RISE with SAP in die Cloud – das müssen Unternehmen beachten

Obwohl die klassische SAP S/4HANA-Einführung eine Kombination aus technischer Migration und Business-Transformation ist, gehen SAP-Kunden diese Projekte meist getrennt voneinander an. Der Umzug in die Cloud bleibt für viele ein reines Infrastrukturthema. Schade. Denn der gemeinsame Wechsel nach SAP S/4HANA und in die Cloud bietet Unternehmen gleich mehrere Vorteile: eine Digitalisierung der IT-Landschaft mit hohem Innovationspotenzial, neue Komponenten und kürzere Workflows. Zudem profitieren Unternehmen bei der Umsetzung von niedrigeren Projektkosten, reduzierten Projektlaufzeiten und geringeren Systemausfällen.

Laut dem Benchmark-Report von SAPinsider vom November 2021 informieren sich SAP-Kunden vor allem über die Kosten (46 Prozent) und über SAP S/4HANA Cloud (39 Prozent). Die weiteren Komponenten des Programms Business Process Intelligence, Embedded Tools, Branchenerweiterungen, SAP BTP oder Business Network, sind aktuell von nachgelagertem Interesse. SAP-Anwender nutzen die Migration, um ihre bestehenden IT-Landschaften zu modernisieren und sich gleichzeitig für voll digitalisierte Arbeitswelten zu rüsten.

Darüber hinaus können sie mit dem Wechsel nach SAP S/4HANA und in die Cloud zwei strategische Transformationsprojekte miteinander verbinden und den Gesamtaufwand reduzieren. Projektverantwortliche sollten sich ausreichend Zeit für eine systematische Planung nehmen und überstürztes Handeln vermeiden. Was müssen Unternehmen beachten, wenn sie sich für den Umzug ihrer Systeme, Daten und Anwendungen in die SAP S/4HANA Cloud entscheiden?

Das A und O: Gute Planung 

Um eine optimale Strategie für SAP S/4HANA Cloud zu entwickeln, erweist es sich als zielführend, zunächst die eigenen Treiber für die angestrebte Cloud-Nutzung zu identifizieren. Konzerne möchten sich von der Last eines großen, lokalen Rechenzentrums befreien und eine einfachere, skalierbare Alternative finden, mit der sie agiler auf unerwartete Ereignisse reagieren oder Kosten einsparen können.

Ergänzend müssen sich Unternehmen einen Überblick über ihre derzeitige IT-Landschaft verschaffen: Wie groß ist das System, welche Daten und Anwendungen kommen zum Einsatz? Kann, darf und soll das Gesamtsystem ausgelagert werden oder nur bestimmte Teile? Basierend auf diesen Informationen kann das Vorhaben wohlüberlegt und im Sinne der Unternehmensstrategie geplant sowie über die ideale Cloud-Infrastruktur und den geeigneten Anbieter entschieden werden. 

Wichtig ist dabei auch, das passende Modell für die Bereitstellung von SAP S/4HANA Cloud im Rahmen von RISE with SAP zu finden. Hierfür bietet der Softwareanbieter zwei Modelle an: die Private oder Public Cloud Edition. Für die meisten SAP-Anwenderunternehmen ist die Private Cloud interessant. Sie richtet sich vor allem an mittlere und große Unternehmen, die SAP S/4HANA an ihre Anforderungen anpassen und Erweiterungen nutzen.

Die bekannten Hyperscaler Amazon Web Services, Google, IBM und Microsoft betreiben die SAP-Systeme. Die Public Cloud richtet sich an SAP-Kunden, die SAP S/4HANA Cloud im Standard nutzen wollen. Die Cloud-Lösung lässt kein Customizing zu und eignet sich deshalb vor allem für kleinere SAP-Anwender mit geringerer Prozesskomplexität oder für neue Unternehmen. Der Vorteil: Sie können die geringsten Total Cost of Ownership (TCO) erzielen.

Ausreichend Zeit für Vorarbeiten einplanen

Parallel laufen idealerweise gezielte Vorarbeiten: Zahlreiche unserer Kundenprojekte haben gezeigt, dass es sich auszahlt, die vorhandene SAP-Landschaft vor der Migration aufzuräumen. Gelingt es, den Datenumfang der SAP-Systeme zu reduzieren, muss später weniger Cloud-Speicher angemietet werden, wodurch sich hohe Kosten einsparen lassen. Auch lohnt es, eine Reduktion von nicht produktiven Systemen wie Entwicklungs- und Qualitätssicherungssystemen anzustreben. Hier verbergen sich oft weitere Einsparpotenziale, die einfacher als bzw. zusätzlich zur Archivierung im Produktivsystem gehoben werden können.

Weniger Kosten, geringeres Risiko? Unbedingt!

In einem nächsten Schritt sollten sich Unternehmen ausführlich mit der Frage beschäftigen, wie die Migration nach SAP S/4HANA Cloud technisch realisiert werden kann. Diese Grundsatzentscheidung wirkt sich wesentlich auf den Projekterfolg aus. Zu empfehlen ist der Einsatz einer Transformationssoftware und eines automatisierten Vorgehens. Das ermöglicht Unternehmen eine besonders schnelle und besonders sichere Datenmigration und schützt vor langen Ausfällen. Denn im Zuge der Umstellung ist es technisch erforderlich, Geschäftsprozesse herunterzufahren. Insbesondere für weltweit agierende oder stark kundenorientierte Unternehmen mit durchgehendem Betrieb ist es wichtig, Systemausfallzeiten möglichst gering zu halten, weil sie schnell zu immensen Kosten führen.

Wie stark die Ausfallzeit je nach Ansatz variieren kann, zeigt ein direkter Vergleich: Ein moderner Migrationsansatz ermöglicht Umstellungen von SAP-Systemen im Near-Zero-Downtime-Verfahren und der Betrieb kann weitestgehend störungsfrei weiterlaufen. Demgegenüber würde dieselbe Datenmigration mit einer Standardmethode deutlich länger als ein Wochenende dauern, an dem das IT-System nicht verfügbar ist! 

Die gewählte Softwarelösung sollte Unternehmen zudem einen Blick in die Zukunft ermöglichen: Wie wirken sich die geplanten Veränderungen auf meine Systeme aus? Wenn dies noch vor der tatsächlichen Migration simuliert werden kann, lassen sich Kosten und Risiken minimieren und Unternehmen behalten stets die Kontrolle über das Großprojekt. 

Aus Fehlern lernen? Am besten erst keine machen

Bei der Verlagerung von komplexen SAP-Systemen und Prozessen in die SAP S/4HANA Cloud kommt es mitunter zu gravierenden Fehlern. Wer sich im Vorfeld mit möglichen Fallstricken beschäftigt, ist klar im Vorteil. Bedeutend ist etwa der Umgang mit den Schnittstellen in Unternehmen, die den Informationsaustausch zu internen und externen Kommunikationspartnern gewährleisten. Diese digitalen Verbindungsstellen, oftmals sind es mehrere Tausend, müssen vor einer Migration nach SAP S/4HANA Cloud identifiziert sowie währenddessen umgestellt bzw. aktualisiert werden. Nur so lässt sich der fortlaufende Austausch zwischen Mitarbeitenden sowie mit Partnern, Zulieferern und Kunden sicherstellen.

Unternehmen sind darüber hinaus gut beraten, ausreichend Ressourcen für Testphasen mit SAP S/4HANA Cloud einzuplanen. Um eine Migration sauber zu planen bzw. zu dokumentieren und sicherzustellen, dass Bilanzen unverfälscht dargestellt werden, bedarf es insbesondere bei der Migration von Finanzsystemen einer genauen Absprache mit dem Wirtschaftsprüfer.

Wenn alles bedacht, gut geplant und vorbereitet ist, kann der Umzug nach SAP S/4HANA und in die Cloud zügig und sicher durchgeführt und die Innovationspotenziale der neuen Technologie voll ausgeschöpft werden.