SAP Billing and Revenue Management

Es wurden bereits diverse Fakturierungssysteme im Logistikumfeld komplett auf BRIM portiert, die größte Umstellung steht jedoch noch bevor: die Ablösung des zentralen Fakturierungssystems KUREPO (KUnden-REchnungsdaten POstdienstleistungen), in welchem die postalischen Kerndienstleistungen verarbeitet werden. KUREPO ist eine historisch gewachsene Eigenentwicklung der Schweizerischen Post und wird über die kommenden Jahre Schritt für Schritt nach BRIM überführt. In einem ersten Schritt wurde 2022 schon die Erlösdatenverbuchung auf BRIM umgestellt, um die Vorteile des Nebenbuchs FI-CA zu nutzen, welches auf Massendaten ausgelegt ist. Bis die Pflege von Kunden- und Preisstammdaten, das Rating der Verbrauchsdaten übernommen sind, braucht es noch einige Jahre. Das E3-Magazin sprach mit Flavia Colaianni, SAP-BRIM-Modulberaterin bei der Schweizerischen Post, und Stefan Swoboda, Principal Consultant beim SAP-Implementierungspartner GTW.

E3: Frau Colaianni, was verbirgt sich genau hinter dem Akronym KUREPO?

Flavia Colaianni, Schweizerische Post: Die Abkürzung steht für Kunden-Rechnungs-daten Postdienstleistungen und ist ein zentrales System zur Verwaltung von Kunden- und Tarifstammdaten sowie der Abrechnung und Fakturierung der postalischen Kerndienstleistungen wie Brief, Paketpost, Zeitungen und Nachsendeaufträgen. KUREPO ist ein Non-SAP-System und ermöglicht es, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten und alle relevanten Informationen zu Kunden, Verträgen und Dienstleistungen an einem zentralen Ort zu speichern. Da wir entschieden haben, SAP BRIM unternehmensweit als zentrale Fakturierungslösung für die Abrechnung von Massendaten einzusetzen, erfolgt nun auch schrittweise die Ablösung von KUREPO.

Stefan Swoboda, GTW: Die Kundenentwicklung KUREPO ist bei der Schweizerischen Post seit über 20 Jahren im Einsatz und historisch gewachsen. Daher ist es besonders wichtig, die Kernfunktionalitäten und Prozesse nach SAP BRIM zu überführen und gleichzeitig zukunftssicher abzubilden. Ziel ist es, den gesamten Rechnungsstellungsprozess einschließlich der Forderungsbewirtschaftung auf der zentralen S/4-Plattform in BRIM abzubilden und dabei die generischen und standardisierten Prozesse zu nutzen, die in den letzten Jahren aufgebaut wurden.

E3: Und worin liegen die Besonderheiten?

Colaianni: Über KUREPO werden sowohl postalische als auch fremdartige Dienstleistungen abgerechnet. Wir sind in Sachen Servicegeschäft sehr offen und innovativ unterwegs, das geht oft über reine Postdienstleistungen hinaus, beispielsweise Recycling at Home mit Nespresso zur Rücknahme der leeren Kapseln, Take me back mit Swisscom und UPS Schweiz, Heimlieferservice mit Bibliotheken, Zustellung regionaler Produkte für Landwirtschaftsbetriebe und Spezialitätengeschäfte sowie Zählerablesung für Strom, Wasser und Gas. Was nicht direkt über KUREPO abgerechnet werden kann, läuft über sogenannte diverse Fakturen, die aktuell schon über BRIM via File-Upload verarbeitet werden.

E3: Wie ist dabei das KUREPO-Projekt in Ihre SAP-Aktivitäten einzuordnen?

Colaianni: Es handelt sich um ein recht umfangreiches SAP-Projekt, das verschiedene Aspekte des Kundendienstes, der Rechnungsstellung und des Forderungsmanagements abdeckt. KUREPO ist Teil einer sehr großen und komplexen IT-Architektur und integriert sich mit anderen SAP-Modulen und -Komponenten, um einen nahtlosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.

E3: Welche Ziele werden mit der Einführung von BRIM verfolgt?

Swoboda: Die Ziele umfassen die korrekte und termingerechte Fakturierung sowie eine transparente und revisionssichere Verbuchung im SAP, keine Verzögerungen der Fakturierung durch Schnittstellen zum Rechnungswesen, Unterstützung aller von KUREPO verarbeiteten Geschäftsvorfälle, eine fehlerfreie Abbildung der Erträge im FI, CO und COPA sowie die korrekte Verarbeitung der Erlöse aus diversen SAP- und Non-SAP-Quellsystemen. Wichtig sind zudem eine korrekte und lückenlose Abrechnung der Umsatzsteuer, die korrekte Verarbeitung von Fremdwährungsrechnungen und die Versorgung des Kreditmanagements mit den offenen Posten.

E3: Was zeichnet die Billing-Lösung aus?

Swoboda: Mit dem Einsatz von BRIM kann der gesamte Prozess zur Abwicklung des Consume-to-Cash-Prozesses für Massendaten automatisiert werden. Trotz unterschiedlicher Vorsysteme und Datenstrukturen wird die Erstellung einer konsolidierten Rechnung stark vereinfacht. Auch die volle Integration von BRIM mit S/4 Hana Finance, Treasury und Controlling ist ein großer Vorteil.

E3: Können Sie kurz das Stammdatenmodell erläutern?

Colaianni: Aktuell ist KUREPO das führende System für Kundenstammdaten und übermittelt die Mutationen via Stammdatenschnittstelle an S/4. Ein Kunde mit
1 bis n Debitoren in KUREPO wird in BRIM als Geschäftspartner mit 1 bis n Vertragskonten abgebildet. Typischerweise wird pro Geschäftsbereich ein separates Vertragskonto angelegt. In der Ziellösung ist S/4 das führende Stammdatensystem; Geschäftspartner und Vertragskonten werden via Master Data Governance, MDG, angelegt.

E3: Sie erwähnten diverse Fakturen – was verbirgt sich dahinter?

Colaianni: Diverse Fakturen bieten eine Möglichkeit, um Dienstleistungen abzurechnen, die nicht direkt über das Standard-Fakturierungssystem des Unternehmens, in diesem Fall KUREPO, abgewickelt werden können. Das können verschiedene Arten von Dienstleistungen sein, wie beispielsweise Postfachvermietung, Nachsendeaufträge oder auch die Parkplatzvermietung an Mitarbeiter der Post.

E3: Und wie läuft dabei die Verrechnung ab?

Swoboda: Der Prozess der diversen Fakturen basiert auf einem CSV- oder Excel-Upload in BRIM. Die relevanten Daten werden über eine Fiori-App in das System eingelesen. Anschließend werden automatisch die Abrechnung und Fakturierung angestoßen. Genutzt werden kann die Funktionalität sowohl für Laufkunden als auch für in MDG erfasste Geschäftspartner. Die Buchungen können bei Bedarf auch direkt ins Hauptbuch übertragen werden. Dieser zusätzliche Prozess ist nicht auf einen Geschäftsbereich beschränkt, sondern kann auch von anderen Bereichen wie Logistic Services oder Verzollung genutzt werden.

E3: Worauf kommt es aus Ihrer Beratungserfahrung bei diesem Mammutprojekt besonders an?

Swoboda: Für ein Projekt in dieser Größenordnung empfiehlt es sich, ein Core-Team aufzubauen, welches über die gesamte Dauer des Projektes zur Verfügung steht. Dieses Team sollte aus Projektverantwortlichen, Fachbereichen der Kundenseite und Experten der Softwarelösung bestehen. Des Weiteren ist es notwendig, bestehende Prozesse neu zu denken. Die neue Lösung sollte sich nicht an die bestehenden Prozesse anpassen, sondern die bestehenden Prozesse sollten neu gedacht und möglichst harmonisiert in der neuen Lösung abgebildet werden. Das erfordert vor allem viel Kommunikation zwischen den Beteiligten, aber auch deren Offenheit gegenüber der neuen Lösung.

E3: Wie sieht es bei KUREPO dann in fünf Jahren aus?

Colaianni: Die Verbuchung der Erlösdaten und das Debitorenmanagement sind ja schon 2022 komplett nach BRIM überführt worden. Die Stammdatenverwaltung und die Fakturierung laufen derzeit noch in KUREPO, was nun aber schrittweise nach BRIM überführt werden soll. Im Zielbild wird SAP BRIM das einzige Fakturensystem für die Abrechnung von Massendaten bei der Schweizerischen Post sein. Darüber hinaus werden über diese Zukunftslösung auch alle nebenbuchhalterischen Prozesse wie Mahnen, Zahlwesen, Ratenpläne, Verzinsung, Inkasso etc. harmonisiert abgebildet. 

E3: Danke für das Gespräch.