Un environnement de systèmes RH évolutif : premier pas vers le cloud

Richter und Frenzel est l'une des plus grandes entreprises de son secteur en Allemagne. L'organisation RH est centralisée et responsable du calcul des rémunérations pour de nombreuses sociétés et environ 520 sous-secteurs du personnel - du grand site administratif aux petites succursales avec quelques collaborateurs. Les exigences en matière de stabilité, de logique tarifaire et de respect des délais sont par conséquent très élevées. Lorsque Richter und Frenzel s'est engagé sur la voie du cloud, le choix s'est délibérément porté sur une entrée pragmatique : le système RH. Non pas parce que l'on attendait ici des gains d'efficacité, mais parce qu'il s'agit d'un système qui doit fonctionner de manière stable - et qui se prête en même temps bien à l'acquisition d'une première expérience avec les modèles d'exploitation en nuage. Le grossiste en sanitaire, chauffage et climatisation, qui emploie environ 4500 personnes et dont les sites sont très dispersés, a utilisé la transition H4S4 comme jalon technique et comme projet pilote pour les étapes à venir en direction du cloud.

Avant le projet, Richter und Frenzel utilisait SAP HCM dans une version qui avait nettement vieilli sur le plan technique. Pour les utilisateurs du service du personnel, le système continuait certes à fonctionner de manière fiable, mais il était clair qu'une étape vers le cloud n'était pas possible sur cette base. C'est la stratégie globale qui a fait pencher la balance en faveur de la transition. Avec la conclusion d'un contrat Rise, la voie vers le cloud était toute tracée - et HR devait être le premier système sur site à suivre. „Nous voulions délibérément commencer par HR, car il est gérable par rapport à notre système ERP“, explique Manuel Mayer, responsable de la gestion de l'intégration informatique et des systèmes de ressources humaines chez Richter und Frenzel. „Mais pour passer au cloud, nous devions d'abord nous mettre à jour sur le plan technique - c'est-à-dire faire la mise à niveau vers ERP 8 et ensuite la transition H4S4“. Dès le départ, il était important d'avoir des attentes claires : le projet ne devait pas apporter de changements fonctionnels pour les services RH. La paie, les processus et les interfaces devaient rester les mêmes. Le seul objectif était de moderniser la base technique et de faire évoluer l'architecture dans la bonne direction.

Contrôle de préparation vs. intuition

Face à un paysage RH qui s'est développé sur plusieurs décennies, une question centrale s'est posée : quelle est la résistance technique réelle du système ? La réponse a été fournie par un SAP Readiness Check, une procédure d'analyse standardisée recommandée par SAP. Le système existant a été évalué sur le plan technique : programmes utilisés, codes personnalisés, interfaces, risques potentiels en vue de la transition H4S4. „Nous craignions que le long historique ainsi que le grand nombre d'adaptations spécifiques aux clients ne nécessitent une révision des rapports et du code“, rapporte Sarah Holmer, Team Manager Consulting HCM et Success Factors chez FIS. „Le contrôle de préparation a toutefois montré que seules quelques adaptations étaient nécessaires pour la base de données Hana - même si un code client étendu était disponible“. Pour Richter et Frenzel, cela a été une base de décision importante - et en même temps une confirmation de la prise en charge du système jusqu'à présent.

Brownfield par conviction

Sur la base de cette analyse, le choix s'est clairement porté sur une approche brownfield. Il s'agissait de reprendre le système RH existant et de le moderniser sur le plan technique - sans nouvelle mise en œuvre et sans transformation des processus. „Nous avons un système RH autonome, sans lest provenant d'autres modules. Le readiness check était léger - alors pourquoi repartir à zéro ?“, explique Holmer. Le facteur temps a également joué un rôle. La transition devait se faire dans un cadre clairement défini, sans mettre en péril les opérations de paie. Une reconstruction complète aurait signifié des dépenses supplémentaires - sans valeur ajoutée pour l'objectif. Le plan du projet était volontairement pragmatique. Pas de structures de projet complexes, mais des étapes clairement définies qui s'orientaient sur le rythme mensuel de la facturation. Le projet a démarré immédiatement après la clôture du décompte de la rémunération, afin de disposer d'une marge suffisante jusqu'à la prochaine phase critique. Un élément central était l'environnement système avec le système de développement et le système de production - complété par une sandbox comme scénario de repli conscient. „Nous étions ainsi en mesure d'agir à tout moment“, explique Mayer pour décrire la situation. „Si des indications SAP pour la facturation étaient arrivées à court terme, nous aurions pu réagir“. Plusieurs semaines se sont écoulées entre la mise à niveau du système de développement, sur lequel tous les tests ont été effectués, et l'environnement de production. Ce n'est qu'une fois que le système a fait ses preuves lors des tests que l'étape suivante a été franchie. Le lift-and-shift proprement dit vers le cloud privé s'est également déroulé de manière échelonnée - d'abord pour les tests, puis pour la production.

Nouvelles règles du jeu en matière de cloud

Les plus grands défis n'étaient pas liés au standard SAP lui-même, mais à l'environnement système existant. Chez Richter und Frenzel, la gestion des temps en particulier fonctionne en dehors de SAP et est reliée par des interfaces. „Ces données doivent circuler de manière fiable dans les deux sens“, souligne Holmer. „C'était le point technique le plus critique“. À cela s'est ajouté le changement de modèle d'exploitation. Les activités qui pouvaient auparavant être réalisées rapidement en interne ou par le partenaire d'exploitation passent, dans le contexte de Rise, par des demandes de service structurées à SAP. La liste blanche, les validations et les adaptations techniques nécessitent des processus de coordination clairement définis avec le fabricant. Pour Richter et Frenzel, cela faisait justement partie de l'objectif : „Nous voulions apprendre avec un système moins critique“, explique Mayer. „Pour que nous soyons prêts plus tard pour les systèmes vraiment critiques pour l'entreprise“.“

Une fois la transition terminée, le résultat escompté a été atteint : rien n'a changé au quotidien pour les utilisateurs RH. Les processus, la facturation et l'utilisation sont restés les mêmes. „La sensation du système est la même qu'avant. Seulement avec le sentiment agréable de travailler maintenant sur une version actuelle dans le cloud“, explique Mayer. Les gains d'efficacité mesurables n'ont jamais été au centre des préoccupations. Il s'agissait plutôt d'assurer l'avenir, de minimiser les risques et de se préparer stratégiquement. „Tous les projets informatiques ne doivent pas nécessairement avoir des effets perceptibles immédiatement“, résume Mayer. „Toutes les mises à jour de Windows n'améliorent pas les choses - mais elles sont nécessaires. Et c'est exactement ce qu'a été ce projet“. Parallèlement, l'environnement système RH modernisé constitue la base technique pour l'introduction de SAP SuccessFactors chez Richter et Frenzel. L'objectif est de représenter le recrutement, l'onboarding et, en perspective, les Employee Self Services sur une plateforme homogène. „Nous voulons un outil pour toutes les personnes concernées - pour les conseillers en rémunération, les conseillers en ressources humaines, les cadres et les collaborateurs“, explique Mayer. La base stable SAP-HR dans l'environnement Rise crée pour cela la sécurité d'intégration et d'exploitation nécessaire.

Modèle intégré

La collaboration avec FIS a joué un rôle central dans ce processus. Richter und Frenzel est accompagné depuis environ trois décennies dans le paysage RH - et même lors de la transition vers le cloud, il a été rapidement clair que ce chemin serait parcouru ensemble. „Nous nous sommes toujours sentis entre de bonnes mains“, déclare Manuel Mayer. „C'est justement lors d'une telle transition que la confiance est décisive - et elle était là“. Un avantage supplémentaire a été l'étroite imbrication de la mise en œuvre du projet et de l'exploitation du cloud via FIS et FIS-ASP. Alors que FIS était responsable de la transition technique, FIS-ASP a pris en charge la coordination opérationnelle dans l'environnement Rise - y compris la coordination avec SAP, la gestion des demandes de service et l'accompagnement pendant l'exploitation.

„Cela réduit sensiblement les efforts de coordination lorsque tout le monde est assis à la même table“, explique Mayer. „Tout le reste serait inutilement compliqué“. Avec la réussite de la transition H4S4, Richter und Frenzel n'a pas seulement modernisé son système RH sur le plan technique, mais a également acquis une expérience précieuse - dans l'interaction avec SAP dans le contexte Rise, dans les nouveaux processus d'exploitation et dans l'organisation interne de tels projets. Le premier pas vers le cloud a donc été fait - délibérément tranquille, proprement et sans risque.

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