Schnell und sicher ans Ziel kommen

Wie sieht ein optimaler Prozess überhaupt aus? Eine Antwort gibt uns wie immer das Lateinische. Das Wort Prozess kommt von procedere und bedeutet „vorwärtsgehen“. Es meint einen Verlauf oder eine Entwicklung, bei dem bzw. der etwas entsteht. Ein Prozess wird durch Input in Gang gesetzt und der gewünschte Output ist ein Ergebnis, das messbar einen Mehrwert bietet. Im Idealfall läuft der Prozess immer gleich nach bestimmten Regeln ab und das Ergebnis ist bei jeder Wiederholung dasselbe. Eine wichtige Komponente dabei sind die Nachvollziehbarkeit und verbindliche Dokumentation aller Aktivitäten. Nur so können Abläufe über Abteilungsgrenzen hinaus betrachtet und Ressourcen entsprechend schonend eingesetzt werden – Doppelarbeiten werden vermieden, Fehler reduziert.

„Null-Fehler-Prinzip“

Fehler reduzieren ist ein gutes Stichwort. Denn ein Prozess hat viel mit Qualität zu tun. Dafür gibt es sogar eine eigene von der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) definierte ISO. Der Grundgedanke der ISO 9001:2015 entstammt dem „Null-Fehler-Prinzip“ von Philip Crosby, einem führenden Qualitätsguru. Je besser ein Prozess geplant wird, desto weniger Fehler sind zu erwarten. Das Interesse, Abläufe ständig systematisch zu verbessern, ist daher groß – denn das hält die Prozesskosten klein. Damit kommen wir zu einer weiteren wichtigen Komponente: risiko­basiertes Denken. In allen Prozessen müssen Risiken und Chancen bestimmt werden, unter anderem auf Basis von Kennzahlen.

Prozesse digitalisieren

Ein wesentlicher Bestandteil der Transformation von Unternehmen ist es, Prozesse zu digitalisieren – am besten vollständig, vom Anfang bis zum Ende. Ohne Medienbrüche, ohne manuelle Eingriffe. Nur dann ist die Grundlage für Automatisierung und Standardisierung gegeben. Entscheidend ist, Abläufe in diesem Zuge grundsätzlich zu überprüfen und anzupassen – Mensch einfach gegen Technologie auszutauschen funktioniert nicht.

Zu dieser Überprüfung gehört, Prozessirrtümer aufzudecken. Ein Irrtum ist „One size fits all“. Das gilt sicherlich für manche Bereiche, die stark reglementiert sind, wie beispielsweise das Financial Closing. Aber nicht für Bereiche, in denen Unternehmen ihre eine IP haben. Ein weiteres Vorurteil ist, dass ein schlechter Prozess schlimmer ist, als keinen Prozess zu haben. Hier würde ich klar sagen: Beides gilt es zu vermeiden, denn das Resultat ist das Gleiche. Zu viele lange Meetings, keine Zuständigkeiten, doppelte Arbeit, alte, langsame oder schlecht integrierte IT-Systeme – all das führt zu Ineffizienz und Frustration. Mein Lieblingszitat in dem Zusammenhang von einem ehemaligen CEO eines Telekommunikationskonzerns: „Wenn man einen Scheißprozess digitalisiert, dann hat man einen digitalen Scheißprozess.“

Wie geht es besser?

Zum Schluss die Frage, wie es besser geht. Ein Prozess sollte so aufgesetzt sein, dass er Arbeit wirklich erleichtert und ein Problem löst. Am besten, ohne dass es jemand bemerkt: Low-touch, schlank und intuitiv. Bis es so weit ist, ist noch eine Menge zu tun. Aktuelle Studien zeigen, dass viele Unternehmen daran scheitern, ihre Prozesse auf KI umzustellen – eben weil die Vorarbeit nicht ordentlich geleistet wurde. KI kann dann nicht vollständig in bestehende Systeme und Prozesse integriert werden und ihr Potenzial somit nicht voll entfalten. Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten – mithilfe von SAP – sollte also oberste Priorität haben. Es wird als wichtigste Stellschraube für die Wertschöpfung gesehen und als schnellster Weg, um Veränderungen im Unternehmen umzusetzen. Und davon stehen in Zukunft gewiss noch einige an.