90 Prozent digital sind nicht genug

Und oft sind es nur die letzten zehn Prozent, die auf dem Weg zum papierlosen Büro fehlen. Dabei sind längst Lösungen auf dem Markt, um elektronische Personalakten zu 100 Prozent papierlos – also ohne drucken, unterschreiben und wieder einscannen – abzuwickeln.

Und das unabhängig davon, ob ein Unternehmen SAP HCM oder das HR-System eines anderen Anbieters einsetzt oder seine Dokumente auf dem Filesystem abgelegt hat.

Sehen wir uns die Problemstellung am Beispiel Onboarding an: Der Mitarbeiter-Lebenszyklus im Unternehmen beginnt mit der Unterzeichnung des Dienstvertrages.

Meist analog mit Stift auf Papier, eher selten digital mittels Unterschrift auf dem Signaturpad. Damit wird der Personalakt angelegt und die Tour de Force beginnt. Mitarbeiterausweis, Schlüssel, Zutrittskarte, Mobiltelefon und Notebook werden ausgehändigt, der Empfang bestätigt. Dazu kommen Vertraulichkeitsvereinbarungen, Sicherheitsunterweisungen und Teilnahmebestätigungen – alle ebenfalls zu dokumentieren.

Ein munterer Reigen zwischen papierbasierter und digitaler Aufbewahrung beginnt, vieles landet auf Fileservern und in Systemen, einiges im Stahlschrank der HR-Abteilung. Und mit jeder Gehaltsabrechnung, jedem Urlaubsantrag und jeder Krankmeldung – meist in Papierform – wächst der hybride Personalakt.

Keine Frage, Dokumentation und Datenschutz sind wesentliche Säulen im modernen Personalmanagement. Die geltende Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union hat die Situation für Unternehmen ja nochmals verschärft.

Aber nicht nur deswegen haben hybride Personalakten oder solche als reine Hardcopys die Grenzen von Wirtschaftlichkeit und Administrierbarkeit längst überschritten. Viele Unternehmen haben ihre Prozesse zwar erfolgreich digitalisiert, beim letzten Schritt – den letzten zehn Prozent – hakt es aber meist.

Wenn also digital gespeicherte Dokumente zur Unterschrift ausgedruckt und wieder eingescannt werden müssen oder der Lohnzettel auf dem Postweg kommt. Deshalb macht es Sinn, auch diese Prozesse komplett zu digitalisieren.

Das integrierte Human Capital Management von SAP (HCM) unterstützt Personalabteilungen schon heute bei ihren zahlreichen Aufgaben. Mit einem elektronischen Personalakt, sei es in der Cloud oder on premises, lassen sich Prozesse mobil und damit effizienter gestalten, die Automatisierung manueller Tätigkeiten bietet weiteres Einsparungspotenzial.

Entscheidend sind dabei nicht zuletzt auch rechtssichere und nachvollziehbare Freigabe- und Unterschriftsprozesse. Dazu braucht es aufgrund rechtlicher Aspekte unterschiedliche Signaturmethoden für unterschiedliche Dokumente.

Genau für solche Anforderungen haben wir von r>IT das e-Sign-Produktportfolio entwickelt. Sie funktionieren als Add-on für bestehende Anwendungen wie SAP HCM, können aber auch simpler – etwa in Kombination mit Filesystemen – eingesetzt werden.

Damit lässt sich für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter ein sicherer, elektronischer Personalakt generieren. Dokumente können biometrisch/fortgeschritten mittels Signpad/Zertifikat oder qualifiziert mit Handysignatur oder Bürgerkarte digital signiert werden.

Wird also zum Beispiel eine Zutrittskarte ausgegeben, sorgt e-Sign für die reibungslose Anbringung der digitalen Signatur und legt das PDF-Dokument dann richtig im Akt des betreffenden Mitarbeiters ab.

Und e-Sign kann auch als Microservice in der Cloud betrieben werden. Damit lassen sich Gehaltszettel, beispielsweise aus SAP HCM, verschlüsseln und per E-Mail persönlich zustellen. Der Prozess kann also zu 100 Prozent digital abgewickelt werden.

Das spart Zeit und Geld, verhindert unbefugtes Öffnen und ermöglicht die Kontrolle der erfolgreichen Zustellung. Selbiges gilt natürlich auch für andere Dokumente, die gleichzeitig und sicher an eine große Zahl von Personen zu übermitteln sind – etwa Reisekostenabrechnungen, Jahreslohnzettel oder Bonifikationsschreiben.

Somit lassen sich auch die angesprochenen letzten zehn Prozent, die immer noch auf Papier basieren, digitalisieren. Quick Wins für Unternehmen also – und das zu moderaten Kosten.