Mehr Transparenz im Einkauf

Als einer der größten Systemanbieter für die Nahrungsmittel-, Getränke- und Pharmaindustrie ist GEA weltweit stark diversifiziert. So ist der Konzern in fünf Divisionen organisiert, die jeweils führende Marktpositionen einnehmen und durch zentrale, regionale und lokale Funktionen unterstützt werden. Aufgrund von historischem Wachstum und zahlreichen Zukäufen ist im Unternehmen eine äußerst heterogene IT-Infrastruktur aus mehr als 60 ERP-Systemen entstanden, die durch eine einzige ERP-Instanz abgelöst werden sollen: SAP S/4 Hana. Dazu wurde 2020 ein globales Transformationsprogramm ins Leben gerufen, das eine Laufzeit über mehrere Jahre hat.

Eingebettet in das S/4-Programm ist ein Projekt zur Harmonisierung des indirekten Einkaufs, der sich ähnlich komplex wie die gesamte GEA-Organisationsstruktur gestaltet. So haben sich auf den einzelnen Unternehmensebenen viele verschiedene Zuständigkeiten für die Beschaffung indirekter Materialien ausgeprägt. Hinzu kommt, dass die Einkaufsprozesse durch mehrere IT-gestützte und manuelle Verfahren unterstützt werden.

„Bevor wir uns mit Fragen der Digitalisierung befassen konnten, mussten wir daher eine Menge organisatorischer Vorarbeit leisten“, blickt Kati Rother, Digital Procurement Program Manager bei GEA, zurück. „So stand unser Projektteam zunächst vor der schwierigen Aufgabe, konzernweit einheitliche Prozesse, Strukturen und Rollen für die Bestellung indirekter Materialien zu definieren.“ 

Source-to-Pay

Auf der Suche nach einer geeigneten Plattform für die Automatisierung des neuen Source-to-Pay-Prozesses fiel die Wahl auf SAP Ariba Guided Buying. „Diese Lösung bietet uns einerseits die notwendige Flexibilität, um die Einkaufsanforderungen der verschiedenen Unternehmenseinheiten abzubilden“, unterstreicht Tina Schmidt, Senior Business Application Consultant bei GEA. Überdies steht Guided Buying in Einklang mit der globalen Digitalisierungsstrategie des traditionsreichen Düsseldorfer Maschinen- und Anlagenbauers und lässt sich nahtlos in die vorhandene Multi-ERP-Systemumgebung integrieren.

Ebenso einfach gestaltet sich die Anbindung an die strategischen Ariba-Funktionen, die GEA bereits zuvor für Sourcing und Contract Management mit den Lieferanten eingeführt hatte. Damit können im strategischen Einkauf erzielte Ergebnisse – wie Rabatte und spezielle Lieferkonditionen – direkt für die operativen Bestellvorgänge nutzbar gemacht werden.

Um die Kommunikation mit der bestehenden ERP-Systemlandschaft weiter zu erleichtern, wurde zusätzlich S/4 Central Procurement (CP) eingeführt. CP wirkt als Integrationsschicht, in der sich die Einkaufsprozesse aus verschiedenen ERP-Systemen zusammenführen, zentral steuern und standardisieren lassen. Dabei werden die einkaufsrelevanten Dokumente und Stammdaten direkt in den zugehörigen Master Data- und ERP-Systemen angelegt und gespeichert. Eine redundante Datenhaltung ist überflüssig. „Da die konzernweite S/4-Hana-Einführung erst in vollem Gang ist, müssen wir vorläufig noch drei SAP-Backendsysteme und ein SAP Master Data Governance, MDG, für die Lieferantenstammdaten an Guided Buying anbinden“, erläutert Tina Schmidt. „Vor diesem Hintergrund bietet CP eine ideale Middleware, um unsere Einkaufsfunktionen über mehrere ERP-Systeme hinweg zu zentralisieren.“

Nach dem Projektstart im März 2021 schloss GEA im darauffolgenden Herbst die Pilotphase ab, in deren Rahmen Ariba Guided Buying und S/4 Central Procurement bei fünf Landesgesellschaften in Europa und Asien eingeführt wurden. Wie erwartet, bietet der kombinierte Einsatz der beiden Einkaufslösungen eine Reihe gewichtiger Vorteile. Den Anforderern stellt Guided Buying eine intuitive Benutzeroberfläche zur Verfügung, mit der sie die gewünschten Artikel mit wenigen Klicks und Bildschirmwechseln aus vordefinierten Katalogen bestellen können – ob es sich um Hard- und Software, Büromaterial oder Marketingservices handelt. Aufgrund der Einfachheit lassen sich die neuen Einkaufsprozesse mit dem Benutzerkomfort aus dem privaten B2C-Bereich vergleichen.

Entlastung für Einkäufer

Da die Katalogbestellungen bis hin zur Wareneingangsbuchung in Guided Buying und CP nahezu vollständig automatisiert werden, bedarf es keiner Unterstützung durch die operativen Einkäufer. Damit konnte eine beträchtliche Zeitersparnis  erreicht werden. Zudem lassen sich durch vorkonfigurierbare Policies die Compliance-Richtlinien einhalten. „Da sämtliche Lieferkonditionen mit den Fachabteilungen und dem Einkauf abgestimmt werden, bewegen sich die Anforderer bei Katalogbestellungen immer in einem sicheren Rahmen“, bringt es Kati Rother auf den Punkt.

Als weiteren großen Erfolg bewertet es GEA, dass sich mit Guided Buying die Katalogquote innerhalb kurzer Zeit auf 30 Prozent heben ließ, bezogen auf die Zahl der Transaktionen. „Bereits diese Steigerung der Katalogquote bedeutet eine massive Entlastung für unsere operativen Beschaffungsteams“, so Kati Rother. „Aufgrund unserer großen Belegschaft mit weltweit über 18.000 Mitarbeitern häufen sich die Bestellungen kleinerer Artikel.“ Langfristig verfolgt GEA mit der neuen Guided-Buying-Plattform das Ziel, die zeitintensiveren Freitextbedarfe weitgehend zu reduzieren.

Zugleich sorgt die neue Lösung für Transparenz im indirekten Einkauf, da sie einen umfassenden Überblick über Anforderer, Bedarfe, Lieferanten und Preise liefert. Sobald Guided Buying auf alle anderen Legal Entities von GEA ausgerollt ist, hat GEA damit erstmalig Gelegenheit, alle indirekten Beschaffungsvorgänge in einem einzigen zentralen System einzusehen. Das bietet den strategischen Einkäufern die Möglichkeit, wertvolle Effizienzpotenziale zu heben.

Globale Ausrollung

Nach Abschluss des Pilotprojekts werden die beiden neuen SAP-Einkaufslösungen noch in diesem Jahr auf weitere 22 Legal Entities von GEA danach Schritt für Schritt konzernweit ausgerollt. Unterstützt wird die gesamte Implementierung vom SAP-Gold-Partner Apsolut, Spezialist für Intelligent Spend Management und Digital Business Transformation, der die GEA-Projektverantwortlichen bereits während der Pilotphase überzeugte. „Mit Apsolut haben wir einen erfahrenen Beratungspartner an Bord, der tiefe Einkaufsprozess- und SAP-Kenntnisse vereint“, sagen Kati Rother und Tina Schmidt unisono. „Besonders zu erwähnen ist das ausgezeichnete Integrations-Know-how des Beraterteams.“

Tatsächlich stellte es eine besondere Herausforderung dar, eine hochkomplexe IT-Infrastruktur aus älteren und neuen SAP-Cloud- und On-premises-Systemen mit unterschiedlichen Releaseständen zu einem funktionierenden End-to-End-Prozess zu integrieren, wie Frank Dunkel, Associate Partner bei Apsolut, betont. Hinzu kommt, dass es sich bei S/4 Central Procurement um ein relativ neues Produkt handelt, das ständig weiterentwickelt wird. „Da GEA die Central-Procurement-Lösung genauso wie Ariba Guided Buying aus der Public Cloud bezieht, mussten wir parallel zur Implementierung immer wieder darauf achten, ob sich bei CP gerade funktional etwas geändert hat“, erläutert Georgi Vanchev, Manager bei Apsolut. „Gegebenenfalls musste eine Anpassung im ursprünglichen Design vorgenommen werden.“

Insgesamt verlief die Pilotphase nach Plan, auch wenn es aufgrund der übergeordneten S/4-Einführung hin und wieder zu Zeitverschiebungen kam. „Das Apsolut-Team ließ sich davon jedoch nicht beirren und passte den Projektplan immer wieder kurzfristig an“, betont Kati Rother. „Damit erhielten wir alle gewünschten Ergebnisse in-time.“ Diese Leistung ist umso bemerkenswerter, weil das gesamte Pilotprojekt pandemiebedingt rein virtuell stattfinden musste. „Durch die Remote-Zusammenarbeit konnten wir immer sehr schnell reagieren, auch wenn die beteiligten GEA-Landesgesellschaften über zwei Kontinente verteilt waren“, unterstreicht Tina Schmidt.

„Zudem konnte durch eine straffe Organisation der zahlreichen Online-Workshops und -Meetings erreicht werden, dass wir uns strikt auf die aktuellen Projektanforderungen fokussieren.“ So sind sich alle Projektbeteiligten einig, während der Pilotphase zu einem hocheffektiven, vertrauensvollen Miteinander gefunden zu haben – eine hervorragende Voraussetzung für den bevorstehenden Roll-out.