Commandé aujourd'hui - livré demain

Avec plus de 680 collaborateurs répartis sur plus de 20 sites, Viollier est le premier laboratoire médical de Suisse. Avec sa médecine de laboratoire, il est à la disposition des cabinets médicaux et des cliniques 24 heures sur 24, 365 jours par an.

L'entreprise mise sur une qualité élevée du service à la clientèle sur l'ensemble du territoire. Chaque jour, un réseau de 80 chauffeurs va chercher des échantillons de laboratoire chez les médecins et les cliniques dans toute la Suisse, que ce soit en ville ou à la campagne, et les transporte dans l'un des laboratoires d'analyse de Viollier.

À la demande de nombreux clients, ce service est complété par v-shop, un système de boutique en ligne dans lequel l'entreprise propose désormais plus de 1 600 produits médicaux en stock.

Ainsi, le service clientèle ne se contente pas de récupérer des échantillons de laboratoire, mais peut également fournir immédiatement aux cabinets médicaux et aux hôpitaux les articles commandés via la boutique. Dans ce contexte, la maxime suprême de Viollier est : "commandé aujourd'hui - livré demain".

Sans un entrepôt de livraison dans lequel les différents processus sont étroitement imbriqués et peuvent être exécutés efficacement, il est impossible de répondre à cette exigence élevée.

"En raison de l'augmentation du nombre de commandes que nous livrons chaque année pour le compte de nos clients, nous avons atteint les limites de notre capacité de stockage actuelle".

décrit Martina Kiefer, chef de projet ICT-SAP chez Viollier, la situation de départ.

"Nos collaborateurs de l'entrepôt ont tous été soumis à une forte pression et ont dû régulièrement faire des heures supplémentaires pour préparer le volume de commandes dans les délais impartis.

C'est ce qui a déclenché la mise en place de nouvelles structures de stockage au siège d'Allschwil, la rationalisation des processus et la création d'un entreposage moderne".

poursuit Martina Kiefer.

Pour ce faire, la préparation des commandes devrait à l'avenir être assistée par informatique, en grande partie sans papier et adaptée à plusieurs clients. Des trajets optimisés et un processus pick-and-pack intelligent devraient permettre d'emballer directement les articles d'une commande lors de leur préparation.

Connecter l'entreposage externe à SAP

Dans un premier temps, Viollier a voulu relever ces défis en connectant un entrepôt externe d'un fournisseur spécialisé dans ce domaine à l'infrastructure SAP interne via des IDocs et des interfaces.

"Cependant, après six mois, notre partenaire de support de l'époque n'était toujours pas en mesure de nous fournir un business blueprint".

a déclaré Martina Kiefer.

"J'ai alors relancé un appel d'offres pour le projet et, avec un collègue, nous sommes tombés par hasard sur le site de Mobisys GmbH".

Le contact avec Trimaster, un partenaire de mise en œuvre basé en Suisse, a alors été rapidement établi. Par la suite, les experts SAP ont établi une nouvelle offre qui a rapidement écarté l'idée initiale et prévu de moderniser la gestion des stocks avec la saisie mobile des données du MSB Mobisys Solution Builder de Mobisys, le partenaire de solutions logicielles SAP de Walldorf.

L'add-on SAP se caractérise par une intégration légère dans le système ERP de SAP, il est convivial et tous les processus logistiques peuvent être saisis de manière mobile par les collaborateurs à l'aide de scanners à main.

En outre, l'intégration complète du MSB dans le système SAP de Viollier permet d'exclure d'emblée la gestion fastidieuse des interfaces et les sources d'erreurs qui y sont liées, ce qui a également permis de maintenir les coûts du projet dans des limites raisonnables.

Les avantages de cette solution logistique légère et mobile ont convaincu Viollier. Le coup d'envoi du projet d'implémentation a été donné en juillet 2015. Après seulement six mois, l'équipe de projet a pu mettre en ligne la solution mobile.

L'époque où les employés de l'entrepôt devaient imprimer leurs bons de préparation de commandes, les traiter à la main et effectuer des trajets compliqués dans l'entrepôt appartient désormais au passé chez Viollier.

L'utilisation du MSB Client permet de gérer plus efficacement le flux de matériel et les employés de l'entrepôt peuvent traiter toutes les commandes quotidiennes dans les délais impartis, même pendant les périodes de pointe.

Les collaborateurs peuvent désormais enregistrer l'entrée des marchandises des dispositifs médicaux directement dans le système SAP à l'aide d'un scanner, de manière rapide et simple, via le client mobile MSB, et procéder à l'entreposage dans l'entrepôt de livraison organisé de manière chaotique - et ce pour jusqu'à quatre livraisons différentes en même temps.

La préparation de commandes pour plusieurs clients est donc possible sans problème avec les 15 clients MSB en service. Une particularité chez Viollier est en outre une fonction de contrôle en deux étapes lors de la réception des marchandises et de l'entreposage : un collaborateur vérifie les produits médicaux en termes de qualité, de quantité et de date limite de consommation et un autre collaborateur contrôle cela dans un deuxième temps avant d'entreposer la marchandise dans la nouvelle structure de conditionnement de l'entrepôt de livraison.

Ces derniers permettent de définir un ordre précis pour déterminer quel produit doit être déstocké en premier en fonction de sa date limite de consommation.

Lorsqu'un cabinet médical commande différents dispositifs médicaux via le site web du v-shop, la commande déclenche dans le système SAP une commande client et la livraison correspondante. Les collaborateurs du v-shop contrôlent de manière déterminée les livraisons générées dans SAP sur un moniteur spécialement développé par Trimaster pour chaque poste.

Ce n'est qu'une fois ce processus terminé que les livraisons sont libérées pour la préparation de commandes et donc transmises aux terminaux mobiles. Le contrôle horaire complet et la gestion des tournées sont bien sûr respectés par le moniteur.

Le MSB Client montre clairement aux collaborateurs les postes de livraison ouverts qu'ils peuvent sélectionner, préparer et emballer immédiatement par Pick & Pack. Ce n'est que lorsque tous les postes d'une commande ont été réglés sur le MSB Client que la sortie de marchandises peut être enregistrée dans le système SAP.

"De cette manière, nous pouvons préparer rapidement et sans erreur les nombreuses positions individuelles qui composent généralement nos commandes".

explique Martina Kiefer.

Pour finir, le collaborateur responsable imprime les documents d'expédition et les commandes sont remises au service de messagerie pour une livraison rapide pendant la nuit dans toute la Suisse.

Formulaires de commande à la demande

Chez Viollier, le papier n'est pas totalement absent, même si les processus sont désormais dématérialisés. La raison en est ce que l'on appelle les formulaires de commande, dont les médecins et les cliniques ont besoin pour leur gestion interne de laboratoire et qu'ils peuvent également commander avec les dispositifs médicaux.

Bien que les formulaires de commande ne soient pas gérés en stock et qu'ils soient conçus individuellement pour chaque cabinet, le traitement avec le MSB Client s'effectue comme pour les dispositifs médicaux. L'impression des formulaires de commande ne se fait via "printing on demand" qu'au moment de la préparation des commandes.

"En collaboration avec les spécialistes de Trimaster, nous avons également pu reproduire avec précision des déroulements de processus spécifiques dans le MSB Client, ce qui nous facilite considérablement le travail quotidien".

dit Martina Kiefer.

MSB Client allège la charge de travail des employés

Selon Martina Kiefer, la convivialité et l'utilisation intuitive du MSB Client sont les points forts du projet :

"La rapidité avec laquelle nos employés se sont familiarisés avec la nouvelle solution mobile était déjà unique".

raconte-t-elle.

Les formations ciblées étaient tout simplement superflues, car de nombreux employés ont simplement pris les ordinateurs de poche en main et se sont littéralement mis au travail.

"Cette forte acceptation du MSB Client me montre que nos collaborateurs ont rapidement compris que l'utilisation du MSB Client leur permettait de gagner du temps, les soulageait et était en outre moderne et contemporaine".

explique Martina Kiefer.

La traçabilité est un must

En tant que laboratoire médical de premier plan, Viollier ne doit en aucun cas négliger le thème de la validation des systèmes. C'est pourquoi le laboratoire est certifié EN ISO/IEC 17025 et ISO 15189. Et dans ce domaine également, l'entreprise profite de l'utilisation du client mobile MSB.

De la réception des marchandises à la livraison au client concerné, tous les processus peuvent désormais être représentés de manière transparente tout au long du processus logistique. Il s'agit notamment des différents lots de produits ainsi que de la date de péremption des dispositifs médicaux stockés.

"Il était important pour nous de pouvoir à l'avenir documenter proprement et de manière compréhensible les lots et les dates limites de consommation de nos produits tout au long de la chaîne d'approvisionnement grâce à l'informatique.

Avec notre nouvelle structure de stockage et à l'aide du MSB Client, nous avons trouvé une solution valide et fiable".

souligne Martina Kiefer.

Viollier est ainsi parfaitement équipé pour faire face à toute éventualité : Les produits peuvent être immédiatement rappelés ou retournés au fournisseur en cas de défauts de qualité reconnus ou d'éventuels dommages.

Perspectives

Le projet a été un succès. L'entreprise a pu accélérer ses délais de traitement et ainsi continuer à tenir sa promesse client "commandé aujourd'hui - livré demain". L'intégration complète de la solution mobile dans le système SAP a permis aux responsables du projet d'améliorer la structure de l'entrepôt de bout en bout, de raccourcir les trajets et d'optimiser la préparation des commandes sur papier.

"La collaboration avec Trimaster a été efficace tout au long du projet et a fait ses preuves. C'est pourquoi nous avons remplacé notre ancien partenaire de support pour la logistique et confié ce domaine à Trimaster".

Martina Kiefer se montre satisfaite.

Les prochaines étapes ont déjà été lancées : Ainsi, l'utilisation du MSB Client dans un laboratoire interne est actuellement testée dans le cadre d'un projet pilote. Un entrepôt frigorifique pour les réactifs y a été converti en un système mobile de gestion des stocks SAP.

Avec un premier succès : Il apparaît déjà que la plateforme mobile peut sans hésitation apporter un soutien fiable dans d'autres domaines et simplifier les processus.

"Le monde du laboratoire n'est certainement pas un monde SAP, et pourtant le client MSB sait aussi impressionner notre personnel médical".

résume Martina Kiefer. Ainsi, selon l'experte SAP, il est tout à fait envisageable que Viollier repense sa logistique de laboratoire sur l'ensemble de ses sites grâce aux connaissances acquises dans le cadre du projet pilote et qu'il mise à l'avenir sur le MSB Client et l'expertise de Trimaster dans ce domaine également.