen zu erledigen, bewog Stark Deutschland dazu, ihre Warenauslieferung zu digitalisieren. Denn gerade in Ballungszentren mit mehreren Niederlassungen, in denen Lkw häufig nicht an ihre Ausgangsstandorte zurückkehren, kam es durch die bewährte Erfassung mit Stift und Papier zu Verzögerungen in der internen Abwicklung und auch gelegentlich zu Übertragungsfehlern oder gar zu Lieferscheinen, die verloren gegangen sind, während heute die Daten fehlerfrei und in Echtzeit ans SAP übertragen und dort weiterverarbeitet werden können.

Digitalisierte Warenauslieferung

Verzögerungen bei der Bearbeitung gehören dank der digitalen Warenauslieferung der Vergangenheit an. Jetzt dokumentieren die Lkw-Fahrer alle notwendigen Informationen, wie die Unterschrift des Warenempfängers bei der Übergabe, den Ablageort mittels Fotos der zugestellten Waren oder die Uhrzeit der erbrachten Auslieferung, mit einem mobilen End­gerät in der Warenauslieferungs-App FIS/LastMile. Auch Zusatzinformationen, wie zum Beispiel der Zustand der Ware bei der Auslieferung, können in der App ergänzt werden. Da diese per Schnittstelle mit dem unternehmenseigenen SAP-System von Stark Deutschland verbunden ist, werden alle erfassten Dokumente automatisch als Anlage zur Auslieferung per Online-Kommunikation ins System übertragen und sind sofort verfügbar. So ist erkennbar, welche Waren bereits zugestellt und welche noch in der Auslieferung sind. Folgetouren planen, buchhalterische Aufgaben abarbeiten oder beispielsweise die Faktura erstellen und versenden können direkt angestoßen werden.

„Für uns wurden zum Beispiel die digitalen Lieferscheinrückläufer in Form eines Abliefernachweises inklusive Fotofunktion und GPS-Daten zum größten Nutzen. Aber auch die für Stark Deutschland entwickelte sogenannte Sammelunterschrift für den Lieferschein- und Tourmodus ist überaus praktisch. Nun muss nicht mehr jeder Lieferschein vom Empfänger einzeln manuell unterschrieben werden, sondern es genügt eine Unterschrift für mehrere Auslieferungen, wenn es sich um den­selben Warenempfänger handelt“, beschreibt Christian Haas, SAP-Anwendungsberater bei Stark Deutschland, die Verbesserungen.

Komfortable Bedienbarkeit

Auch die einfache und nutzerfreundliche Bedienbarkeit der mobilen App FIS/LastMile punktete bei den Projektverantwortlichen des Baustoffhändlers: „Sich lediglich mit einem Zugang anzumelden, den Lieferschein abzuscannen oder die Tournummer einzugeben und dann direkt alle Lieferungen zur weiteren Bearbeitung herunterzuladen, ist für unsere Lkw-Fahrer sehr komfortabel“, erklärt Mathias Giesers, IT-Projektleiter Digitalisierung bei Stark Deutschland. Gerade durch diese einfache Handhabung gelang es innerhalb kürzester Zeit, den ersten Lkw-Fahrern während der Pilotphase bei den Vertriebsmarken Muffenrohr Tiefbau und Melle Gallhöfer sowohl die Funktionsweise der App als auch ihre Bedienung zu erklären.

‎‎

‎

„Die Bedienung ist so einfach, dass unsere Lkw-Fahrer ihren Komfort schätzen.“

Mathias Giesers,
IT-Projektleiter Digitalisierung,
Stark Deutschland

Kundenindividuelle Entwicklung

FIS/LastMile wurde für Stark Deutschland kundenindividuell angepasst und weiterentwickelt, denn für die Weiterverarbeitung der digitalen Dokumente bedurfte es einer zusätzlichen Funktion: einer Verifizierung der Daten durch den Vertrieb, die es ermöglicht, Daten zu überprüfen und eventuell zu korrigieren.

Um diese Kontrollfunktion zu entwickeln, arbeitete das Projektteam mit seinem langjährigen IT-Dienstleister FIS Informationssysteme und Consulting Hand in Hand an einer individuellen Lösung: Während die Vertriebsteams von Raab Karcher, Muffenrohr und Melle Gallhöfer im Rahmen des Pilotprojekts die Herausforderungen und Aufgaben definierten, arbeiteten die Kollegen von FIS an der technischen Entwicklung und Umsetzung, sodass am Ende der Freigabemonitor entstand. „Besonders positiv war die unkomplizierte Zusammenarbeit, schnelle Reaktionszeit und Problembehandlung während des gesamten Projektes seitens der FIS-Kollegen. Wenn wir Probleme hatten oder es irgendwelche Anfragen gab, standen unsere Ansprechpartner jederzeit zur Verfügung, die uns geholfen haben“, fügt Christian Haas hinzu.

Mittels eines Status-Ampelsystems sieht jeder Mitarbeiter sofort, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist, kann entsprechend reagieren und Werte direkt im Freigabemonitor anpassen. So gelingt es nun, alle automatisch in der Anlagenliste abgelegten Abliefernachweise schnell und effizient zu bearbeiten und an den Innendienst ohne Verzögerung freizugeben.

Weg frei für den Roll-out

Dreizehn Standorte und 8000 Lieferungen, die mittels Warenauslieferungs-App bearbeitet wurden. Nach einem Jahr Testphase bei den Pilotbetrieben, in der sukzessive weitere Niederlassungen mit ihren Fahrern in das neue System integriert wurden, sind sich die Verantwortlichen sicher: „Durch die FIS/LastMile App sparen wir viel Zeit. Wir arbeiten deutlich schneller und effizienter als vor der Umstellung. Die papierlose Dokumentation unserer Warenauslieferung lässt Arbeiten wie das nachträgliche Erfassen und Scannen von Dokumenten entfallen. Die Bedienung ist so einfach, dass unsere Lkw-Fahrer ihren Komfort schätzen“, erklärt Mathias Giesers. „Zudem arbeiten für uns Fahrer aus vielen verschiedenen Ländern. Auch diese mehrsprachige He­rausforderung kann die Anwendung unseres Partners FIS mit meistern. So ist die App nun maßgeschneidert und bereit für den nächsten Schritt – den Roll-out auf das gesamte Unternehmen.“

Während bei der Pilotphase mehrere persönliche Schulungstermine, Treffen zur Weiterentwicklung und Zeit für Nachfragen, Tests und Verbesserungen getrennt für die beiden Bereiche „Lkw-Fahrer“ und „Vertrieb“ nötig waren, touren beim Roll-out der Vertriebsmarken Muffenrohr Tiefbau und Melle Gallhöfer nun zwei eigene Prozessmanager durch die Standorte und schulen sowohl Lkw-Fahrer als auch Vertriebsmitarbeiter, sodass diese im Anschluss in der Lage sind, ihre Kollegen selbst einweisen zu können. Zudem werden Erklärvideos und weiteres Schulungsmaterial erarbeitet und bereitgestellt.

Fazit

Schneller, einfacher und weniger fehleranfällig – die mobile Warenauslieferung hat bei Stark Deutschland den Wunsch nach mehr Effizienz Realität werden lassen. Durch das Erfassen und Bearbeiten aller Warenauslieferungsschritte per App wurde ein moderner, zeitoptimierter Arbeitsablauf im Betrieb etabliert. Tätigkeiten wie das Scannen von Dokumenten, das zweifache Ausdrucken der Lieferscheine oder das manuelle Einsammeln von Unterschriften fielen weg, ein schnelleres Versenden der Faktura oder Ausbuchen der Ware ist nun möglich. „Mit der Digitalisierung der Warenauslieferung geht Stark Deutschland einen weiteren starken Schritt in Richtung modernes, digitales Logistikunternehmen“, kommentiert Sandra Cararo, Head of Sales based Customer bei FIS.

Stark Deutschland

Der Baustoffhändler Stark Deutschland mit dem Firmensitz in Offenbach am Main verfügt über ein Netzwerk von starken Vertriebsmarken, darunter Generalisten wie Raab Karcher und Spezialisten wie Keramundo (Fliese), Muffenrohr (Tiefbau) und Melle Gallhöfer (Dach und Fassade).
Das Unternehmen bietet über seine Vertriebsmarken ein breites Sortiment an unterschiedlichen Baustoffen und Dienstleistungen an. Das gewerkeübergreifende Produktportfolio reicht dabei von Roh- und Hochbau über Trockenbau, Garten- und Landschaftsbau, Baugeräte und Werkzeuge, Arbeitskleidung, Fliesen und Bodenbeläge bis hin zum Tief- und Straßenbau. Dabei verfügt der Baustoffhändler über verschiedene Eigenmarken, die in den Standorten bundesweit vertrieben werden. Stark Deutschland ist Teil der internationalen Stark Group mit Sitz in Kopenhagen.

Zum Partnereintrag: