Diehl Metering, cliente de SAP, implementa el concepto de control financiero único global

El reto para Diehl Metering, con sede en Ansbach, Franconia (322 millones de euros de facturación, 1.700 empleados), consistía, por un lado, en cumplir los requisitos del proyecto del grupo Future Finance y, por otro, en integrar en el sistema la organización matricial global ya implantada con siete empresas nacionales que habían crecido de forma diferente a lo largo del tiempo.

Con un enfoque de transformación mínimamente invasivo y el software estándar cbs ET, la nueva arquitectura financiera se implantó en el sistema ERP de forma prospectiva. Se implantó el nuevo libro mayor, se armonizaron varios planes de cuentas y áreas de control y también se introdujo la nueva solución de contabilidad de activos y libro mayor. Diehl Metering dispone ahora de una moderna estructura de objetivos unificada que sirve de modelo a seguir. Las ventajas son evidentes: mayor transparencia, mejor control, menores costes y salvaguarda de la capacidad de innovación a largo plazo.

Primero One Finance, luego S/4

Para crear transparencia global y mantener su competitividad, el Grupo Diehl decidió establecer un nuevo y moderno concepto de gestión con Future Finance. El objetivo era armonizar las estructuras financieras en todo el Grupo. El objetivo era aumentar la transparencia a nivel de división y lograr un entendimiento estandarizado a nivel mundial. El objetivo era también reducir los gastos y costes de planificación mediante sistemas informáticos integrados.

Los responsables de Diehl Metering, un subgrupo del grupo Diehl, se dieron cuenta desde el principio de que la próxima transformación de One Finance debía planificarse e implementarse en línea con la hoja de ruta de S/4 que se estaba desarrollando en ese momento. Por ello, la empresa se puso en contacto con los expertos de cbs en una fase temprana para beneficiarse de su experiencia en procesos y SAP.

Al discutir los conceptos, rápidamente se les ocurrió la solución de implantar One Finance y el cambio a S/4 por separado para mantener el nivel de estrés de toda la organización lo más bajo posible. "Si hubiéramos hecho las dos cosas a la vez, probablemente habríamos tardado mucho más. Ahora ya tenemos la oportunidad de cosechar los primeros frutos y luego podemos pasar a brownfield si es necesario", explica Sigrid Heubeck, responsable de planificación de recursos empresariales de Diehl Metering.

"En cuanto a los procesos, al principio no hicimos grandes cambios como parte de Future Finance; principalmente armonizamos las estructuras financieras básicas en SAP ERP/ECC en el primer paso, de modo que nuestros colegas pudieron seguir trabajando como antes", dice Heubeck. Había siete sociedades con siete sociedades CO diferentes, que se combinaron en una nueva sociedad CO. En este contexto, se estandarizaron la estructura de los centros de coste, las clases de actividad y otros datos maestros de Controlling, con el fin de sentar las bases para los siguientes pasos de armonización de las distintas empresas.

Un elemento clave fue la fusión de tres planes contables diferentes en uno solo: el plan contable chino, el francés y el plan contable conjunto de las demás unidades de Diehl Metering. Sólo se mantuvo el plan contable local de Francia.

Además, el libro mayor clásico con la solución de contabilidad se sustituyó por el nuevo libro mayor con la solución de contabilidad. Esto permitió a Diehl Metering racionalizar aún más su plan contable y eliminar en la medida de lo posible las cuentas de mayor específicas de la contabilidad del plan contable. Se introdujeron un total de cuatro libros mayores para asignar las normativas contables relevantes para Diehl Metering. Al mismo tiempo, se sustituyó la contabilidad de activos tradicional por el nuevo sistema de contabilidad de activos y se armonizaron las clases de activos.

Cifras relevantes de un vistazo

Las primeras ventajas de Future Finance se hicieron patentes muy pronto, por ejemplo en los proyectos de seguimiento. Por ejemplo, Diehl pudo introducir posteriormente el método de coste de ventas con las áreas funcionales. "Inmediatamente después, hicimos una implantación en EE.UU. que, por supuesto, fue mucho más rápida en Finanzas y Controlling porque ya no teníamos que volver a coordinarnos", explica Sigrid Heubeck, jefa de proyecto. "A continuación, introdujimos el cálculo de desviaciones para las órdenes de producción de nuestras empresas polacas y chinas, lo que fue una tarea fácil porque ya teníamos todo en una única área de control y la personalización ya estaba en marcha", explica la responsable de ERP.

Así que se produjo toda una serie de efectos en cadena de los que Diehl se benefició desde el punto de vista informático, pero también desde el punto de vista departamental, por ejemplo en el control. Estos efectos han acelerado notablemente los proyectos en curso, porque ya existían determinados requisitos.

"Es una gran ventaja para nuestros informes tener ahora todas las cifras relevantes en un solo nivel, así que ya no tengo que comparar peras con manzanas, sino que ahora puedo verlo todo de un vistazo", dice Sigrid Heubeck. "Antes, las unidades de negocio funcionaban de forma muy autónoma. Cada una tenía su propio plan contable y contabilizaba como quería. Ahora también hemos trazado claramente la reorganización de Diehl Metering en SAP", explica Heubeck.

Vista consolidada

Cada filial nacional contabiliza en la misma cuenta, lo que también facilita la comunicación de los resultados a la central a final de mes y de ejercicio. "Esto nos da una mayor transparencia de nuestras cifras, es decir, cifras objetivo, cifras reales, previsiones, etc., lo que nos permite reaccionar y planificar con mucha más rapidez y agilidad", subraya Sigrid Heubeck. "De este modo, hemos aumentado la eficiencia en las finanzas y creado una base para futuras innovaciones. Estamos mucho mejor posicionados para futuros proyectos y el uso de nuevas tecnologías", afirma la responsable de ERP.

La transformación ha sido todo un éxito. La consolidación ha simplificado los procesos y aumentado la transparencia. El cambio, con la ayuda de cbs Enterprise Transformer, se llevó a cabo en un fin de semana a lo grande, sin pérdidas por fricción.

"Echando la vista atrás sobre esta colaboración, el enfoque pragmático en cuanto a la solución y el estrecho diálogo con cbs en pie de igualdad fueron la clave del éxito. El factor decisivo del proyecto fue que nos retroalimentamos mucho mutuamente. Hubo errores, hubo desvíos, hubo que discutir, pero eso también es normal. El enfoque fue siempre muy pragmático. Siempre analizábamos las cosas con calma y luego decidíamos juntos qué hacer a continuación", recuerda Heubeck. "Al principio, cbs decía que siempre intentaba hacer de los problemas del cliente su propia tarea y resolverlos, convertirlos en su propio objetivo. Eso es exactamente lo que hicimos, así que siempre trabajamos orientados a los objetivos", elogia Heubeck. 

Un ejemplo fue el HCM de la empresa polaca, que está activo en el ERP de Diehl Metering. Heubeck: "Sólo queríamos personalizar los datos maestros de RRHH, el consultor polaco debía hacer todo lo demás. Pero enseguida se complicó.
Entonces cbs llamó a un experto del equipo de HCM y juntos encontramos una solución adecuada", explica el Jefe de Aplicaciones.

Sigrid Heubeck lo sabe: "El éxito del proyecto One Finance ha causado impresión en todo el Grupo y realmente se nos ha reconocido. El hecho de que ahora podamos operar en pie de igualdad con todas las demás divisiones y seamos pioneros en finanzas ha sido recibido muy positivamente en todo el Grupo Diehl."

"Estamos muy satisfechos con la transformación profesional del sistema y la experiencia de cbs en el sector financiero", resume el responsable de ERP.

Diehl está ahora preparado para abordar el tema de S/4 Hana de forma estructurada en el siguiente paso. El plan es empezar a prepararse para S/4 ahora y cambiar al nuevo mundo SAP en 2024/25 como parte de una conversión brownfield. "Sin duda será un reto, pero con un socio fuerte a nuestro lado, tenemos sin duda la oportunidad de crear un verdadero valor añadido para la empresa", afirma Sigrid Heubeck.

Incluida SAP Analytics Cloud

Al mismo tiempo, los responsables siguen optimizando las estructuras y los procesos en el entorno financiero. Siguiendo el método del coste de las ventas, también se está introduciendo un sistema de cálculo de costes del Grupo. Y ahora el objetivo es llevar todos los datos posibles a SAP Analytics Cloud (SAC) para que todas las áreas de la empresa puedan informar de forma prácticamente estandarizada.