Un client SAP existant, Diehl Metering, met en œuvre un concept de gestion globale One Finance

Le défi pour Diehl Metering, dont le siège se trouve à Ansbach en Franconie (322 millions d'euros de chiffre d'affaires, 1700 collaborateurs), consistait d'une part à répondre aux exigences du projet de groupe Future Finance et d'autre part à reproduire dans le système l'organisation matricielle globale déjà mise en place avec sept sociétés nationales ayant connu des évolutions historiques différentes.

Grâce à une approche de transformation peu invasive et au logiciel standard cbs ET, la nouvelle architecture financière a été mise en œuvre dans le système ERP dans une perspective d'avenir. Le nouveau grand livre a été implémenté, différents plans comptables et périmètres analytiques ont été harmonisés et la nouvelle comptabilité des immobilisations et la solution Ledger ont également été introduites. Diehl Metering dispose désormais d'une structure cible One Finance moderne et exemplaire. Les avantages sont évidents : une plus grande transparence, une meilleure gestion, des coûts réduits et la garantie d'une capacité d'innovation à long terme.

D'abord One-Finance, puis S/4

Afin de créer une transparence globale et de maintenir sa compétitivité, le groupe Diehl a décidé de mettre en place un nouveau concept de gestion moderne avec Future Finance. Il s'agissait d'harmoniser les structures du secteur financier à l'échelle du groupe. L'objectif était d'augmenter la transparence au niveau des secteurs d'activité et de parvenir à une compréhension globale uniforme. Il s'agissait en outre de réduire les efforts de planification ainsi que les coûts grâce à des systèmes informatiques intégrés.

Les responsables de Diehl Metering, un sous-groupe du groupe Diehl, savaient dès le départ qu'ils devaient planifier et mettre en œuvre la transformation One Finance en accord avec la roadmap S/4 qui venait de voir le jour. C'est pourquoi ils se sont adressés très tôt aux experts de cbs afin de profiter de leur expertise en matière de processus et de SAP.

Lors de la discussion des concepts, la solution a rapidement été de réaliser One-Finance et le passage à S/4 séparément, afin de réduire au maximum le niveau de stress pour l'ensemble de l'organisation. "Si nous avions fait les deux en une seule fois, cela aurait probablement pris beaucoup plus de temps. Ainsi, nous avons déjà la possibilité de récolter les premiers fruits et nous pourrons ensuite, le cas échéant, passer à l'étape suivante", explique Sigrid Heubeck, Head of Enterprise Resource Planning chez Diehl Metering.

"Du point de vue des processus, nous n'avons pas fait de grands changements dans le cadre de Future Finance. Dans un premier temps, nous avons surtout harmonisé les structures financières de base dans SAP ERP/ECC, les collègues ont donc pu continuer à comptabiliser comme avant", explique Heubeck. Il y avait sept sociétés avec sept périmètres analytiques différents, qui ont tous été regroupés dans un nouveau périmètre analytique. Dans ce contexte, on a standardisé la structure des centres de coûts, les types d'activités et d'autres données de base du contrôle de gestion, afin de poser les bases pour les étapes ultérieures d'harmonisation des différentes sociétés.

Un élément essentiel de ce processus a été la fusion de trois plans comptables différents en un seul : le plan comptable pour la Chine, le plan comptable pour la France et le plan commun pour les autres entités de Diehl Metering. Seul le plan comptable local pour la France a été conservé.

En outre, le grand livre classique avec la solution de comptes a été remplacé par la nouvelle comptabilité générale, y compris la solution de ledger. Diehl Metering a ainsi été en mesure d'alléger davantage son plan comptable et de supprimer autant que possible les comptes généraux spécifiques à la comptabilité du plan comptable. Au total, quatre ledgers ont été introduits pour représenter les règles comptables pertinentes pour Diehl Metering. La comptabilité classique des immobilisations a également été remplacée par la nouvelle comptabilité des immobilisations et les catégories d'immobilisations ont été harmonisées.

Aperçu des chiffres pertinents

Les premiers avantages de Future Finance sont apparus très rapidement, par exemple dans les projets suivants. Ainsi, Diehl a pu ensuite introduire la méthode des coûts des ventes (CUC) avec des domaines fonctionnels. "De plus, nous avons eu directement après un roll-out aux États-Unis, ce qui a bien sûr été beaucoup plus rapide pour la finance et le contrôle de gestion, car nous n'avons plus eu besoin de nous accorder à nouveau", explique la chef de projet Sigrid Heubeck. "Nous avons ensuite introduit une détermination des écarts pour les ordres de fabrication de nos sociétés polonaise et chinoise, et cela a été un jeu d'enfant puisque nous avions déjà tout dans un périmètre analytique et que le Customizing était déjà en place", poursuit la responsable ERP.

Il y a donc eu toute une série d'effets secondaires dont Diehl a profité du point de vue informatique, mais aussi du point de vue des services spécialisés, comme le contrôle de gestion. Ces effets ont considérablement accéléré les projets en cours, car certaines directives étaient déjà en place.

"Pour notre reporting, c'est un énorme avantage d'avoir maintenant tous les chiffres pertinents au même niveau, je ne dois donc plus comparer des pommes avec des poires, mais je peux maintenant vraiment tout voir proprement en un coup d'œil", explique Sigrid Heubeck. "Jusqu'à présent, les différentes unités de l'entreprise agissaient pratiquement de manière très autonome. Chacun avait son propre plan comptable et comptabilisait comme il le voulait. Maintenant, la réorganisation de Diehl Metering est aussi clairement représentée dans SAP", explique Heubeck.

Vision consolidée

Chaque société nationale passe ses écritures sur le même compte, ce qui facilite la communication des résultats au siège social à la fin du mois et de l'exercice. "Nous avons ainsi une meilleure transparence de nos chiffres, c'est-à-dire des chiffres théoriques, des chiffres réels, des prévisions, etc. et pouvons ainsi réagir et planifier beaucoup plus rapidement et avec plus de souplesse", souligne Sigrid Heubeck. "Nous avons ainsi augmenté l'efficacité de la gestion financière et créé une base pour les innovations futures. Nous sommes beaucoup mieux positionnés pour les projets futurs et l'utilisation de nouvelles technologies", conclut la responsable ERP.

La transformation a été un succès sur toute la ligne. La consolidation a simplifié les processus et augmenté la transparence. La transformation à l'aide de cbs-Enterprise-Transformer s'est déroulée dans un big bang stimulant en un week-end, sans aucune perte de friction.

"Si l'on se penche sur cette collaboration, l'approche pragmatique dans le sens de la solution et l'échange étroit d'égal à égal avec cbs ont été la clé du succès. Ce qui a été décisif dans ce projet, c'est que nous nous sommes donné beaucoup de feedback. Il y a eu des erreurs, des détours, des besoins de discussion, mais c'est aussi normal. L'approche a toujours été très pragmatique. Nous avons toujours pris le temps d'examiner les choses et de décider ensemble de ce qu'il fallait faire ensuite", se souvient Heubeck. "Au début, cbs a dit qu'elle essayait toujours de faire des problèmes du client sa propre mission et de les résoudre, d'en faire son propre objectif. C'est exactement ce que nous avons réussi à faire, de sorte que nous avons toujours travaillé de manière ciblée", se félicite Heubeck. 

Un exemple était le HCM de la société polonaise, qui est active dans l'ERP de Diehl Metering. Heubeck : "Dans ce cas, nous voulions seulement adapter les données de base du personnel, le consultant polonais devait s'occuper de tout le reste. Mais ensuite, les choses se sont rapidement compliquées.
cbs a alors fait appel à un expert de l'équipe HCM et nous avons ainsi trouvé ensemble une solution adaptée", explique la responsable des applications.

Sigrid Heubeck le sait : "Le succès du projet One Finance a fait impression dans tout le groupe, nous avons vraiment été remarqués. Le fait que nous puissions désormais agir sur un pied d'égalité avec tous les autres secteurs et que nous soyons un pionnier dans le domaine de la finance a été très bien accueilli dans l'ensemble du groupe Diehl".

"Nous sommes extrêmement satisfaits de la transformation professionnelle du système ainsi que de l'expertise de cbs dans le domaine financier", résume la responsable ERP.

Diehl est maintenant prêt à aborder de manière structurée le thème S/4-Hana dans la prochaine étape. Le plan est de commencer dès maintenant les préparatifs pour S/4 et de passer au nouveau monde SAP en 2024/25 dans le cadre d'une Brownfield Conversion. "Ce sera certainement un défi, mais avec un partenaire solide à nos côtés, nous avons certainement la possibilité de créer une véritable valeur ajoutée pour l'entreprise", conclut Sigrid Heubeck.

Inclut SAP Analytics Cloud

Parallèlement, les responsables continuent d'optimiser les structures et les processus dans l'environnement financier. Après la méthode des coûts des ventes, un calcul du groupe est également introduit. Et il s'agit maintenant de transférer le plus de données possible dans le SAP Analytics Cloud (SAC), afin que tous les secteurs de l'entreprise puissent établir des rapports pratiquement uniformes.