Automatisierte Auftragsverarbeitung: International, flexibel und S/4HANA-ready

Anwenderbericht tangro OM bei Dräger

Dräger stellt Erzeugnisse der Medizin- und Sicherheitstechnik her, die weltweit zum Einsatz kommen, zum Beispiel im Krankenhaus, bei Feuerwehren und Rettungsdiensten. tangro-Software trägt dazu bei, dass die benötigte Ware zügig beim Kunden ist:  „tangro ist eine flexible, schlanke Software, die uns die Arbeit erleichtert und die Auftragsverarbeitung beschleunigt. Ich bin sehr überzeugt von tangro“, sagt Anja Jäger, Key-Userin aus dem Bereich Market Fulfillment bei Dräger. 

Die Automatisierungslösung erfasst Bestellungen, die per E-Mail oder Fax eingehen. Damit erledigt die Software das, was früher händisch bearbeitet werden musste, und bringt genau den gewünschten Optimierungseffekt: Eine Entlastung der Mitarbeiter durch das Eliminieren von Fleißarbeiten. Kein Heraussuchen von Kundennummern mehr, kein Abtippen von Materialien, keine Erfassungsfehler. Stattdessen: Eine bessere Qualität der Stammdaten und vor allem: Mehr Zeit für die Kundenkommunikation und das Nachverfolgen von Aufträgen. „An unserem Standort in den USA hat sich der Arbeitsaufwand in der Auftragserfassung um 50 Prozent reduziert“, berichtet Christin John, die als Key-Userin ebenfalls tangro bei Dräger betreut.

tangro machte im Auswahlprozess das Rennen, weil die Lösung im Vergleich zu anderen Systemen maximale Flexibilität bietet, einfach bedienbar ist und sich dank Customizing besonders gut an die speziellen Bedürfnisse bei Dräger anpassen lässt. Zudem geht die Implementierung bei tangro außergewöhnlich schnell. Innerhalb von drei Monaten war tangro bei Dräger produktiv im Einsatz. „Das Projekt lief genau im vorgesehenen Zeitrahmen ab und war gut strukturiert. Wir wurden sehr gut an die Hand genommen“, sagt Anja Jäger. Ein weiterer Pluspunkt für tangro war die Tatsache, dass die Software auf S/4HANA ohne langwierige Anpassungen lauffähig ist. Dem Wechsel auf S/4HANA, der im nächsten Jahr erfolgen soll, steht somit nichts entgegen. Erste Tests wurden bereits erfolgreich durchgeführt.

Reibungslos laufen mit tangro auch die Roll-outs in weitere Landesgesellschaften. Dräger ist in rund 190 Ländern der Welt vertreten und besitzt in rund 50 Ländern eigene Vertriebs- und Servicegesellschaften. An all diesen Standorten wird eine automatisierte Auftragserfassung benötigt. „Wir bekommen immer wieder neue Anfragen von Kollegen aus anderen Ländern“, erzählt Anja Jäger. Dementsprechend global ist tangro mittlerweile bei Dräger im Einsatz: Neben den europäischen Ländern etwa in den USA, Kanada, Singapur und Malaysia, Australien und Neuseeland. Und es werden kontinuierlich mehr 

Die Roll-outs führen die Key-Userinnen von Dräger selbstständig durch. Sie richten die benötigten E-Mail-Postfächer ein, begleiten bei ersten Testläufen und trainieren die neuen Key-User in den einzelnen Ländern in puncto Handhabung und Erkennung. Das geht alles zügig über die Bühne. Das System bedienen können die neuen Userinnen schon nach einem Tag, die Handhabung der Lernfunktion ist ebenfalls einfach verständlich. Im Weiteren geht es darum, dem System die Bestellformulare der Kunden anzutrainieren, sodass die Software die relevanten Bestelldetails aus den Formularen automatisch auslesen und vorerfassen kann. Aber auch das ist recht schnell erledigt. „Lerndaten können bei tangro aus dem Testsystem direkt in das Live-System übernommen werden. Hier muss nichts doppelt ausgeführt werden“, sagt Anja Jäger.

Nach einer Woche Training sind die User in der Lage, die automatisierte Auftragsverarbeitung dann am neuen Standort im Produktivsystem zu nutzen: Nun ermittelt die Software bei eingehenden Bestellungen den Auftraggeber automatisch und erkennt ebenso Bestellnummer, Materialdaten, Stückzahlen, Preise und Partner. Die Mitarbeitenden im Backoffice sehen die erfassten Inhalte direkt im Eingangsbuch und erkennen auf einen Blick, welcher Auftrag direkt gebucht werden kann und wo noch nachbearbeitet werden muss. 

Die Bedienung ist denkbar einfach. „Die Eingabemaske ist viel übersichtlicher und einfacher verständlich als die reguläre VA01-Eingabemaske in SAP“, sagt Christin John. Super findet Christin John auch die Möglichkeit, direkt aus tangro heraus E-Mails an den entsprechenden Kunden zu schicken. Und die Tatsache, dass alle Inhalte über den Auftrag jederzeit wieder aufgerufen werden können. Die Recherche bei Nachfragen werde damit wesentlich erleichtert. „Die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation in tangro ist sehr gut, weil mit dem Anlegen eines Auftrags auch alle Anhänge mit abgelegt werden.“

 „tangro ist eine große Arbeitserleichterung“, resümiert Christin John. „Wir haben weniger Fehler im Auftrag, weniger Retouren und weniger Klärungsbedarf.“ Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im Kundenservice gehe dank der Automatisierungslösung jetzt schneller, weil ja vieles automatisch vorgegeben werde.

Mit der Erkennungsrate sind die Key-Userinnen bei Dräger sehr zufrieden. „Bei 80 Prozent der Aufträge erkennt tangro den Auftraggeber und die weiteren Auftragsinhalte automatisch“, sagt Anja Jäger. Abhängig ist die Erkennung unter anderem von der Qualität der Dokumente. Wenn diese nicht ordentlich aufgesetzt sind, dann ist es auch für die Software schwierig, etwas auszulesen. Auch die Qualität der Stammdaten spielt eine große Rolle: Wenn die Daten nicht richtig gepflegt sind, dann kann die Software z. B. auch nicht den richtigen Auftraggeber finden. Indirekt trägt tangro damit zu weiteren Prozessverbesserungen bei. Einerseits, indem die Stammdaten à jour gebracht werden. Andrerseits, indem Kunden dazu aufgefordert werden, ihre Aufträge in einem klar strukturierten Format zu schicken. 

Wo, was und wie weiter optimiert werden kann, zeigen die Kennzahlen auf, die tangro für die Auftragsverarbeitung automatisch ermittelt. Anja Jäger: „Die KPIs in tangro OM sind sehr gut. Damit sehen wir auf einen Blick die größten Hebel für eine weitere Verbesserung.“ So können die Key-Userinnen zum Beispiel verfolgen, welche Kunden besonders häufig bestellen und wo die Erkennung weiter verbessert werden sollte. 

Die Rückmeldungen zur Automatisierungslösung aus den einzelnen Landesgesellschaften sind dementsprechend positiv. Die anfängliche Skepsis vor einer neuen Lösung ist absoluter Begeisterung gewichen. „Die Nutzung und Akzeptanz ist viel besser, als wir ursprünglich angenommen hatten“, freut sich Anja Jäger. „Es gibt viele Länder, die über 90 Prozent ihrer Aufträge mit tangro erfassen – das hätten wir nie gedacht.“